Durante a implementação de um novo modelo de atendimento ao cidadão, um órgão público decide adotar princípios de gestão da qualidade e diretrizes constantes na legislação de acesso à informação (Lei n. 12.527/2011). Um dos desafios identificados é garantir que o atendimento seja efetivamente orientado ao usuário, mantendo simultaneamente a impessoalidade, a transparência e o respeito aos direitos do administrado, sem descumprir normas internas.

Considerando os princípios da Administração Pública e as melhores práticas de atendimento ao público, qual das ações abaixo representa a conduta mais adequada?