é, principalmente, organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais.

o objetivo principal é proporcionar informações cientí­ficas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente a lucro.

apresenta muitas falhas, podendo levar ao descontrole total do material que está sob custódia e que espera ser organizado.

somente elenca os interesses pessoais do organizador, tendo como principais exemplos: cadastro de suas contas pessoais, planilhas de estudos e quadro de atividades familiares.

sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis, Convênios, Decretos, etc.