A aposição de apostila é exigida quando, no país onde o documento deva produzir efeitos, a legislação em vigor, tratado, convenção ou acordo de que a República Federativa do Brasil seja parte, afaste ou dispense o ato de legalização diplomática ou consular.

O ato de instauração do procedimento prévio e o de recusa de aposição da apostila poderão ser impugnados pelo solicitante do serviço no prazo de dez dias, perante a autoridade apostilante, que, não reconsiderando o ato, no mesmo prazo, remeterá o pedido à Corregedoria-Geral de Justiça (CGJ) do Estado ou do Distrito Federal para decisão sobre a questão duvidosa em trinta dias. 

A critério do solicitante do serviço, os documentos eletrônicos poderão ser impressos para aposição de apostila. 

O papel de segurança não pode ser alienado entre as autoridades apostilantes, sob pena de responsabilidade civil, penal e administrativa. A cessão é possível mediante autorização do Tribunal de Justiça. 

O CNJ manterá interlocução com entidades e autoridades nacionais e estrangeiras, assim como com a Conferência da Haia de Direito Internacional Privado sobre assuntos relacionados à Convenção da Apostila, para o que poderá coordenar-se com o Ministério das Relações Exteriores e com a Polícia Federal.