Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Os sobrenomes que referem grau de parentesco (filho, sobrinho, neto) devem vir acompanhados do último sobrenome na alfabetação. Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como Sousa Sobrinho, José Maria.
A classificação é o último momento da operação de arquivamento e consiste na colocação do documento em uma ordem estabelecida, que pode ser numérica, alfabética ou por procedência.
A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
Plano de destinação é o plano de classificação aplicado aos arquivos permanentes.
O plano de classificação é operacionalizado por um código de classificação, que consiste na tradução do nome da unidade de classificação, o que facilita a aplicação da classificação.
A existência de pastas separadas de ofícios, memorandos, relatórios, projetos indica a utilização do método decimal de classificação.
Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
A eliminação de documentos pode ser feita no arquivo corrente.
O registro dos documentos, atividade típica dos arquivos correntes, deve ser realizado no momento da criação ou no do recebimento desses documentos.
A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência.
A organização dos documentos nos arquivos correntes deve ser completamente modificada ao se armazená-los no arquivo intermediário.
À semelhança do que ocorre com todo sistema de arquivos, o sistema de arquivos da EBC é constituído por três fases: corrente, intermediária e permanente.
Para que um sistema de arquivo funcione adequadamente, é necessário que haja, além dos arquivos correntes, arquivos intermediários em todas as unidades da organização.
A diminuição do valor primário de um documento em determinado setor de trabalho da organização indica que esse documento pode ser transferido ao arquivo intermediário.
Preserva-se a memória institucional mediante a criação de arquivo permanente, que resulta de um processo de avaliação dos documentos.
Para serem considerados permanentes, os documentos devem manter o valor primário.