Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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“As tecnologias de informação trouxeram grandes mudanças às dinâmicas institucionais. Dentre elas destaca-se a utilização do correio eletrônico (do inglês electronic mail ou e-mail).”
(Diretrizes para a Gestão Arquivística de Correio Eletrônico Corporativo, 2012, p. 04. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicações_ textos/Correio_eletronico_completo_2.pdf.)
Referente ao correio eletrônico, assinale a alternativa INCORRETA.
“As atividades culturais que algumas instituições arquivísticas brasileiras já promovem têm sido principalmente palestras, debates, lançamento de obras e concursos.”
(Bellotto, 2007.)
São consideradas ações culturais e educativas nos arquivos de guarda permanente, EXCETO:
“Cabe portanto ao elaborador da descrição apreender, identificar, condensar e, sem distorções, apresentar todas as possibilidades de uso e aplicação da documentação por ele descrita.”
(Bellotto, 2007.)
De acordo com Bellotto, analise as afirmativas referentes à descrição de documentos.
I. A descrição de documentos ajuda na construção do plano de classificação e da tabela de temporalidade.
II. Os instrumentos de pesquisa são vitais para o processo historiográfico.
III. A destinação de documentos baseada na descrição garante a eficiência do serviço de arquivo.
IV. A descrição é uma tarefa típica dos arquivos de custódia.
Estão corretas apenas as afirmativas
“É a operação ao mesmo tempo intelectual e material: deve-se organizar os documentos uns em relação aos outros; as séries, umas em relação às outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar número de identificação aos documentos…”
(Bellotto, 2007.)
No trecho anterior a autora está tratando sobre que tipo de operação arquivística?
“A Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário constituem instrumentos de gestão documental que indicam a guarda permanente para os documentos previamente indicados com tal atributo ou a temporalidade mínima de guarda aplicável aos documentos produzidos por este Poder, na atuação judicial e administrativa.”
(Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, 2011.)
De acordo com a tabela de temporalidade de documentos do Poder Judiciário, assinale a alternativa INCORRETA.
“Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação.”
(Schellemberg, 2006.)
De acordo com a classificação de documentos, analise as afirmativas, marque V para as verdadeiras e F para as falsas.
( ) A classificação proporciona as bases para a preservação e a destruição seletiva dos documentos.
( ) A classificação por assunto é a mais recomendada para os órgãos públicos.
( ) Um dos objetivos da classificação é facilitar a localização dos documentos quando solicitados.
( ) Os esquemas de classificação devem ser periodicamente ajustados às necessidades da organização.
( ) Os documentos públicos devem ser ultraclassificados.
A sequência está correta em
“Os objetivos de documentos de arquivo de um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SGDA) são alcançados com o estabelecimento de sistemas de captura e controle de documentos de arquivo que sejam confiáveis, seguros, conformes, compreensivos e sistemáticos.”
(ABNT NBR ISO 30 3000, 2016, 04.)
De acordo com o exposto, analise as afirmativas a seguir.
I. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo seguros dão suporte à responsabilização e à gestão de riscos.
II. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo conformes asseguram a responsabilização, a boa governança e a gestão de riscos.
III. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo compreensivos facilitam a eficiência e a eficácia organizacionais.
IV. Os processos de produção e a gestão de documentos de arquivo sistematizados ajudam a dirigir a organização de forma eficiente e a minimizar os riscos.
Assinale a alternativa que apresenta a quantidade de afirmativa(s) correta(s).
“A política de gestão documental contribui para uma administração pública transparente e responsável, mas também tem uma finalidade social: o acesso à informação.”
(Bernardes, 2015.)
Acerca da gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.
Referente aos serviços de protocolo, analise as afirmativas a seguir.
I. Os servidores do protocolo devem indeferir os documentos redigidos em desacordo às normas de ortografia.
II. O protocolo não tem obrigação de encaminhar correspondências particulares de funcionários.
III. A autuação de processo se dará mediante despacho específico de autoridade competente.
IV. A abertura de volumes facilita no manuseio, por isso é aconselhável que um processo não ultrapasse 400 folhas.
Estão corretas apenas as afirmativas
“A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. (...) Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.”
De acordo com a afirmativa anterior, relacione adequadamente os tipos de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos aos seus respectivos conceitos.
1. Sistema de gestão arquivística de documentos.
2. Gerenciamento eletrônico de documentos.
3. Sistema de informação.
4. Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
5. Gestão arquivística de documentos.
( ) Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
( ) Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
A sequência está correta em
Acerca do ciclo vital dos documentos, analise as afirmativas, marque V para as verdadeiras e F para as falsas.
( ) A base da teoria das três idades encontra-se no ciclo vital dos documentos.
( ) A avaliação é uma atividade essencial do ciclo vital dos documentos.
( ) O ciclo vital dos documentos compreende três idades: produção, utilização e destinação.
( ) O tipo de tratamento e de guarda de um conjunto documental está relacionado ao seu ciclo de vida.
A sequência está correta em
Analise as afirmativas a seguir referentes à gestão de documentos.
I. A lei de arquivos trouxe uma uniformização da terminologia arquivística referente à gestão de documentos.
II. O domínio do conceito de gestão de documentos é imprescindível ao profissional de arquivo.
III. A produção, a utilização e a descrição correspondem às fases básicas da gestão de documentos.
IV. Os instrumentos de gestão de documentos garantem a preservação permanente dos documentos de valor imediato.
Estão corretas apenas as afirmativas
Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna.
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