Questões de Concurso
Sobre avaliação de documentos em arquivologia
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Benedito é arquivista e trabalha no arquivo central do Instituto de Ciências Exatas e Biológicas (ICEB) da UFOP, responsável pela custódia dos documentos na fase intermediária e permanente da unidade. Na primeira semana de janeiro de 2024, tendo em vista o término do segundo semestre letivo de 2023, os secretários do Programa de Pós-Graduação em Química (PPGQUIM), do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Computação (PPGCC) e do Programa de Pós-Graduação em Ciências Biológicas (PPG-CBIOL) encaminharam para o arquivo, acompanhados dos termos de transferências e de listagens descritivas, os seguintes documentos originais, devidamente acondicionados identificados:
• Dois projetos pedagógicos do PPGQUIM. O primeiro datado de 2015 e com as seguintes informações na capa no processo: “Aprovado no Conselho em 27/09/2015, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2016” e “Vigente até o segundo semestre de 2023”. O segundo com seguinte informação na capa do processo: “Aprovado no Conselho em 22/11/2023, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2024.”
• Cinco processos de credenciamento para orientação no PPGC, sendo dois de docentes da linha de pesquisa Química de Substâncias Biologicamente Ativas e três de docentes da linha de pesquisa Síntese Inorgânica e Catálise. Os cinco processos contêm a seguinte informação registrada na capa: “Credenciamento aprovado na Reunião do Colegiado de 15/11/2003. Vigência: 02 anos.”
• A Resolução da reitoria homologando a criação do PPG-CBIOL, cuja data é 10/03/1994.
Benedito devolveu todos os documentos aos devidos secretários, pois detectou equívocos.
Considerando o cenário e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos apresentados anteriormente, analise as justificativas a seguir.
I. Benedito devolveu os dois projetos pedagógicos para a Secretaria do PPGQUIM, porque ambos ainda estão na fase corrente e não devem ser transferidos ao arquivo intermediário.
II. Benedito devolveu os 5 processos de credenciamento para orientação para a Secretaria do PPGC, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e os documentos em questão devem ser recolhidos ao arquivo permanente.
III. Benedito devolveu a Resolução para a Secretaria do PPG-CBIOL, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e a Resolução deve ser recolhida ao arquivo permanente.
Estão incorretas as justificativas
Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna.
I. É correto afirmar a avaliação de documento arquivístico é um trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato), a fim de estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação sem considerar seu ciclo de vida.
II. A avaliação do valor de um documento arquivístico vai depender do suporte se papel, filme, fita magnética, disquete, disco ótico ou qualquer outro formato em que o documento esteja registrado.
Marque a alternativa CORRETA:
O arquivamento relaciona-se ao conjunto de procedimentos que ocasionam à guarda dos documentos oficiais. Um dos procedimentos relacionados ao arquivamento está descrito abaixo: É o instrumento arquivístico, resultante da avaliação documental, aprovada por autoridade competente, que define os prazos de guarda em cada fase e a destinação final dos documentos, se eliminação ou guarda permanente.
Fonte: Disponível em: https://esesp.es.gov.br/Media/esesp/Apostilas/ Procedimentos%20de%20Protocolo%20e%20Arquivo.pdf.
Assinale a alternativa CORRETA que corresponda ao conceito acima.
I. O protocolo consiste em registrar, controlar e acompanhar a tramitação dos documentos, desde sua entrada até sua saída na instituição.
II. A avaliação de documentos visa determinar o valor e o prazo de permanência de cada documento em cada fase do seu ciclo de vida.
III. O protocolo é uma atividade exclusiva das instituições públicas, não sendo aplicável em organizações privadas.
IV. A avaliação de documentos é realizada para fins de preservação histórica, mas não tem impacto nas decisões administrativas da instituição.
V. A organização dos documentos no protocolo é realizada exclusivamente por ordem alfabética dos nomes dos remetentes.
Está correto o que se afirma apenas em
A sobrecarga de espaço físico é um problema comum no meio organizacional. Neste sentido são utilizadas técnicas de destruição de documentos que cumpriram sua função ou sua validade já foi extinta tornando-se obsoletos. Assinale a alternativa correspondente a este procedimento.
Sobre a avaliação de documentos, assinale a alternativa INCORRETA:
Ainda sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, leia o enunciado e responda:
Intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. Este campo deverá ser preenchido por profissional da área jurídica que estiver envolvido com os trabalhos de avaliação.
O enunciado descreve:
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo estabelece os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelo município no âmbito de suas funções e atividades. Sobre o tema, assinale a alternativa INCORRETA:
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais, economistas e etc. São princípios fundamentais da avaliação, EXCETO:
Texto para as questões 47 e 48
O Arquivo Nacional aprovou, por meio da Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, os novos instrumentos de gestão de documentos que devem ser utilizados pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Com base no Código de classificação e Tabela de Temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, responda as questões 47 e 48.
Compõem a configuração da Tabela de temporalidade e destinação os seguintes campos, exceto:
(__) Garantir a constituição e a preservação do patrimônio arquivístico governamental. (__) Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação. (__) Reduzir o espaço físico das instalações do arquivo, viabilizando a racionalização de suas atividades e de seus serviços. (__) Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos.
Está CORRETA, de cima para baixo, a seguinte sequência:
(__) Diagnóstico da situação do acervo elaborado com a finalidade de obter dados sobre o estado de conservação dos documentos, o sistema de classificação e de arquivamento adotados originalmente e os eventuais instrumentos de recuperação da informação, incluindo-se as listagens de recolhimento, se houver. (__) Identificação dos documentos a serem avaliados: esta etapa é realizada mediante pesquisa e levantamento da legislação do órgão produtor para conhecimento de suas funções e de sua atividade. (__) Pesquisa dos prazos de guarda a partir dos conjuntos documentais inexistentes com base na legislação e em entrevistas realizadas nas unidades administrativas da instituição. (__) Relatório de avaliação: instrumento contendo descrição sumária da metodologia adotada na avaliação, listagem dos conjuntos documentais acompanhados dos prazos de guarda estabelecidos, sem propostas de destinação e respectivas justificativas.
Está CORRETA, de cima para baixo, a seguinte sequência:
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