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Como medida preventiva contra danos, deve-se evitar o preenchimento completo das caixas utilizadas para o acondicionamento de documentos, tendo o cuidado de se manter os espaços vazios, sem a presença de outros materiais.
Grampos, clipes e taxas são materiais metálicos bastante utilizados na conservação de papéis não encadernados e não são substituíveis por materiais inoxidáveis.
A exposição de documentos à radiação ultravioleta é benéfica, pois auxilia no combate a microrganismos que deterioram as fibras do papel.
Uma alternativa para proteger documentos da poluição presente no ar é acondicioná-los em invólucros que absorvam os poluentes.
Uma das finalidades do Arquivo Nacional é implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental.
O órgão que define a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados é o Conselho Nacional de Arquivos.
A eliminação de documentos de arquivo acumulados pela administração pública federal somente poderá ocorrer com a autorização do Arquivo Nacional.
Os documentos considerados de valor permanente são prescritíveis e alienáveis.
Os documentos públicos incluem os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
O único instrumento de pesquisa que segue o critério temático é o inventário sumário.
Para descrever detalhadamente as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões, deve-se elaborar o inventário sumário.
A descrição dos conjuntos documentais deve ser feita em relação a espécie e gênero.
O guia é a obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.
Elaborar o catálogo significa construir um instrumento de pesquisa para descrever as unidades de um fundo.
A norma brasileira de descrição arquivística tem vinte e oito elementos de descrição, sendo sete obrigatórios, entre os quais inclui-se a data de acumulação dos documentos.
O item documental é o documento que compõe o dossiê ou processo do arquivo.
A descrição “1898-1968" é um exemplo do preenchimento do elemento de descrição data tópica.
A descrição “A coleção encontra-se organizada em quatro séries tipológicas" é um exemplo do preenchimento do elemento de descrição denominado sistema de arranjo.
A quantificação e o gênero documental são informados no elemento de descrição âmbito e conteúdo.
Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos de arquivo, das séries dos fundos e dos itens documentais dentro das séries.