Uma das funções arquivísticas fundamentais é a avaliação de documentos, prevista na Resolução no 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que trata da Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo, relativos às atividades-meio da administração pública. Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre a avaliação de documentos de arquivo, de acordo com a referida resolução. ( ) A avaliação de documentos define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. ( ) Na avaliação de documentos arquivísticos públicos não é recomendável a seleção por amostragem, pois esse processo não permite a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada época ou lugar. ( ) Nos documentos que possuem como destina­ção final a eliminação, a mudança de suporte é um processo que traz vantagens, como garantir a preservação de documentos originais passíveis de destruição pelo manuseio, bem como a segurança do acervo contra furto, incêndios, inundações; agilizar a recuperação das informações, bem como o seu intercâmbio. ( ) A avaliação de documentos arquivísticos públicos ocorrerá mediante aplicação da Tabela de Temporalidade de documentos, aprovada pela instituição arquivística na sua respectiva esfera de competência, contendo os conjuntos documentais da instituição, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final, além de campo para observações. Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

A gestão arquivística de documentos é essencial na sociedade contemporânea. Pautado pela literatura arquivística é correto afirmar: 1. Os documentos inativos que não adquiriram um valor secundário devem ser eliminados. 2. A fim de acelerar o tratamento dos documentos inativos, as próprias unidades administrativas eliminam esse tipo de documentos, pois basta conhecimento do valor primário, não havendo, portanto, a necessidade de aplicação de normas que só burocratizam o processo. 3. Uma boa organização dos arquivos correntes gera uma quantidade importante de vantagens, tais como o aumento da eliminação dos documentos na fonte e a diminuição do volume documental total. Contudo, não otimiza os procedimentos nos arquivos intermediários e permanentes. 4. Do conjunto dos documentos criados por uma organização no âmbito das suas atividades, alguns adquirem um valor de testemunho a partir da sua criação, outros, apenas quando atingem o estado de completa inatividade. Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

A captura, em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, é realizada por meio de algumas ações, entre elas:

Assinale a alternativa que contém exclusivamente classificações de documentos de arquivo por valor.

São objetivos da fase de avaliação de documentos: I. Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; II. Aumentar o índice de recuperação da informação; III. Conquistar espaço físico; IV. Reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos. São VERDADEIRAS

Indique, entre as afirmativas abaixo, a única INCORRETA no que se refere a técnicas e a procedimentos arquivísticos.

Documentos sobre as atividades-meio de uma entidade pública devem ser analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos gestores dos arquivos da administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela tabela de:

Assinale a alternativa que NÃO apresenta atividade de gestão de documentos.

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas: ____________________: operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos e instalações que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação pré-estabelecido. ____________________: atribuição de código do documento, após análise, de acordo com o assunto nele contido. ____________________: análise da documentação de arquivo, com vistas a estabelecer sua destinação de acordo com seus valores administrativo, probatório, informativo ou histórico. ____________________: instrumento de destinação de documentos, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, descarte e reprodução de documentos.

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.

Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I fazendo a correspondência de cada um dos elementos de sua estrutura básica com a respectiva diretriz para a correta utilização do instrumento. 

        COLUNA I 

1. Destinação final.

2. Observações.

. Assuntos.

4. Prazo. 

           COLUNA II 

( ) Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição.

( ) Refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos, preferencialmente, expresso em anos, nas fases corrente e intermediária.

( ) Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação e a guarda permanente.

( ) Neste campo são registradas informações complementares e justificativas necessárias à correta aplicação da tabela.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA. 

Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I fazendo a correspondência dos conceitos com as suas respectivas definições.

COLUNA I

1. Produção de documentos.

2. Gestão de documentos.

3. Avaliação e destinação de documentos.

4. Utilização de documentos.

COLUNA II

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

( ) Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, atividades essas que requerem apoio administrativo da instituição.

( ) Consiste na análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, estabelecendo seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

Analise as afirmativas abaixo sobre os arquivos permanentes. Assinale com (V) as verdadeiras e com (F) as falsas.

( ) Os documentos de arquivos permanentes perderam seu valor administrativo e são guardados pelo seu valor histórico.

( ) Os documentos de arquivos permanentes são passíveis de eliminação, desde que extrapolados os prazos da tabela de temporalidade.

( ) O empréstimo de documentos de arquivos permanentes, inclusive para órgãos e usuários externos, é um procedimento habitual.

A sequência correta é

Analise as afirmativas abaixo sobre as tabelas de temporalidade. Assinale (V) para as verdadeiras e (F) para as falsas.

( ) A tabela de temporalidade deve ser utilizada sem distinção em arquivos com documentos de todas as idades.

( ) A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar-se nas atividades desempenhadas pelo respectivo órgão.

( ) Cumpridos os prazos previstos na tabela de temporalidade, os documentos devem ser transferidos ao arquivo central.

A sequência correta é

“Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais de arquivo, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem.”

Os elementos que devem constituir os manuais de arquivo, segundo Paes (1991), são

Considerando-se a necessidade de se resguardarem os direitos patrimoniais, serão preservados os seguintes conjuntos documentais, relativos a material e patrimônio:

São rotinas típicas dos setores que possuem arquivos correntes:

A estrutura básica da tabela de temporalidade, enquanto instrumento arquivístico, deve necessariamente conter

O Plano de Destinação de Documentos é o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrência da avaliação, se encaminhem os documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução. O mais importante desses instrumentos que apresenta a identificação dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinação para eliminação ou guarda permanente é o (a):

Notas de compra e extratos bancários são exemplos de documentos

Enquanto assegurarem direitos (a instituições e pessoas), os documentos não podem ser