Analise as afirmativas a seguir sobre as funções arquivísticas e marque a opção CORRETA.

De acordo com o Glossary of Archivaland Records Terminology (2016), o processo de analisar, organizar e recordar detalhes sobre os elementos formais de um fundo de arquivo ou coleção, tais como, criador, títulos, datas, âmbito e conteúdo, para facilitar a compreensão e identificação, diz respeito a qual função arquivística?

Sobre planejamento e organização de arquivos, leia as seguintes questões abaixo e marque a opção que corresponde às alternativas corretas.

I. É o relatório do diagnóstico que permitirá conhecer a situação da instituição em todos os aspectos relacionados à gestão da informação arquivística.

II. As funções da arquivologia compreendem somente a avaliação, aquisição, classificação, descrição, difusão e acesso.

III. O diagnóstico documental contempla as quantidades dos documentos; as características diplomáticas; os conteúdos informacionais; as unidades físicas de arquivamento; a existência e o modo de uso de tecnologias da informação; entre outros, ou seja, o diagnóstico faz um panorama geral ou específico de uma instituição.

IV. Ao final da elaboração do diagnóstico, o resultado obtido é o reflexo das inter-relações internas e externas da instituição, desde o seu histórico, objetivos, funções e atividades, no entanto, não apresenta a relação documental entre os documentos produzidos pela instituição.

Conforme Paes (2006), o planejamento e a organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de quatro etapas de trabalho. Para a realização dessas etapas (fases), a autora sugere uma ordem para elas, pois uma é sequencial à outra. Assinale a opção que corresponde exatamente a essa ordem.

A fase seguinte ao levantamento, de acordo com Paes (2006), compreende a análise dos dados, a qual resulta em um relatório, mais conhecido como diagnóstico. Nesse relatório são dispostos os dados coletados e a análise deles, de forma a informar à instituição como se encontra seu acervo (produção de documentos, estado de conservação, entre outros) e o que pode ser melhorado, portanto, no diagnóstico são relatados a situação do acervo e, possíveis, melhorias dele, de forma a otimizá-lo. Nesse sentido, marque a alternativa que melhor define o conceito de diagnóstico.

Durante o planejamento e organização de arquivos, para que se obtenha um resultado o mais fiel possível à realidade da instituição na fase de levantamento (PAES, 2006), é necessário que nessa fase se faça uso de instrumentos e técnicas de coleta de dados amparados pela metodologia científica, as quais são defendidas pelo autor Lopes (2013). O uso dessas ferramentas metodológicas deixa o trabalho do arquivista de forma mais fundamentada, ou seja, o trabalho não será feito empiricamente. Portanto, pode-se considerar como instrumentos e técnicas a seguinte opção.

O texto abaixo diz respeito a qual função arquivística:

O processo de capturar, cotejar, analisar, controlar, trocar e fornecer acesso à informação sobre: (1) a origem, contexto e proveniência de diferentes conjuntos de documentos, (2) seu arquivamento, (3) sua forma e conteúdo, (4) sua relação com outros documentos e, (5) as maneiras como eles podem ser encontrados e utilizados (MILLER, 1990, p.66).

A gestão documental é uma atividade de grande importância para as organizações, pois tem um poder de atuar desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o Auxiliar em Administração, ao exercer suas atividades, tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos, no âmbito do Instituto Federal do Piauí. Levando em consideração esse contexto, assinale a afirmativa INCORRETA.

Aquisição é uma função que inclui as atividades dos processos de compra, doação e permuta de documentos. Essa função exige inúmeras tomadas de decisão, que são, exceto:

O conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para a elaboração de instrumentos de pesquisa é denominado de:

De acordo com o Decreto nº 82.590 de 06 de novembro de 1978 que regulamenta a profissão de Arquivista, são atribuições deste profissional, EXCETO:

O acesso aos arquivos é hoje um direito democrático de todos os cidadãos, para além de ser uma exigência da investigação, por isso o conhecimento sobre eles é de fundamental importância. Sobre a organização dos arquivos todas as afirmações abaixo estão corretas, EXCETO.

De acordo com o art. 1º do Decreto Federal nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, “ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal”. No art. 3º, do mesmo decreto, são especificados os órgãos que integram o SIGA.
Mediante o disposto no art. 3º, do decreto em questão, é CORRETO concluir que o Ministério da Educação (MEC) e a Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) integram o SIGA

Leia o texto abaixo.

“Órgãos e entidades devem definir uma política de gestão arquivística de documentos que tenha por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar suas funções e atividades. Essa política é iniciada com uma declaração oficial de intenções que especifica, de forma resumida, como será realizada a gestão no órgão ou entidade. A declaração pode incluir as linhas gerais do programa de gestão, bem como os procedimentos necessários para que essas intenções sejam alcançadas. Deve também ser comunicada e implementada em todos os níveis dos órgãos e entidades. No entanto, a declaração por si só não garante uma boa gestão arquivística de documentos. Para a política ser bem-sucedida, são fundamentais o apoio da direção superior e a alocação dos recursos necessários para sua implementação. Além disso, é necessária a formação de um grupo de trabalho ligado aos níveis mais altos da hierarquia do órgão ou entidade, com a designação de um responsável pelo cumprimento da política e pela implementação do programa de gestão arquivística.”

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (BRASIL). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. 1.1. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 19.

Considerando a definição de política arquivística, a designação de responsabilidades, o planejamento do programa de gestão e a implantação do programa de gestão, analise as afirmativas a seguir.

I. A política de gestão arquivística de documentos deve ser formulada com base na análise do perfil institucional, isto é, de seu contexto jurídico-administrativo, estrutura organizacional, missão, competências, funções e atividades.

II. A política de gestão arquivística de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas no programa de gestão.

III. Os profissionais de arquivo são os responsáveis pelo planejamento e implantação do programa de gestão arquivística, assim como pela avaliação e controle dos trabalhos executados no âmbito do programa.

Em relação a essas afirmativas, estão CORRETA

Assinale a alternativa correta.

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. E sigilosos são os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que podem circular, são classificados em graus de sigilo e suas correspondentes categorias. Considere as seguintes definições, quanto à classificação em graus de sigilo.

I. Aqueles assuntos da política governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e militares, planos de guerra; descoberta e experiências científicas de valor excepcional; informações sobre política estrangeira de alto nível, que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas a seu estudo ou manuseio.

II. São aqueles cujos assuntos, embora não requeiram alto grau de segurança, ao serem conhecidos por pessoa não autorizada, podem gerar prejuízo a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São aqueles referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes.

III. São aqueles assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execução, cartas, fotografias aéreas e negativos que indicam instalações importantes.

Essas definições correspondem, respectivamente, a documentos:

Em seu livro, Arquivística: visibilidade profissional: formação, associativismo e mercado de trabalho, Souza (2011, p. 59) relata que:
“[...] o reconhecimento da profissão de arquivista no Brasil chegou em 1978, mediante a Lei Nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que regulamenta a profissão.”
De acordo com a Lei Federal Nº 6.546/1978, são atribuições do arquivista, EXCETO:

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, está empreendendo uma campanha de conscientização e sensibilização junto aos prefeitos, e presidentes de câmaras municipais para a criação de arquivos públicos municipais. Esta campanha, denominada Campanha de Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais, tem como objetivo principal informar e sensibilizar as autoridades públicas municipais e também os cidadãos acerca da importância dos arquivos públicos para:

I. A boa governança, construção da memória e preservação da identidade histórica e cultural da comunidade local.

II. Estimular a implementação de programas de gestão de documentos e informações públicas no âmbito das prefeituras e das câmaras de vereadores, com a finalidade de apoiar os municípios brasileiros a tornar a administração pública municipal mais transparente e eficaz, garantindo, dessa forma, o direito de acesso às informações e servindo como instrumento para o exercício pleno da cidadania.

III.Que as administrações municipais garantam o acesso à informação, o controle das finanças públicas e a transparência administrativa, beneficiando diretamente, nesse processo, os municípios e seus cidadãos.

Estão corretas as afirmativas

Qual órgão, vinculado ao Arquivo Nacional, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como, exercer orientação normativa visando à gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo?

A Portaria Normativa MPOG nº 4/2016 da Secretaria de Gestão de Pessoas e Relações do Trabalho no Serviço Público teve o objetivo de criar: