Uma instituição pública identificou falhas recorrentes no acompanhamento de correspondências oficiais recebidas em meio físico. Embora os documentos fossem registrados no momento da entrada, não havia comprovação sistemática da entrega às unidades destinatárias, dificultando a localização de expedientes e a apuração de responsabilidades por eventuais atrasos. A Administração decidiu revisar o procedimento para assegurar rastreabilidade entre o recebimento inicial e a entrega ao setor competente.

Considerando as práticas de controle administrativo de correspondências oficiais, assinale a alternativa que apresenta a solução CORRETA.

Durante a tramitação de dois processos administrativos físicos, o setor de protocolo identificou que ambos tratavam de matérias relacionadas, embora possuíssem interessados distintos e objetos administrativos próprios. A unidade responsável solicitou a reunião temporária dos autos para subsidiar uma análise conjunta, preservando a identificação, a numeração e a autonomia de cada processo, com possibilidade de posterior separação.

Considerando as técnicas de juntada de processos administrativos e os procedimentos de protocolo, assinale a afirmativa CORRETA.

Durante o expediente em uma autarquia municipal, uma recepcionista recebeu um envelope lacrado, identificado como confidencial e destinado nominalmente ao diretor administrativo. O destinatário encontrava-se ausente, mas havia um servidor responsável pelo recebimento de correspondências institucionais durante sua ausência. O procedimento interno determinava o registro de entrada dos expedientes e a preservação da integridade dos documentos com indicação de confidencialidade.

Considerando as boas práticas de recebimento e distribuição documental, assinale a afirmativa CORRETA.

Uma unidade administrativa recebeu documentos identificados pelos sobrenomes de seus respectivos requerentes. Para organizar o arquivo nominal, o servidor responsável deveria ordenar os registros alfabeticamente, comparando as letras sucessivas de cada sobrenome e observando a sequência estabelecida pelo alfabeto da língua portuguesa.

Considere os seguintes sobrenomes:

Almeida, Alencar, Alvarenga, Albuquerque e Alves.

De acordo com a ordem alfabética crescente, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

A eliminação é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração da listagem de eliminação de documentos (LED), que se constitui no(a): 

A autuação é o procedimento pelo qual o Serviço de Protocolo Administrativo formaliza a abertura de um processo. Qual das seguintes etapas não constitui parte obrigatória da rotina de autuação conforme as normas de protocolo?

No início do expediente, a recepção recebe diversas correspondências destinadas a diferentes setores da instituição. Entre elas estão documentos oficiais, correspondências comuns e materiais que exigem encaminhamento específico.

Para garantir que os documentos cheguem corretamente aos destinatários e que sua circulação possa ser acompanhada quando necessário, o recepcionista deve: 

No setor de expedição de um órgão público, um servidor deve encaminhar a outro órgão um documento oficial de caráter sigiloso. Antes do envio, a chefia solicitou que ele confirmasse a forma correta de acondicionamento e de expedição desse tipo de correspondência.

Com base nos procedimentos de expedição de correspondência sigilosa, assinale a alternativa CORRETA.

O setor de recebimento e classificação do protocolo de uma secretaria estadual recebeu, pelo malote, um lote com correspondências de natureza variada. Entre elas havia documentos oficiais ostensivos, documentos oficiais sigilosos e cartas particulares endereçadas a servidores. Considere as seguintes etapas da rotina do setor:

I. Apor o carimbo de protocolo no canto superior direito do documento.

II. Separar a correspondência oficial da particular.

III. Abrir a correspondência oficial de caráter ostensivo.

IV. Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

V. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva, verificando a existência de antecedentes.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dessas etapas.

A Secretaria Municipal de Saúde de São Joaquim pretende reorganizar documentos administrativos identificados por números sequenciais de protocolo. Durante o planejamento, verificou-se que a consulta normalmente ocorre pelo número atribuído a cada processo, sendo necessário manter instrumento de controle que permita sua localização e recuperação.

Considerando os métodos de arquivamento e seus critérios de ordenação, assinale a alternativa CORRETA.

Ao receber um processo administrativo físico, o servidor percebe que há anexos relevantes mencionados no ofício de encaminhamento, mas eles não acompanham o expediente. A medida mais adequada é: 

Durante o expediente, um Oficial de Administração recebeu, no mesmo período, um processo administrativo para registro, uma correspondência oficial destinada a outro setor, um requerimento protocolado por um munícipe e um documento que deveria ser arquivado após a conclusão do procedimento administrativo. Considerando as atribuições do cargo e as rotinas administrativas, assinale a alternativa que apresenta a conduta correta do servidor.

Durante a instrução de um processo administrativo, o Oficial de Administração realiza procedimentos relacionados ao protocolo, à organização e ao acompanhamento da tramitação documental. Considerando essas atividades, associe os procedimentos da Coluna 1 às respectivas finalidades descritas na Coluna 2.

Coluna 1

1. Autuação.

2. Juntada.

3. Tramitação.

4. Controle de prazos.

Coluna 2

(__) Acompanha os períodos estabelecidos para manifestação ou prática de atos administrativos.

(__) Consiste na movimentação formal do processo entre unidades administrativas.

(__) Corresponde à formação do processo administrativo mediante organização inicial dos documentos.

(__) Refere-se à inclusão de novos documentos em processo já existente.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Em determinado órgão público, uma assistente administrativa iniciou o expediente recebendo cidadãos no balcão de atendimento, registrando solicitações encaminhadas por telefone e por correio eletrônico, protocolando documentos entregues presencialmente e acompanhando processos administrativos em tramitação. Ao longo do dia, também atualizou planilhas de controle de prazos, elaborou um comunicado interno, encaminhou documentos à unidade competente e organizou processos físicos e eletrônicos para facilitar sua localização quando solicitados. Com base nessa situação e nas rotinas administrativas normalmente adotadas, assinale (V) para as afirmativas verdadeiras ou (F) para as falsas.

(__) O atendimento prioritário restringe-se às pessoas com idade igual ou superior a sessenta anos, não alcançando outros públicos previstos na legislação.

(__) O protocolo tem a finalidade de registrar o recebimento ou a expedição de documentos, contribuindo para o controle de sua movimentação administrativa.

(__) A autuação consiste na formação de um processo administrativo a partir da reunião organizada de documentos relacionados a determinado assunto.

(__) A juntada corresponde ao ato de anexar documentos ou peças a um processo, conforme a necessidade de sua instrução.

(__) O encaminhamento de uma solicitação à unidade competente pode ocorrer após seu registro, favorecendo o acompanhamento da demanda durante a tramitação.

(__) O arquivamento de documentos e processos busca facilitar sua localização, preservação e recuperação quando necessária à atividade administrativa.

(__) Comunicações administrativas simples devem apresentar linguagem clara, objetiva e adequada à finalidade institucional.

(__) O atendimento por telefone, por meio eletrônico e de forma presencial pode exigir o registro das informações essenciais para possibilitar o adequado acompanhamento da solicitação.

(__) O preenchimento de planilhas destinadas ao controle de prazos constitui atividade incompatível com a gestão administrativa de documentos e processos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Uma escola encaminhou à Secretaria de Educação um processo administrativo relacionado à solicitação de determinada providência. Durante a análise do trâmite, um servidor verificou que os registros estavam organizados de forma inadequada no sistema e identificou os seguintes momentos do fluxo:
I. O setor competente examinou o conteúdo do processo, realizou as verificações necessárias e registrou sua manifestação por meio de despacho.
II. Após a conclusão da análise, a autoridade responsável deliberou sobre a providência solicitada e formalizou sua decisão mediante assinatura do documento.
III. O processo foi disponibilizado aos interessados e, concluída sua finalidade administrativa, recebeu a destinação documental correspondente.
IV. A solicitação foi recebida pela Secretaria de Educação e passou a integrar o fluxo administrativo da instituição.
V. O documento foi formalmente cadastrado, recebeu identificação própria e teve seus dados registrados para possibilitar o acompanhamento de sua tramitação.
Considerando a sequência lógica das etapas do fluxo documental, assinale a alternativa que apresenta a ordenação CORRETA dos procedimentos descritos.

A secretaria de uma unidade escolar identificou dificuldades na localização de documentos acadêmicos e no acompanhamento de correspondências recebidas e expedidas. Alguns registros de estudantes estavam arquivados sem critério determinadas uniforme, correspondências enquanto haviam sido encaminhadas aos setores responsáveis sem registro da data de recebimento, do destinatário ou da providência adotada. Diante da situação, a direção solicitou a reorganização dos procedimentos da secretaria.
Considerando as técnicas de organização de registros e documentos acadêmicos e de controle de correspondências escolares, assinale a alternativa CORRETA.

Durante a organização dos documentos recebidos em uma unidade de saúde, o recepcionista encontra documentação que deverá passar por diferentes setores até a conclusão de determinado procedimento administrativo. Esse percurso do documento entre os setores é denominado:

No Centro de Especialidades, que integra o atendimento de média complexidade da rede municipal de Bombinhas, o recepcionista recebe um documento que precisa ser encaminhado a outro setor. No procedimento de protocolo, é correto: