Os princípios arquivísticos são regras que norteiam a organização dos arquivos. O princípio que estabelece que é proibida a transferência de propriedade dos arquivos públicos a terceiros é o

De acordo com a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos, está correto afirmar que os arquivos privados identificados pelo Poder Público como sendo de interesse público e social 

Considerando o ciclo de vida dos documentos, está correto afirmar que a Teoria das Três Idades 

Gestão de Documentos em Arquivologia: Escolha a alternativa que cita as fases fundamentais ou básicas?

O Ciclo Vital Arquivístico, também conhecido como ciclo de vida dos documentos, descreve as diferentes fases que um documento atravessa. Quais são essas fases?

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Sobre métodos de arquivamento avalie as sentenças:

I - O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.
II - Método de arquivamento direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se encontra arquivado, por exemplo, nos métodos alfabético e geográfico.
III - Método de arquivamento indireto é aquele que, para se localizar um documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso por exemplo da utilização de fichários, como nos métodos numérico e ideográfico.
IV - O método alfabético tem-se a ordenação a partir de nomes existentes nos documentos.
V - O método numérico, que se divide em numérico simples (ordenação de acordo com um número relativo ao documento), cronológico (ordenação de acordo com a data do documento) ou dígito-terminal (ordenação principal de acordo com os dois últimos dígitos de um número de documento).
VI - O método geográfico tem a ordenação de acordo com o local de produção do documento.
VII - O método ideográfico tem ordenação de acordo com o assunto do documento.

Após a análise, pode-se afirmar:

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição. Sobre o ciclo de vida dos documentos analise as sentenças:

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados.
II - O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.
III - Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
IV - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
V - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.
VI - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
VII - Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.
VIII - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. Tais documentos devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
IX - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.
X - Ao contrário das idades corrente e intermediária, os arquivos permanentes são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros.

Após a análise, pode-se afirmar: 

Sobre a definição e função do arquivo, analise as sentenças, considerando V (verdadeiro) e F (falso):

( ) Arquivo pode ser entendido como a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
( ) Arquivo é a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente.
( ) Para ser funcional um arquivo deve pouco planejado, instalado, desorganizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
( ) Os documentos possuem caráter orgânico peculiar à organização que os criou, fato que os diferencia de outros tipos de documentos (bibliográficos, peças de museu etc.).
( ) Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.
( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
( ) A função básica do arquivo é tornar indisponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.
( ) O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais.
( ) O papel do arquivo é salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar, respectivamente:

Uma organização precisa arquivar documentos de forma que a recuperação das informações seja baseada na data de emissão. Esse método permite acompanhar prazos, vencimentos e histórico de documentos ao longo do tempo. Nesse caso, qual método de arquivamento é o mais adequado?

Em um órgão público, um servidor é responsável pela expedição de correspondências e documentos. Durante suas atividades diárias, ele precisa garantir que todos os documentos sejam encaminhados de forma adequada e dentro dos prazos estabelecidos. Considerando as rotinas de expedição, é correto afirmar que:

Assinale a opção em que é citada uma técnica de preservação digital.  

Sistema informatizado de gestão de documentos é  

Assinale a opção que identifica corretamente uma fase da gestão de documentos. 

Os documentos considerados permanentes da CAESB deverão ser recolhidos ao 

Assinale a opção que corresponde à sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização de documentos.

Assinale a opção cujo termo indica a entidade coletiva, pessoa ou família acumuladora de arquivo.  

No setor público, o protocolo e registro de documentos são essenciais para garantir a organização e a transparência na gestão administrativa. Para manter o fluxo de trabalho eficiente e de acordo com a legislação, o servidor deve seguir normas específicas para registrar e tramitar documentos. Analise as três afirmações abaixo sobre protocolo e registro de documentos no setor público:

I. O protocolo de documentos no setor público deve ser feito de forma informal, com o objetivo de garantir agilidade no recebimento e encaminhamento, sem a necessidade de seguir regras rigorosas de classificação.

II. O servidor público responsável pelo protocolo deve registrar a entrada e saída dos documentos, garantindo que cada um seja devidamente identificado com data, número de protocolo, remetente e destinatário, seguindo as normas estabelecidas pelo órgão.

III. A numeração sequencial dos documentos não é importante, desde que o servidor registre as informações básicas, como nome e assunto do documento, sem a necessidade de um controle detalhado.

Assinale a alternativa correta: 

Relacione corretamente os métodos de arquivamento da primeira coluna 1, com suas respectivas características descritas na coluna 2:

Coluna 1 − Método de Arquivamento

1. Alfabético.

2. Numérico.

3. Geográfico.

4. Cronológico.

Coluna 2 − Característica

(__) Sequência baseada no dia, mês e ano dos documentos.

(__) Organização conforme a inicial dos nomes de pessoas ou empresas.

(__) Separação dos documentos por região, cidade ou estado.

(__) Identificação por meio de números atribuídos de forma progressiva. A sequência correta         

A preservação e a conservação de documentos de arquivo são práticas essenciais para garantir a longevidade e a integridade das informações registradas ao longo do tempo. Enquanto a preservação envolve medidas preventivas que visam proteger os documentos contra agentes de deterioração físicos, químicos e biológicos, a conservação se refere às ações diretas aplicadas para reparar ou estabilizar materiais já danificados. Essas práticas são fundamentais para manter o valor histórico, legal e administrativo dos documentos, assegurando seu acesso pelas gerações futuras. Ambiente controlado, manuseio adequado e políticas de conservação bem definidas são elementos-chave nesse processo. Sobre a preservação e a conservação de documentos de arquivo, uma das principais causas da deterioração química dos documentos em papel nos acervos de arquivos é: 

Ao desenvolver seu trabalho, o arquivista do protocolo se encontra desempenhando uma função essencial no controle e organização dos documentos. Considerando os princípios da arquivologia e os procedimentos de gestão documental, assinale a alternativa que descreve corretamente a principal função do protocolo.