Na atualidade, os profissionais de secretaria precisam ter e demonstrar qualidades pessoais, o que pode fazer a diferença no mercado de trabalho.

Entre as “qualidades pessoais”, temos: discrição, espírito de decisão, espírito de iniciativa, espírito de cooperação, interesse, dinamismo, pontualidade, segurança, sinceridade, ordem e método, inteligência, esmero, entre outras.

Sobre as informações enunciadas, marque a afirmação incorreta.

A qualidade do serviço de atendimento ao público, no contexto da realidade brasileira, tanto no âmbito estatal quanto no da iniciativa privada, apresenta- se como um desafio institucional que parece exigir transformações urgentes.

Sobre “Atendimento ao público”, analise as proposições seguintes:

I. É importante o bom desempenho do(a) assistente de secretaria no atendimento ao público para a instituição e do cliente.

II. Prestar um bom serviço ao cidadão que procura uma instituição em busca de informação é tarefa muito importante, porque satisfaz o cliente e a instituição.

III. É dever do(a) assistente de secretaria no momento do atendimento ao público, prestar ao cidadão um atendimento de alto padrão de qualidade, eficiência e rapidez.

IV. O(a) assistente de secretaria, no momento do atendimento ao público, deve utilizar os recursos (materiais, humanos, informatizados, etc.) necessários para um trabalho primoroso, procurando agilizar o atendimento de forma que agrade o cliente.

Estão corretas:

Marque o que não faz parte das atribuições do profissional “Assistente de Secretaria”.

A importância dos arquivos cresceu bastante na medida em que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e culturais da humanidade. O crescimento trouxe a imposição de se organizar os arquivos de forma a torná-los em condições técnicas e rápidas de uso.

Marque o que se pode associar com propriedade técnica à expressão “Índice Onomástico”.

Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). O GED visa a gerir o ciclo de vida das informações desde a sua criação até ao seu arquivo, de forma bastante versátil.

No desenvolvimento de projetos de GED, visa-se a implementar sistemas de informação eficazes para proceder à gestão eletrônica de informação textual e imagens contidas, reduzir o tempo gasto em atividades diárias de produção, localização e distribuição documental, assegurar as informações registradas preservando os documentos, dinamizar e democratizar o acesso e racionalizar a ocupação espacial de grandes massas documentais suportadas em papel.

_{(Saber Digital: Revista Eletrônica do CESVA, Valença, v. 1, 2008.)}

Os fatores enunciados favoreceram o uso da tecnologia na gestão:

O e-mail é o meio de comunicação mais utilizado nas empresas, na atualidade. Por meio dele são transmitidas informações para clientes internos e externos. Quando a informação dirigir-se a um cliente externo, o email deve ser bem redigido, procurando manter a formalidade e a elegância da mensagem.

_{(GOLD, Miriam. Redação Empresarial. Editora Pearson. Companion Website (C.B) 4ªed. São Paulo.)}

Marque a afirmação incorreta.

Sobre “Coleta e assinatura de documentos”, marque a afirmação incorreta.

Dentro de uma empresa, uma das principais qualidades desejáveis do(a) Secretário(a) é sua capacidade de relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas, visitantes.

_{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Ática. São Paulo.)}

Analise as proposições seguintes:

I. O contato diário exercido pela profissão leva muitas vezes a que um Profissional de Secretariado tenha um profundo conhecimento do chefe e da empresa, daí por que, recomenda-se sempre absoluto sigilo, evitando-se qualquer discussão (na empresa ou fora dela) sobre o que se sabe de ambos. → Discrição.

II. Essa qualidade não pode ser entendida com "aventura", mas como a procura coerente e inovadora de novas formas de realizar o trabalho, implicando sempre espírito de responsabilidade, o que prova a autoconfiança. → Espírito de Iniciativa.

III. Quando o(a) Secretário(a) se dá chance para as oportunidades, logo as forças criadoras surgirão. Às vezes, o risco é grande, mas é infinitamente mais grave que alguém se mantenha parado, inerte, apático, sem iniciativa, por comodismo. → Dinamismo.

IV. Para um “Profissional de Secretariado” é tão importante demonstrar as habilidades que remetem à organização, expressas por atitudes de inteligência, o que permite a coordenação de serviços de forma rápida e eficiente. É preciso planificar, conhecer e respeitar o programa de ação, ter um bom ritmo e concluir o que se tem pretende realizar no cumprimento de metas. → Ordem e método.

V. Para um “Profissional de Secretariado” esta habilidade estabelece direta relação de sentido com perfeição e primor em tudo que executa e na maneira como se expressa. O interesse e a responsabilidade atuam fortemente quando alguém lhe pede para realizar uma tarefa e esta é executada em tempo hábil. → Memória.

Marque SOMENTE as qualidades pessoais do “Profissional de Secretariado” que estão corretamente expressas em relação à indicação feita no final de cada uma delas.

Do “Profissional de Secretariado”, modernamente, exigem-se não só conhecimentos econômico-financeiros, como também de comportamento interpessoal e compreensão das pessoas com quem se relaciona. Para bem compreender as pessoas, é necessário colocarse dentro do mundo psicológico delas. _{(WILLIAMS, Michael R. Relações Humanas. Editora Atlas.)}

Sobre o contexto do enunciado, marque a informação incorreta.

O ato de comunicação. Em todo processo de comunicação intervém necessariamente um conjunto de elementos / fatores: um emissor ou pessoa que perante um estímulo codifica, elabora e transmite para outra - o receptor - uma informação ou mensagem sobre o mundo ou sobre si mesmo, dentro de um referente ou contexto. Para transmitir essa mensagem, o emissor emprega um conjunto de signos, que se combinam de acordo com regras -código ou língua. Seu meio de difusão é um meio físico - o canal. Exemplo: o ar, no caso das ondas sonoras; o papel, no caso do texto impresso.

_{(LIMA, Sílvia Ferreira. Comunicação e Expressão através de textos. Editora Biblioteca.)}

Analise as afirmações sobre “comunicação de ordens”, durante o desenvolvimento das ações profissionais do(a) secretário(a) executivo(a).

I. A eficácia de uma comunicação de ordens depende da capacidade persuasiva do emissor da mensagem, devendo ele ser preciso no que quer comunicar.

II. A indecisão e a insegurança criam conflitos de confiança no receptor da mensagem.

III. É necessário considerar a capacidade do receptor, sua disponibilidade de tempo e de capacidade de ação.

IV. O comunicado, oral ou escrito, deve conter expressões simples, frases curtas, pensamentos bem concatenados (apresentar o conteúdo do discurso em sequência lógica).

Estão corretas:

O trabalho de uma “Secretária executiva” torna-se mais agradável e simples se ela demonstra habilidades técnicas, humanas e gerenciais no desenvolvimento de suas tarefas. Com base no enunciado, marque a afirmação incorreta.

Organização do trabalho da Secretária. Há algumas técnicas de organização do trabalho que têm proporcionado vantagens enormes aos administradores, as quais têm ajudado muito no desempenho profissional da secretária. (...)

A organização do trabalho também compreende o conhecimento dos propósitos da organização, de suas dependências, de seu modo de produzir, das técnicas que emprega.

_{(FARIA, Nivaldo Maranhão. Organização do trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Em geral, as empresas esperam de suas secretárias:

I. Consciência de seus deveres e envolvimento no processo de produção da empresa.

II. Dedicação ao trabalho, com noção da divisão do trabalho estabelecido na empresa, sabendo reconhecer a autoridade competente.

III. Equilíbrio emocional para bem desempenharem tarefas.

IV. Que elas sejam dignas de confiança e que saibam delegar tarefas quando necessário.

V. Que saibam resolver conflitos entre colegas de trabalho e que sejam capazes de trabalhar em grupo.

Estão corretas:

Ao(à) secretário(a) foi incumbida a missão de digitalizar documentos importantes, guardá-los em um CD e distribuir cópias para todo os gerentes da empresa. Utilizando a tecnologia da informação, a primeira etapa pode ser feita com um(a):

São atribuições do Secretário, além das atividades próprias de membro da Diretoria, dirigir e acompanharas atividades da Gerência e de todos os funcionários, exceto:

A profissão de secretariado executivo, como modelo formalmente constituído, é relativamente recente. Analise os itens e marque C (CERTO) ou E (ERRADO).
(  ) o trabalho do(a) secretário(a) executivo(a) não gera resultados mensuráveis.
(  ) As tarefas e responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a) são as mesmas de um(a) recepcionista. 
(  ) Controlar a entrada e saída de visitantes e equipamentos é a tarefa principal e de maior responsabilidade de um(a) secretário(a) executivo(a). 
(  ) A organização e manutenção dos arquivos é, usualmente, uma das responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a).
Após o julgamento, pode-se afirmar que:

As funções do(a) secretário(a) não se resumem ao perfeito desempenho de suas tarefas, já que sua posição proporciona-lhe certa liderança, através da qual deverá conquistar, mediante esforço de participação, simpatia e cordialidade, a cooperação espontânea do grupo. 
A respeito das relações de mando da secretária, assinale a alternativa INCORRETA, conforme Sonia Hernandes (2009).  

Uma secretária executiva deverá ajudar na organização de um painel que será realizado no auditório de uma reitoria.
Assinale a alternativa que apresenta a melhor definição para painel.

O profissional de Secretariado Executivo desempenha um papel estratégico e fundamental na busca por resultados satisfatórios de uma organização, responsabilizando-se em coletar dados, planejar, controlar, organizar, gerir, desenvolver, liderar e atender com excelência. No que diz respeito às técnicas de atendimento pessoal e telefônico, marque a alternativa CORRETA:

Ao anotar um recado, é importante solicitar

Avalie as afirmativas a seguir, que dizem respeito à evolução da profissão de Secretariado Executivo:


I. Na década de 70, a profissão de Secretariado Executivo ainda era considerada como função.


II. Na década de 80, o profissional de Secretariado Executivo passa a atuar como agente de mudanças nas organizações.


III. Na década de 90, as exigências pela qualificação do profissional de Secretariado Executivo começam a se intensificar.


IV. No século XXI o profissional de Secretariado Executivo compreende a necessidade de aprimorar conhecimentos e de ter visão holística.


Está(ão) CORRETA(S):