A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Nessa atividade é realizado o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. Além disso, é analisado o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais frequentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação, etc. Essa atividade é conhecida como:

A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, conforme legislação que regula o acesso, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do estado, pode ser classificada como ultrassecreta, secreta e reservada.

Qual o prazo máximo de restrição de acesso à informação classificada como secreta?

Quando não é possível conceder ao usuário o acesso imediato à informação disponível nos arquivos, quanto tempo a Lei nº 12.527 de 2011 (Lei de Acesso à Informação) prevê no seu texto para que o órgão ou entidade forneça a informação que foi solicitada?

A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso, à preservação e à difusão dos acervos arquivísticos. Assim, é correto afirmar:

1. A adoção de um processo de digitalização implica no conhecimento não só dos princípios da arquivologia, mas também no cumprimento das atividades inerentes ao processo, quais sejam a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos representantes digitais.

2. Importante destacar que as ações de digitalização devem ser realizadas em detrimento das ações de conservação convencional dos acervos custodiados por instituições arquivísticas, por serem inalienáveis e imprescritíveis.

3. A digitalização revolucionou a solução dos problemas com os documentos de arquivo. Com ela tornou-se possível recuperar a informação, sendo dispensável o tratamento arquivístico como a avaliação, a higienização e a descrição documental.

4. O uso de roupas de cores fortes deve ser evitado no local onde é realizada a operação de captura digital.

5. Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens documentais isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou necessidade de incremento de sua segurança, sem entretanto descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

A preservação é considerada uma função arquivística, por isso, uma política de preservação deve contemplar os documentos do arquivo, nos seus mais variados suportes. Sobre a preservação de documentos em diferentes suportes, é CORRETO afirmar:

De acordo com Santos; Innarelli e Souza (Orgs., 2007), as funções arquivísticas são desempenhadas pelo arquivista, em decorrência de seu exercício profissional. Sobre as funções arquivísticas, é CORRETO afirmar:

Quando um instrumento de pesquisa incorpora as possibilidades que a internet apresenta, entre as quais a de aderir a padrões compartilhados e promover a existência de comunidades virtuais, deve ser chamado, de acordo com Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva, de

Segundo os Princípios de acesso aos arquivos, adotados pelo Conselho Internacional de Arquivos em 2012,

Muito utilizado nas políticas públicas de arquivo, o mecanismo pelo qual determinados órgãos da administração, desprovidos de autonomia para impor normas e procedimentos a entidades que não estão subordinadas a eles, é conhecido como

Em relação às funções arquivísticas, considere as afirmativas a seguir.

I→ A avaliação dos documentos refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão.

II→ A aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo.

III→ Classificação é a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.

IV→ A descrição torna os documentos acessíveis e promove sua consulta mediante publicações, exposições, conferências, serviços educativos e outras atividades.

Está(ão) correta(s)

A normalização da gestão documental tem como foco garantir o desenvolvimento de um processo organizado e eficiente que controle a produção, a utilização e a eliminação da informação como prova das atividades de determinada instituição. A primeira destas normas internacionais, que assume por completo a cultura da qualidade total, tem origem em estudos da norma australiana AS 4390:1996 e foi publicada em 2001, com diretrizes básicas de boas práticas de gestão documental, que constituíram um dos fundamentos para a construção da norma E-ARQ Brasil.

A norma de gestão integral dos sistemas de arquivos, dos arquivos e dos documentos de arquivos referida é a

Recentemente, estudiosos, pensadores e profissionais têm discutido princípios da ciência arquivística que, por muito tempo, foram considerados inexoráveis para o estudo e a prática dos arquivos. Sob esta perspectiva, considere as afirmativas a seguir.

I→ O modelo arquivístico vigente não se encaixa aos organismos vivos que são os arquivos hoje. A problemática reside em refinar a informação baseada na proveniência geral, sem obscurecer a conexão documento-atividade.

II→ O arquivista atua como mediador entre documento e usuário, devendo, para tanto, possuir formação sólida em áreas como história, idiomas e diplomática, que lhe permitam ler e compreender os documentos, dominando uma série de detalhes técnicos por meio de extensos esforços práticos.

III→ Os processos de avaliação constituem um elemento vital do contexto em que os arquivos históricos são formados. Guiados pelos valores de sua sociedade, os arquivistas acham-se implicados na formação dos arquivos que sua época legará ao futuro.

Em consonância com as correntes atuais do pensamento arquivístico, está(ão) correta(s)

As funções arquivísticas são, comumente, enumeradas em sete. De acordo com essa visão, assinale a alternativa que contém somente funções arquivísticas.

Leia o texto a seguir e marque a alternativa correta.

A Unidade do Arquivo Público do Estado, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, é a responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos, a que se refere o artigo 2º, inciso II do Decreto nº 58.052/2012, e deverá propor normas, procedimentos e requisitos técnicos complementares, visando o tratamento da informação. Integram a política estadual de arquivos e gestão de documentos:

I. os serviços de protocolo e arquivo dos órgãos e entidades;

II. as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, a que se refere o artigo 11 deste decreto;

III. o Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc;

IV. os Serviços de Informações ao Cidadão – SIC;

V. o Sistema Estadual de Controladoria - SEC.