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I. Ao organizar os documentos pelo nome dos estudantes, foi utilizado o método de arquivamento alfabético.
II. Os documentos mais recentes e, ainda, utilizados frequentemente, como fichas de matrícula do ano letivo em andamento, são classificados como arquivos correntes.
III. O melhor método a ser utilizado é o geográfico, considerando o bairro onde os alunos residem, facilitando, assim, a locali zação em qualquer sistema de arquivamento.
IV. Boletins antigos, históricos escolares e certificados devem ser preservados por seu valor legal e histórico; dessa forma, foram classificados como arquivos permanentes.
Está correto o que se afirma apenas em
() É utilizado quando a mensagem precisa ser enviada para mais de um setor ao mesmo tempo e, através desse formato, não é possível tratar um tema específico para determinado setor, uma vez que se caracteriza por possuir várias cópias.
() Apesar de ser um documento oficial, o memorando externo costuma dispensar elementos como número, assinatura e vocativo, já que o seu foco principal é apenas transmitir uma mensagem.
() É empregado para repassar ordens, avisos ou solicitar algum tipo de demanda que se estende a filiais, escritórios ou departamentos, apresentando informações concisas, diretas e coesas.
A sequência está correta em
I. Deve apresentar clareza, objetividade e, por ser um documento formal, deve ser escrita conforme a norma-padrão, com uma linguagem simples, a fim de evitar desentendimentos ou distorções na comunicação.
II. Pode ser utilizada em diversas finalidades no contexto organizacional, como fazer reclamações, apresentar uma vaga de trabalho ou oficializar o pedido de demissão solicitado por um colaborador.
III. Deve ser escrita à mão para demonstrar maior pessoalidade e atenção ao destinatário, sem a obrigatoriedade de uma estruturação com cabeçalho, identificação e assinatura, com a finalidade de causar boa impressão.
Está correto o que se afirma em
( ) Encaminhar os documentos.
( ) Abrir os documentos.
( ) Identificar os documentos.
( ) Conferir os documentos e as relações de remessa.
( ) Receber, recusar ou devolver os documentos.
A sequência está correta em
() Maria Luisa Vasconcelos.
() Heitor Villa-Lobos.
() Otávio Moreira Filho.
() Luciano Santo Cristo.
Considerando as regras de alfabetação que devem ser observadas ao ordenar documentos de arquivo, indique a ordem correta que preenche as lacunas anteriores.
(ARQUIVO NACIONAL. Brasil. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. p. 26.)
Visando à melhor organização e acesso aos documentos, são utilizados os métodos de arquivamento, que se dividem em dois grandes sistemas; assinale-os.