São objetivos da fase de avaliação de documentos: I. Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; II. Aumentar o índice de recuperação da informação; III. Conquistar espaço físico; IV. Reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos. São VERDADEIRAS

Indique, entre as afirmativas abaixo, a única INCORRETA no que se refere a técnicas e a procedimentos arquivísticos.

Documentos sobre as atividades-meio de uma entidade pública devem ser analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos gestores dos arquivos da administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela tabela de:

Assinale a alternativa que NÃO apresenta atividade de gestão de documentos.

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas: ____________________: operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos e instalações que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação pré-estabelecido. ____________________: atribuição de código do documento, após análise, de acordo com o assunto nele contido. ____________________: análise da documentação de arquivo, com vistas a estabelecer sua destinação de acordo com seus valores administrativo, probatório, informativo ou histórico. ____________________: instrumento de destinação de documentos, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, descarte e reprodução de documentos.

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.

Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I fazendo a correspondência de cada um dos elementos de sua estrutura básica com a respectiva diretriz para a correta utilização do instrumento. 

        COLUNA I 

1. Destinação final.

2. Observações.

. Assuntos.

4. Prazo. 

           COLUNA II 

( ) Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição.

( ) Refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos, preferencialmente, expresso em anos, nas fases corrente e intermediária.

( ) Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação e a guarda permanente.

( ) Neste campo são registradas informações complementares e justificativas necessárias à correta aplicação da tabela.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA. 

Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I fazendo a correspondência dos conceitos com as suas respectivas definições.

COLUNA I

1. Produção de documentos.

2. Gestão de documentos.

3. Avaliação e destinação de documentos.

4. Utilização de documentos.

COLUNA II

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

( ) Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, atividades essas que requerem apoio administrativo da instituição.

( ) Consiste na análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, estabelecendo seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

Analise as afirmativas abaixo sobre os arquivos permanentes. Assinale com (V) as verdadeiras e com (F) as falsas.

( ) Os documentos de arquivos permanentes perderam seu valor administrativo e são guardados pelo seu valor histórico.

( ) Os documentos de arquivos permanentes são passíveis de eliminação, desde que extrapolados os prazos da tabela de temporalidade.

( ) O empréstimo de documentos de arquivos permanentes, inclusive para órgãos e usuários externos, é um procedimento habitual.

A sequência correta é

Analise as afirmativas abaixo sobre as tabelas de temporalidade. Assinale (V) para as verdadeiras e (F) para as falsas.

( ) A tabela de temporalidade deve ser utilizada sem distinção em arquivos com documentos de todas as idades.

( ) A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar-se nas atividades desempenhadas pelo respectivo órgão.

( ) Cumpridos os prazos previstos na tabela de temporalidade, os documentos devem ser transferidos ao arquivo central.

A sequência correta é

“Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais de arquivo, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem.”

Os elementos que devem constituir os manuais de arquivo, segundo Paes (1991), são

Considerando-se a necessidade de se resguardarem os direitos patrimoniais, serão preservados os seguintes conjuntos documentais, relativos a material e patrimônio:

São rotinas típicas dos setores que possuem arquivos correntes:

A estrutura básica da tabela de temporalidade, enquanto instrumento arquivístico, deve necessariamente conter

O Plano de Destinação de Documentos é o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrência da avaliação, se encaminhem os documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução. O mais importante desses instrumentos que apresenta a identificação dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinação para eliminação ou guarda permanente é o (a):

Notas de compra e extratos bancários são exemplos de documentos

Enquanto assegurarem direitos (a instituições e pessoas), os documentos não podem ser 

O estatuto de uma empresa é documento de valor

Para estabelecer o destino final dos documentos, aplica-se a chamada

De acordo com a legislação vigente, a constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é:

A respeito da fase corrente avalie as afirmativas a seguir:

I. Pode realizar a transferência de documentos ao arquivo intermediário após a diminuição do valor mediato.

II. Nesta fase é realizada a atividade de descrição e publicação de instrumentos de pesquisa para atender às necessidades dos usuários internos e externos à organização.

III. É potencializado nesta fase o valor imediato dos documentos.

Marque a alternativa correta.