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IGEDUC - 2026 - Prefeitura de Campo Alegre - AL - Secretário Escolar
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Q4437114

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento ,

Ano: 2026 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Campo Alegre - AL Prova: IGEDUC - 2026 - Prefeitura de Campo Alegre - AL - Secretário Escolar |

Q4437114 Arquivologia

Ao revisar o prontuário individual de um estudante, o secretário escolar identifica documentos pessoais atualizados misturados com registros antigos, formulários sem identificação e cópias duplicadas. Considerando boas práticas de organização documental, assinale a alternativa CORRETA.

Alternativas

O prontuário pode ser reorganizado conforme a preferência do servidor responsável, desde que os documentos mais utilizados permaneçam nas primeiras posições.

O prontuário deve manter todas as cópias recebidas, ainda que repetidas, pois a duplicidade documental aumenta a segurança e facilita futuras conferências.

Os documentos mais antigos podem ser descartados quando houver versões recentes, ainda que aqueles integrem o histórico acadêmico e administrativo do estudante.

Os formulários sem identificação podem ser mantidos no prontuário quando seu conteúdo permitir inferir a qual estudante se referem, evitando retrabalho administrativo.

O prontuário deve ser reorganizado conforme critério institucional, com identificação adequada, eliminação controlada de duplicidades e preservação dos registros essenciais da vida escolar.

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Q4437120

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Protocolo ,

Ano: 2026 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Campo Alegre - AL Prova: IGEDUC - 2026 - Prefeitura de Campo Alegre - AL - Secretário Escolar |

Q4437120 Arquivologia

Uma solicitação de correção de histórico escolar precisa passar pela secretaria, pela coordenação responsável pela conferência acadêmica e, posteriormente, retornar à secretaria para emissão do documento atualizado. Assinale a alternativa que apresenta o procedimento mais adequado.

Alternativas

O documento deve circular diretamente entre os servidores envolvidos, sendo suficiente registrar sua conclusão quando o histórico corrigido estiver disponível.

A tramitação deve ser registrada nas etapas relevantes, identificando o encaminhamento, o responsável e a conclusão, de modo a permitir o acompanhamento da solicitação.

O controle pode ser realizado por mensagens informais entre os setores, desde que haja confirmação final de que a correção foi efetivamente realizada.

A tramitação pode ser registrada apenas na entrada e na saída da secretaria, pois as movimentações internas entre setores têm caráter operacional.

A solicitação pode permanecer sob responsabilidade do primeiro setor até o encerramento, mesmo quando outros setores participem materialmente da análise.

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Q4437123

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Classificação de Documentos , Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento ,

Ano: 2026 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Campo Alegre - AL Prova: IGEDUC - 2026 - Prefeitura de Campo Alegre - AL - Secretário Escolar |

Q4437123 Arquivologia

Em um arquivo escolar, documentos de estudantes concluintes são frequentemente consultados para emissão de segundas vias e comprovação da vida acadêmica. Considerando princípios de organização e recuperação documental, assinale a alternativa CORRETA.

Alternativas

Esses documentos devem permanecer em ordem de frequência de consulta, pois esse critério facilita o acesso e substitui a necessidade de classificação previamente estabelecida.

Esses documentos devem ser separados entre versões físicas e digitais sem correspondência entre os dois conjuntos, reduzindo o risco de alteração simultânea dos registros.

Esses documentos devem ser mantidos segundo plano de classificação e critérios de arquivamento definidos, permitindo localização segura, controle de acesso e recuperação eficiente das informações.

Esses documentos podem ser reorganizados conforme a preferência do servidor responsável, desde que seja mantida uma relação simples com os nomes dos estudantes arquivados.

Esses documentos podem ser agrupados por tamanho físico das pastas, pois a otimização do espaço constitui critério suficiente para garantir eficiência na recuperação das informações.

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Q4437124

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Procedimentos Administrativos ,

Ano: 2026 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Campo Alegre - AL Prova: IGEDUC - 2026 - Prefeitura de Campo Alegre - AL - Secretário Escolar |

Q4437124 Arquivologia

Um estudante transferido de outra instituição apresenta documentação escolar incompleta no momento da solicitação de matrícula. Considerando boas práticas administrativas e de controle da vida escolar, assinale a alternativa CORRETA.

Alternativas

A matrícula deve ser registrada com os dados disponíveis, e as informações acadêmicas ausentes podem ser estimadas a partir da idade e do ano escolar informado pelo estudante.

A documentação incompleta deve ser arquivada separadamente, sem registro da pendência no sistema, até que o responsável apresente os documentos faltantes.

A secretaria pode completar provisoriamente os dados ausentes com base nas informações verbais do responsável, promovendo posterior conferência quando chegar a documentação definitiva.

A secretaria deve registrar a pendência, orientar o responsável sobre a documentação necessária e acompanhar sua regularização, preservando os registros recebidos e evitando lançar informações acadêmicas não comprovadas.

A secretaria pode utilizar cópia simples de histórico não autenticada como documento definitivo, desde que as informações sejam compatíveis com a declaração apresentada pela família.

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Q4437128

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário ,

Ano: 2026 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Campo Alegre - AL Prova: IGEDUC - 2026 - Prefeitura de Campo Alegre - AL - Secretário Escolar |

Q4437128 Arquivologia

Ao revisar uma declaração escolar antes da assinatura da direção, o secretário identifica que o nome do estudante está correto, mas a data de nascimento diverge daquela constante no prontuário e no sistema de gestão. Considerando boas práticas de conferência documental, assinale a alternativa CORRETA.

Alternativas

A declaração deve ser corrigida antes da assinatura e emissão, utilizando-se os registros oficiais conferidos para assegurar a consistência das informações.

A secretaria pode considerar válida a data constante no sistema, mesmo que o prontuário apresente informação diversa e ainda não tenha sido verificado.

A divergência pode ser anotada no verso da declaração, mantendo-se a informação originalmente digitada para preservar o histórico do documento.

A declaração pode ser emitida com a data informada pelo responsável, desde que o nome do estudante e o número de matrícula estejam corretos.

A declaração pode ser assinada e corrigida posteriormente, caso o interessado identifique a divergência no momento do recebimento.

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Q4437130

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Protocolo , Procedimentos Administrativos ,

Ano: 2026 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Campo Alegre - AL Prova: IGEDUC - 2026 - Prefeitura de Campo Alegre - AL - Secretário Escolar |

Q4437130 Arquivologia

Um responsável entrega requerimento solicitando segunda via de histórico escolar. A secretaria precisa garantir rastreabilidade e controle do atendimento. Assinale a alternativa CORRETA.

Alternativas

O protocolo pode conter apenas o nome do interessado e a data, desde que a secretaria mantenha os documentos em ordem cronológica.

O controle formal pode ser dispensado quando a solicitação tiver baixa complexidade e puder ser atendida pelo mesmo servidor que a recebeu.

O requerimento deve receber registro de protocolo com identificação, data de entrada, assunto, responsável pela tramitação e informação sobre sua conclusão.

O requerimento pode ser substituído por anotação em agenda interna, desde que o servidor responsável registre o prazo previsto para atendimento.

O requerimento pode ser encaminhado diretamente para emissão, registrando-se o protocolo quando o documento estiver disponível para entrega.

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