autor do documento físico.

título atribuído ao documento.

hash da imagem.

tipo documental. 

identificador do documento digital.

compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais orientar tecnicamente as Secretarias Municipais no processo de elaboração e revisão das Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como validá-las.

os editais de eliminação publicados por uma Secretaria Municipal só poderão ser aplicados por outras Secretarias Municipais a documentos que constem do referido edital, se aprovado por Comissão Setorial de Avaliação específica.

a homologação dos lotes de eliminação oficial de documentos por Secretarias Municipais, sociedades de economia mista, empresas públicas, autarquias e fundações deverá ser formalizada por meio de procedimento administrativo próprio.

o acompanhamento dos trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos de documentos na sua área de atuação compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais.

a publicação de edital de ciência de eliminação de documentos no Diário Oficial do Município deverá ocorrer com 60 (sessenta) dias de antecedência da destruição dos documentos.

habilitar postos de controle dos órgãos de registro nível 1 para o credenciamento de segurança de pessoas e entidades públicas e privadas para o armazenamento de informação classificada.

realizar inspeção e investigação para credenciamento de segurança, necessárias à habilitação de postos de controle.

habilitar entidade privada que mantenha vínculo de qualquer natureza com o Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República para o tratamento de informação classificada.

fiscalizar o cumprimento das normas e dos procedimentos de armazenamento de informação classificada.

habilitar os órgãos de registro nível 1 para armazenamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo.

a Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei.

os arquivos privados de interesse público e social poderão ser alienados ou transferidos para o exterior.

se consideram arquivos pessoais os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

o acesso aos documentos de arquivos privados de interesse público e social não poderá ser franqueado ao público quando estiver sob a custódia de seu proprietário ou possuidor.

os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título irrevogável, ou vendidos a instituições arquivísticas públicas.

os documentos digitalizados não poderão ser preservados em serviços de armazenamento ou em sistemas informatizados contratados de terceiros.

os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado.

os documentos digitalizados deverão assegurar a proteção da integridade dos documentos físicos contra a destruição não autorizada.

o operador da digitalização não poderá ser o possuidor do documento físico.

a digitalização de documentos será precedida da descrição dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade de documentos da administração municipal.