Com relação ao estágio de evolução, os arquivos classificam-se em:

O processo de gestão documental inicia na entrada do documento, denominada protocolo. Sobre o protocolo de documentos, é correto afirmar que consiste

De acordo com Bellotto (2006), o arquivo intermediário é aquele em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo. Porém, o seu produtor ainda pode utilizá-los.

Analise as características em relação aos arquivos intermediários e assinale com “V” as VERDADEIRAS e com “F” as FALSAS, assinalando a seguir a alternativa CORRETA na sequencia de cima para baixo.

( ) Permanecerão em um arquivo que já centraliza papéis de vários órgãos, porém sem misturá-los ou confundi-los.

( ) É nessa fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e função.

( ) Permanecerão em um arquivo que descentraliza papéis de vários órgãos, porém sem misturá-los ou confundi-los.

( ) Permanecerão em arquivos que centralizam papéis de vários órgãos, não se preocupando em misturá-los ou confundi-los.

( ) É nessa fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, no entanto, estas não determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e função.

A Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Em relação aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo conforme esta Portaria, é CORRETO afirmar que:

I. Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

II. Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal, conforme normativas específicas, deverão atribuir um Número Único de Protocolo - NUP para todos os processos, bem como para os documentos avulsos que se enquadrem nos seguintes casos: documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade e que demande análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e que necessite de tramitação; ou documento avulso produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha recebido NUP na origem.

III. Recebimento, classificação e registro: nas hipóteses de sigilo da informação, o tratamento dos documentos digitais e não digitais,avulsos ou processos, deve observar o disposto na legislação específica em vigor.

IV. Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os de caráter particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou entidade.

V. Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente.

Assinale a alternativa em que (todas) a(s) afirmativa(s) está(ão) CORRETA(S):

Marilena Leite Paes (2004) julga oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes. Assinale a alternativa que corresponde a esses cinco setores, conforme a autora.

I. Protocolo; expedição; arquivamento; empréstimo e consulta; destinação.

II. Expedição; empréstimo e consulta; protocolo; arquivamento; descrição.

III. Arquivamento; expedição; empréstimo e consulta; protocolo; restauro.

IV. Expedição; arquivamento; protocolo; arranjo e empréstimo; consulta.

V. Expedição; protocolo; arquivamento; descrição; arranjo.

Assinale a alternativa em que todas as afirmativas estão INCORRETAS:

Sobre o ciclo dos arquivos, assinale a alternativa INCORRETA:

Arquivos de valor permanente, públicos e privados, acumulados no âmbito de um país, de um estado ou de um município. Chamamos este conjunto de arquivos de patrimônio

Liberalli, em 2004, disse o seguinte: "Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (na frase corrente e na intermediária, em obediência à Tabela de Temporalidade), obedecendo a critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente”. Qual das alternativas a seguir corresponde corretamente a esse conceito.

O Ciclo Vital dos documentos compreende três idades, sendo que cada uma das idades está relacionada com a função do documento. Nesse sentido, leia as opções abaixo e, depois, marque a alternativa que corresponde à CORRETA.

I. 1ª idade: arquivo corrente ou ativo. Nesta idade, os documentos são caracterizados como de uso funcional, administrativo e jurídico. Além disso, a pesquisa à informação encontra-se aberta ao público em geral.

II. 2ª idade: arquivo intermediário ou semiativo. Nesta idade, de acordo com alguns autores, os documentos são submetidos à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, ou seja, os documentos aguardam seus prazos de vida ou de recolhimento.

III. 3ª idade: arquivo permanente ou inativo. Nesta idade, os documentos já passaram pelo uso primário e passam a ter um uso mais relacionado à pesquisa, à cultura, à sociedade em geral, tornando-se fontes para diversas ciências.

Dentre as opções acima, quais estão CORRETAS?

Leia o texto e marque, abaixo, (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

No que tange às atividades do processo de gestão de documentos e informações (Moraes; Oliveira, 2015), o profissional de secretariado exerce funções que facilitam a integração entre os agentes organizacionais e a coleta de informações para consecução de objetivos e metas. Quando o profissional atua nessa dimensão, são observáveis resultados que evidenciam o(a)

( ) aumento da eficiência, eficácia e assertividade organizacional.

( ) aperfeiçoamento da gestão de dados, informações e conhecimento.

( ) fortalecimento de práticas produtivas e de cooperação intersetorial.

( ) integração de estratégias, programas, projetos e atividades operacionais.

A sequência correta é

“As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos – pelas formas descritas a seguir – passando pelo seu manuseio, tratamento, análise, inserção de dados” em sistemas (BRASIL, 2010, p. 25). Considerando as rotinas de protocolo, relacione as atividades às respectivas descrições.

1. Destino

2. Triagem

3. Cadastramento

4. Análise documental

5. Recebimento eletrônico

( ) Consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e registrada.

( ) Trata-se de órgão ou unidade, interna ou externa, ou usuário para o qual o documento ou processo será enviado.

( ) Compreende a única forma de garantir com segurança que um sistema reflita a localização de documentos e processos.

( ) Contempla atividade de inserção dos dados de um documento em sistema, visando a controlar sua movimentação.

( ) Contempla rotina de verificação, comparação, comprovação, envio para expedição, registro do recebimento, entre outras.

( ) Constitui viabilização de todas as ações e decisões tomadas a partir das informações contidas no documento e inseridas no sistema.

( ) Compreende a extração de informações-chave, tais como tipo, número, origem e data, que permitirão a identificação de documentos.

A sequência correta é

-

Ilustração: Ednei Marx

A ilustração acima pode retratar uma triste realidade no cotidiano de algumas empresas. Por esse e outros problemas na organização e administração de arquivos, foi criada a Teoria das Três Idades. Essa teoria define

Quanto aos serviços de arquivo, eles compreendem desde os procedimentos de registro (protocolo), o arquivo, assim como os equipamentos necessários, mobiliário a ser utilizado, material de consumo, recursos humanos, infraestrutura, entre outros serviços. Nesse sentido, pode-se considerar que no âmbito do arquivo compete ___________. Marque a opção que completa a frase.

O denominado ciclo vital de documentos, promulgado pelos autores Schellenberg e Posner, pode ser definido como “ ... sucessão de fases por que passam os documentos ativo, semiativo, inativo), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final eliminação ou guarda permanente)” (BRASIL, 2005). É INCORRETO afirmar que:

A literatura arquivística tradicionalmente associa a teoria das três idades ao ciclo vital dos documentos, devido a:

Constitui-se de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomadas de decisões da administração. Trata-se do arquivo

Arquivo é um conjunto de documentos, produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para eliminação, transferência, microfilmagem ou digitalização, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade. De acordo com essa tabela, o arquivo que é definido como “conjunto de documentos consultados frequentemente, em tramitação ou não, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, devendo ser de fácil acesso fisicamente ou digitalizados” é denominado de:

Dadas as afirmativas sobre as atividades dos protocolos,

I. Registro é a reprodução dos dados do documento, feito em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas caraterísticas fundamentais aos interessados.

II. Desapensação é a decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação que pode ser favorável ou desfavorável à pretensão pelo administrador.

III. Distribuição é a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nela tratada.

IV. Tramitação é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Atualmente, as organizações utilizam sistemas informatizados nos serviços de Protocolo. Esse recurso pode melhorar o controle do trâmite e consequentemente diminuir o tempo de localização dos documentos. Entretanto, uma falha de registro na movimentação dos documentos aumenta muito o risco de não o localizar. Quais procedimentos o Arquivista responsável pelo Protocolo deve adotar para garantir o perfeito registro dos movimentos dos documentos no sistema informatizado?

A respeito dos arquivos públicos é CORRETO afirmar que: