A correspondência compreende toda forma de comunicação escrita, em qualquer meio ou suporte, enviada ou recebida por pessoas físicas ou jurídicas. Inclui, também, as comunicações internas entre órgãos, entidades e servidores de uma instituição. Estão entre as ações de recebimento de correspondências, as seguintes ações, EXCETO:

Como é denominado o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. É também a área responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos e pelo controle do seu fluxo na instituição. 

Relacione os termos da coluna 1 com suas respectivas definições na coluna 2, de acordo com as práticas de gestão documental na administração pública:

Coluna 1 − Atividade documental

1. Protocolo.

2. Registro.

3. Tramitação.

4. Expedição.

5. Arquivamento.

Coluna 2 − Definições

(__) Atividade responsável pelo envio de documentos para fora do órgão, seja por meio físico ou eletrônico.

(__) Conjunto de procedimentos que inclui o recebimento, classificação e distribuição de documentos.

(__) Inserção formal de dados em sistema ou livro para identificar e controlar documentos recebidos ou produzidos.

(__) Organização e guarda dos documentos para fins de consulta, preservação ou descarte futuro.

(__) Movimentação dos documentos entre setores ou unidades, conforme o andamento dos processos.

A sequência está correta em 

No recebimento de correspondência administrativa, qual registro inicial garante rastreabilidade no protocolo? 

Em um setor administrativo de uma autarquia pública, a eficiência no controle de correspondências e entrega de documentos é essencial para garantir o bom funcionamento dos serviços e a rastreabilidade das informações. Considerando as práticas adequadas nesse tipo de rotina administrativa, assinale a alternativa INCORRETA:

Com relação ao protocolo, o auxiliar administrativo de uma prefeitura sabe que a etapa de registro de um documento refere-se

No setor público, o protocolo e registro de documentos são essenciais para garantir a organização e a transparência na gestão administrativa. Para manter o fluxo de trabalho eficiente e de acordo com a legislação, o servidor deve seguir normas específicas para registrar e tramitar documentos. Analise as três afirmações abaixo sobre protocolo e registro de documentos no setor público:

I. O protocolo de documentos no setor público deve ser feito de forma informal, com o objetivo de garantir agilidade no recebimento e encaminhamento, sem a necessidade de seguir regras rigorosas de classificação.

II. O servidor público responsável pelo protocolo deve registrar a entrada e saída dos documentos, garantindo que cada um seja devidamente identificado com data, número de protocolo, remetente e destinatário, seguindo as normas estabelecidas pelo órgão.

III. A numeração sequencial dos documentos não é importante, desde que o servidor registre as informações básicas, como nome e assunto do documento, sem a necessidade de um controle detalhado.

Assinale a alternativa correta: 

Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável por garantir que todos os documentos recebidos sejam corretamente tratados antes de serem encaminhados aos setores competentes. Certa manhã, a servidora responsável identificou os seguintes casos:

• Um envelope com documentação sigilosa, sem identificação clara do remetente, mas endereçado diretamente ao setor jurídico.
• Um ofício externo com assunto genérico, endereçado à presidência, porém com conteúdo de interesse da área técnica.
• Um memorando interno enviado por e-mail, mas posteriormente impresso para arquivamento e distribuição.
• Um processo físico com prazos administrativos já em andamento, mas que chegou sem número de protocolo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas etapas do protocolo, avalie as medidas mais adequadas que a servidora deve adotar: 

No que se refere à atividade do procolo, assinale a alternativa que apresenta uma atividade que o setor de protocolo visa:

Sobre as práticas adequadas de encaminhamento e distribuição de correspondências e documentos, analise as afirmativas abaixo e indique V (Verdadeiro) ou F (Falso):

(__) O registro de entrada e saída das correspondências é essencial para garantir rastreabilidade e segurança no processo.

(__) A triagem das correspondências pode ser dispensada em casos de grande volume de documentos, desde que todos sejam distribuídos aos setores solicitados.

(__) O encaminhamento das correspondências deve ser feito de forma criteriosa, assegurando que os documentos cheguem aos destinatários corretos no menor tempo possível.

(__) Protocolos de entrega são recomendáveis para assegurar o controle e a comprovação do recebimento de documentos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta: 

Em um órgão público, a organização e controle dos serviços de recepção são fundamentais para garantir a eficiência no trâmite documental. Com base nessas práticas, analise as afirmativas abaixo e identifique a conduta CORRETA em relação à recepção e encaminhamento de documentação:

Em um órgão da administração municipal, diariamente são recebidos ofícios, memorandos e requerimentos que precisam ser corretamente classificados e encaminhados aos setores competentes. A equipe do setor de protocolo é responsável por garantir que esses documentos sejam tratados de acordo com procedimentos padronizados. Com base nessa situação, assinale a alternativa correta.

O curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, é denominado

O registro da ação de descarte de dados é uma etapa fundamental na gestão documental, pois garante a rastreabilidade do processo. Nesse contexto, qual das alternativas apresenta uma justificativa incorreta para a necessidade desse registro?

As atividades de protocolo têm como principal objetivo:

O setor de protocolo desempenha um papel essencial no fluxo eficiente de documentos dentro de uma organização, garantindo que as informações sejam recebidas, classificadas, registradas e distribuídas de forma adequada. De acordo com Rondinelli (2012), o registro é fundamental para o rastreamento e a segurança das informações, sendo uma etapa crítica na gestão documental.
Nesse contexto, qual alternativa abaixo descreve corretamente a etapa de registro de documentos no protocolo?

De acordo com a Portaria Interministerial nº 11, de 25 de novembro de 2019, publicada pelos Ministério da Justiça e Segurança Pública e Ministério da Economia, os órgãos e entidades da Administração Pública Federal, para controle e registro dos documentos e processos, devem utilizar uma codificação composta por dezessete dígitos, que são divididos em quatro grupos: o primeiro com cinco dígitos identificando a unidade protocolizadora; o segundo com seis dígitos representando o registro sequencial reiniciado anualmente; o terceiro com quatro dígitos indicando o ano de atribuição; e o quarto com dois dígitos verificadores. Essa codificação recebe o nome de

Considerando a segunda fase da gestão de documentos – fase de utilização, o protocolo desempenha um papel importante, sendo responsável por diversas atividades. São consideradas atividades do protocolo e da unidade protocolizadora, EXCETO: