Questões de Concurso
Sobre protocolo em arquivologia
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O controle da tramitação é uma atividade de protocolo e é realizado sempre que o documento é expedido.
O protocolo visa, sobretudo, o registro dos documentos de arquivo que entram e saem da organização, permitindo a localização desses documentos sempre que necessário.
Os documentos de caráter particular que chegam ao protocolo de uma universidade não devem receber nenhum tipo de controle arquivístico; devem ser apenas encaminhados aos destinatários.
O elemento que indica que um documento de arquivo foi classificado é o seu número de protocolo.
I. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
II. Utilização de documentos: essa fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III. Avaliação e destinação de documentos: desenvolver-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Está correto o que se afirma em:
Identificar se a tramitação, que é um processo de gestão, correspondeu à expressão diplomática é uma das tarefas da análise tipológica na arquivística.
No registro, rotina do protocolo, busca-se identificar os pontos de acesso aos documentos, que podem ser obtidos a partir da análise objetiva do documento, como a data, por exemplo; outros, entretanto, como o assunto do documento, requerem interpretação.
O arquivamento pode ser feito não apenas pelas unidades político-administrativas da organização que acumulam os documentos, mas também pelo setor de protocolo.
O material de referência ou a informação não orgânica devem ser registrados para controle estatístico e de acesso nos sistemas de protocolo.
Os documentos de arquivo recebidos podem ser classificados, no momento de seu registro, nos sistemas de protocolo.
A expedição dos documentos de arquivo deve ser precedida do registro dessas informações.
As rotinas de protocolo foram consideradas desnecessárias para a implantação do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
Os documentos sigilosos enviados ao MPU devem ser registrados a partir dos mesmos metadados dos documentos de arquivo ostensivos.
A entrada dos documentos em uma escola deve ocorrer pelo arquivo intermediário, no qual os documentos são registrados e distribuídos.
A função dos arquivos correntes referem-se às atividades vinculadas ao recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos.
• A quem ou a que órgão cabe a tramitação desses documentos?
• Qual a legislação que regula a vida ativa da documentação?
• Qual o papel desses documentos na Administração?
• Que informação essencial esses documentos contêm?
O conhecimento desses itens permitirá que o arquivista realize as tarefas de