Considerando o disposto na Lei Federal nº 8.159/1991 e o Decreto Federal nº 4.073/2002, que tratam da política nacional de arquivos públicos e privados, analise as afirmativas a seguir.

I. Compete aos arquivos do Poder Legislativo Federal o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Legislativos Estaduais.

II. Os arquivos estaduais dos Poderes Legislativos, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o Sistema Nacional de Arquivos por intermédio de seus órgãos centrais.

A respeito dessas afirmativas, assinale a opção CORRETA:

Leia o texto a seguir.

“Não há dúvida de que as práticas arquivísticas da classificação e avaliação fundamentam as atividades de gestão de documentos.”

    Fonte: Fonte: INDOLFO, Ana Celeste. Avaliação de documentos de arquivo: atividade estratégica para a gestão de documentos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, n. 6, 2012, p. 22.

A respeito das práticas de classificação e avaliação no âmbito da gestão de documentos, é CORRETO afirmar: 

Leia o texto e observe figura a seguir.

“[...] os documentos originais podem ser digitalizados dentro ou fora da instituição produtora. Se adotada a digitalização na instituição produtora, o procedimento ainda pode ser executado de forma centralizada ou descentralizada.”

    Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021. p. 12

Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021. p. 13.

Considerando a publicação do CONARQ Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020, em especial aquelas destinadas ao processo de digitalização centralizado na instituição produtora (conforme esquematizado na figura acima), identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) Os processos de 1.1, 1.2 e 1.3 são compostos por atividades relacionadas às fases de recepção, conferência e preparação dos documentos originais pela UTD.

( ) Nos processos 1.4 e 1.5, é atribuída a presunção de autenticidade ao representante digital e inicia-se a gestão do representante digital pelos sistemas informatizados institucionais.

( ) Nos processos 1.6 e 1.7, é importante utilizar boas ferramentas computacionais de composição do documento digitalizado em seu formato final e de autenticação digital, utilizando a ICP-Brasil para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.

( ) No processo 1.8, é fundamental selecionar um escâner apropriado e configurar no software de digitalização os metadados automatizados de identificação e indexação.

( ) No processo 1.9, é preciso verificar a integridade da organização física dos documentos originais digitalizados e a integridade física dos documentos originais.

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

Leia o texto a seguir.

“[...] o reconhecimento da profissão de arquivistas no Brasil chegou em 1978, mediante a Lei 6.546, de 4 de julho de 1978, que regulamenta a profissão.”

    Fonte: SOUZA, Kátia Isabelli Melo de. Arquivística: visibilidade profissional: formação, associativismo e mercado de trabalho. Brasília: Starprint, 2011, p. 59.

De acordo com o disposto na Lei Federal nº 6.546/1978, são atribuições dos arquivistas, EXCETO: 

Leia o texto a seguir.

“[...] o uso que sociedade faz de seus arquivos é, naturalmente, multifacetado, cambiante no tempo e disperso, sendo, entretanto, possível estabelecer basicamente três categorias, ligando-as a seus objetos e seus sujeitos.”

    Fonte: BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos: estudos e reflexões. Belo Horizonte: Editora UFMG, 2014, p. 311.

A respeito do uso multifacetado dos documentos, numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando corretamente a categoria de uso com o seus respectivos objeto e sujeito.

COLUNA I

1. Uso acadêmico

2. Uso prático

3. Uso popular

COLUNA II

( ) objeto: prático

( ) objeto: informativo

( ) objeto: especulativo

( ) sujeito: homem comum

( ) sujeito: pesquisador

( ) sujeito: profissional (técnico)

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é: 

De acordo com a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011), analise as assertivas abaixo:
I. A Foz Previdência, por ser uma autarquia especial, não é obrigada a seguir as exigências propostas pela Lei de Acesso à Informação. II. É dever dos órgãos e entidades do poder público a gestão transparente da informação, proporcionando amplo acesso a ela e sua divulgação, exceto projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. III. O cidadão tem o direito de obter informação primária, íntegra, autêntica e atualizada.
Quais estão corretas?

Em 1989, Rhoads realizou um estudo do Programa de Gestão de Documentos e Arquivos (RAMP), por meio da Divisão do Programa Geral de Informação da UNESCO, e se tornou um referencial inicial para a arquivologia moderna, especialmente no que tange aos aspectos essenciais de compreensão da gestão documental. O referido Programa, por sua vez, trouxe uma sequência de ações essenciais ao controle da criação dos documentos. Com base nessa grande função arquivística, que é a criação/produção de documentos, analise as assertivas abaixo:
I. A criação de documentos constitui a primeira fase da gestão, pois é a partir dela que se evitará a criação de documentos não essenciais, reduzindo-se o volume dos que serão guardados, controlados, armazenados e eliminados.
II. A gestão dos formulários constitui parte integrante de uma gestão de documentos de arquivo, pois é a partir dela em que são estabelecidas ações de controle sobre o número de exemplares que deverão ser preparados e arquivados, além de se promover um sistema de formulários uniforme.
III. A gestão de correspondências constitui ferramenta essencial à gestão de documentos de arquivo, pois se ocupa da qualidade e da duração dos materiais de registro, especialmente das cópias e dos documentos enviados, além de assegurar que o fundo e a forma sejam adequados.

Quais estão corretas? 

Um servidor público foi solicitado a realizar o arquivamento de alguns documentos. Aplicando as regras de alfabetação, qual das alternativas a seguir está classificada corretamente, da esquerda para a direita?

Em Arquivística, o termo classificação pode ser corretamente definido como:

 A desordem prejudica o desempenho e ficamos cada vez mais distantes de atingir os resultados desejados. Uma boa forma de começar um planejamento é com a organização de tarefas diárias. Manter e gerir uma agenda com todas as atividades a serem realizadas é um primeiro passo para a conclusão de cada etapa de um grande projeto. Esse objetivo só é alcançado quando temos planejamento e organização.
Acerca da agenda, assinale a alternativa INCORRETA. 

Assinale a alternativa que não apresenta um método de arquivamento.

A gestão documental tem como fim estabelecer uma ordem, uma metodologia de trabalho, que se rege por uma lógica. Através dela, busca-se obter o máximo de resultados, com o aproveitamento dos recursos disponíveis. Ela amplia a capacidade da gestão administrativa e surge como uma ferramenta indispensável para otimização do uso das informações dos mais diversos suportes e se divide em três fases: produção, utilização e destinação. Sobre a fase da produção, assinale a alternativa INCORRETA.

“A grande parte dos arquivos presentes em pastas ou gavetas é organizada de diferentes formas, conforme o tipo de documento ou a estrutura organizacional do escritório.”  
Numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª em relação ao método de armazenamento.

1. Alfabética
2. Geográfica
3. Numérica
4. Ideográfica

( ) Com esta base organizacional, você deve usar vocábulos especializados e ter bastante conhecimento das áreas na empresa.
( ) Acontece com um sistema de prioridade e/ou arquivos com elementos numéricos, como boletos, documentação de pessoas físicas, etc.
( ) É um dos padrões mais utilizados, por ser simples, rápido e de fácil compreensão.
( ) Uma padronização comum nos departamentos públicos. Nesse sistema, você organiza os dados de acordo com a procedência ou local.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA. 
 

A organização de arquivos físicos exige um compromisso diário por parte da empresa. Observe os itens abaixo que se referem a passos importantes para manter a organização dos arquivos. 
I. Cuidados com o ambiente de armazenamento
II. Criação de um índice
III. Escolher um método de armazenamento
IV. Atenção ao prazo de validade
V. Não precisa guardar no mesmo local depois que retirou
VI. A limpeza não é necessária 
Estão CORRETOS apenas

Na medida em que as organizações crescem, o volume de documentação também cresce proporcionalmente. Estes, por sua vez, precisam ser organizados e armazenados da melhor forma possível, para garantir que todos os dados estratégicos e importantes do seu negócio estejam de fácil acesso.
Sobre a importância da organização dos arquivos, é CORRETO afirmar que

A área de protocolo é encarregada do recebimento e da classificação da correspondência, assim como do seu registro e 

O método de organização de documentos que pressupõe a organização de um índice dos assuntos e códigos correspondentes se refere ao método

Método de ordenação que usa a combinação de letras e números. Combina a simplicidade do método alfabético com a rapidez do numérico. Trata-se do método

Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Trata-se:

Ao realizar a elaboração do diagnóstico arquivístico de uma instituição, Luís Carlos Lopes, em seu livro "A nova arquivística na modernização administrativa", considera necessária a realização de pesquisa e levantamento prévio de dados objetivos sobre a instituição, seu funcionamento e seu acervo.
Considerando os itens a seguir, assinale a alternativa INCORRETA quanto aos dados necessários para tal levantamento.