Na gestão de documentos, assinale a alternativa que corretamente caracteriza as três fases básicas deste conceito.

Que nome é dado ao método de arquivamento onde os documentos são classificados de acordo com o local ou setor onde foram produzidos?

Arquivamento é o conjunto de operações cujos objetivos são o acondicionamento e o armazenamento de documentos.

Que nome é dado ao sistema onde a busca de documentos é feita diretamente no local onde se acha guardado?

Um determinado documento é guardado por uma organização enquanto possuir valor para a mesma.

Esse valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas:

Relacione as colunas 1 e 2 de acordo com os conceitos fundamentais de arquivos:

Coluna 1

1. Informação

2. Suporte

3. Documento

4. Sem correlação

Coluna 2

( ) Arquivos Gerais ou centrais.

( ) Qualquer informação registrada em suporte.

( ) Pode ser definida como ideia ou conhecimento.

( ) Meio no qual a informação é registrada.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Nas organizações, os documentos que estão em curso ou que são frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, e normalmente se encontram dentro da empresa e em locais de fácil acesso, são conhecidos como arquivo:

Assinale a alternativa que explica corretamente o conceito de ”formato” de um documento no que se refere à gestão de documentos.

Assinale a alternativa que compreende a classificação do material de consumo de um escritório.

Considere documento qualquer suporte que registre informações que servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato que é ou pode vir a ser história.

Identifique como verdadeiros ( V ) os itens que correspondem ao conceito de documento e como falsos ( F ) os que não correspondem.

( ) Carteira de identidade

( ) Camadas de terra escavadas pelos geólogos

( ) Jornais, revistas e periódicos

( ) Contratos privados

( ) Arquivos em mídia magnética

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

O ato de separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso é atribuição de qual setor?

A salva-guarda de documentos é uma atividade de extrema importância para as organizações e requer do secretário conhecimentos acerca da classificação dos arquivos quanto ao estágio de evolução, bem como os métodos de arquivamento.

Com relação à gestão de documentos, relacione a coluna da esquerda com a da direita.

(I) Método Alfabético.

(II) Arquivo Permanente.

(III) Arquivo Intermediário.

(IV) Arquivo Corrente.

(A) Abriga os documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo.

(B) Dispõe dos documentos que apresentam interesse e são objetos de consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados. São os arquivos temporários.

(C) Trata dos documentos que circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta.

(D) Permite consulta direta, sem necessidade de recorrer a um índice.

Assinale a alternativa que contém a associação correta.

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho.

Essas fases se constituem em:

“Os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” são considerados (Lei n.º 8159 da Presidência da República)

Ao se planejar a organização de um arquivo, devem ser observados os elementos constantes de um documento. Quando a data é considerada o elemento principal, o arquivo obedece à ordem

Alguns documentos devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. Esses documentos são denominados

O setor encarregado de recebimento e registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos denomina-se:

A Teoria das Três Idades é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três fases:

O instrumento onde se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo recebe o nome de Tabela de

Visando facilitar a consulta, as folhas de ponto dos quatro bolsistas do gabinete do Reitor foram arquivadas em pastas suspensas e organizadas pelo método alfabético. Seguindo as regras de alfabetação, a ordem correta das pastas é:

A Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT, através das NBR 9578 e NBR 10519, define critérios de avaliação de documentos e classifica os arquivos em três fases. São elas: