Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida, que são estabelecidas de acordo com a vigência administrativa, a frequência de consulta e os valores primários e secundários dos documentos.

A fase ........... é constituída pelo conjunto de documentos, que possuem valor de pesquisa, probatório e informativo. Nesta fase não há restrição de acesso e os documentos não podem ser doados e nunca perdem o valor ou a validade.

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o documento cinematográfico é o gênero documental integrado por:

Paes (2012) classifica os documentos, quanto ao gênero, em determinadas categorias. Segundo a autora, são exemplos de documentos iconográficos:

I. Fotografias.

II. Gravuras.

III. Mapas.

Quais estão corretos?

Sobre a organização de arquivos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Para organizar um arquivo é preciso seguir algumas etapas como: levantamento de dados, análise dos dados, planejamento, implantação e acompanhamento, sistemas de arquivamento, e atender alguns princípios de localidade, segurança, flexibilidade, controle e sigilo.

( ) Para organizar um arquivo é preciso verificar o documento e arquivá-lo, apenas.

( ) Para organizar um arquivo é preciso seguir algumas etapas como: levantamento de dados, análise dos dados, planejamento, somente.

( ) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da instituição de ensino.

A sequência está correta em

Paes (2012) define que um dos métodos de arquivamento é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Qual é o nome desse método de arquivamento?

Analise a Figura 1, abaixo:

Figura 1 – “A grande onda de Kanagawa”

Fonte: Wikimedia.

A gravura acima foi criada há 190 anos e continua sendo replicada por toda parte. Ela se chama “A grande onda de Kanagawa” e foi produzida por Katsushika Hokusai. Segundo Paes (2012), essa gravura é um dos exemplos da categoria dos documentos classificados como:

De acordo com o “Dicionário brasileiro de terminologia arquivística” (2005), a anotação oficial em documento que o altera ou complementa se chama:

Analise atentamente as afirmações a seguir:

I - Refere-se a um conjunto de normas e práticas que estabelecem a ordem e a formalidade nas comunicações e interações;

II - É um sistema organizado de armazenamento de documentos, registros e informações com o propósito de preservação, consulta e recuperação;

III - Referem-se aos métodos e procedimentos utilizados para organizar e armazenar documentos de forma sistemática;

A - Arquivo;

B - Noções de protocolo;

C - Técnicas de arquivamento.

Agora, ligue os conceitos apresentados.

Na preservação de documentos digitais, o processo que permite, por meio de software especial, a execução de software antigo em um computador moderno, de forma a manter o desempenho e a apresentação original, é denominado processo de:

Paes (2012) define que os documentos, quanto ao gênero, podem ser classificados em determinadas categorias. Sendo assim, os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos, tais como discos, fitas audiomagnéticas, são denominados documentos:

Tendo por base o “Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística” (2005), analise as seguintes assertivas, relativas aos métodos de ordenação de documentos, assinalando V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) O método alfanumérico é o método de ordenação que tem por eixo a combinação de letras e números.

( ) O método decimal é o método de ordenação que tem por eixo o número e a data dos documentos.

( ) O método variadex é o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Segundo Bond e Oliveira (2011), são exemplos dos documentos classificados como informáticos:

I. Tapes.

II. Disco rígido.

III. CD-ROM.

Quais estão corretos?

Existem vários métodos de arquivamento, cada um com suas vantagens e desvantagens, adequados para diferentes tipos de documentos e necessidades de organização. Aqui estão alguns dos métodos mais comuns de arquivamento:

I.Método alfabético.

II.Método numérico.

III.Método geográfico.

Dentre as opções citadas está correto o que se afirma em:

A _____________ desempenha um papel fundamental no setor de protocolo, realizando a tarefa de encaminhar os documentos recebidos para os destinatários específicos ou setores específicos dentro de uma organização ou órgão público. Este processo é essencial para garantir que as informações contidas nos documentos cheguem às pessoas ou departamentos relevantes de maneira organizada e eficiente.

Após leitura, marque a alternativa que completa corretamente a lacuna da asserção apresentada.

Analise as asserções a seguir:

I.Devido a enorme circulação de documentos nos setores públicos, são orientados a utilizar uma identificação, que beneficia a classificação dos documentos nos arquivos públicos, sendo essas identificações: corrente, intermediário ou permanente.

ASSIM SENDO,

II.A classificação correta dos documentos nos arquivos públicos, proporcionará a transparência, o acesso à informação, a preservação histórica, o cumprimento das obrigações legais garantindo a eficiência dos processos governamentais. Esses arquivos são recursos valiosos que devem ser organizados e mantidos de forma a garantir sua continuidade.

Marque a alternativa correta, após análise das asserções.

Em relação a arquivos correntes, assinalar a alternativa CORRETA:

Documentos que aguardam algum prazo ou que ainda podem ser solicitados são guardados nos arquivos:

No gerenciamento documental e nas práticas administrativas, um instrumento de organização é o protocolo, que tem como objetivo principal

De acordo com a gestão de documentos e correspondência, analise as afirmativas a seguir e, ao final, assinale a alternativa CORRETA.

I - Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos;

II - Compete ao protocolo receber, registrar, classificar e encaminhar os documentos ou processos à autoridade competente conforme o assunto ou o endereçamento.

III - Protocolo consiste em um sistema de apoio à gestão documental, o qual contempla o controle de produção, desde a recepção, o registro, a classificação e tramitação de documentos produzidos e/ou recebidos.

De acordo com os conhecimentos de arquivologia, assinale a alternativa incorreta: