autor do documento físico.

título atribuído ao documento.

hash da imagem.

tipo documental. 

identificador do documento digital.

compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais orientar tecnicamente as Secretarias Municipais no processo de elaboração e revisão das Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como validá-las.

os editais de eliminação publicados por uma Secretaria Municipal só poderão ser aplicados por outras Secretarias Municipais a documentos que constem do referido edital, se aprovado por Comissão Setorial de Avaliação específica.

a homologação dos lotes de eliminação oficial de documentos por Secretarias Municipais, sociedades de economia mista, empresas públicas, autarquias e fundações deverá ser formalizada por meio de procedimento administrativo próprio.

o acompanhamento dos trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos de documentos na sua área de atuação compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais.

a publicação de edital de ciência de eliminação de documentos no Diário Oficial do Município deverá ocorrer com 60 (sessenta) dias de antecedência da destruição dos documentos.

a Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei.

os arquivos privados de interesse público e social poderão ser alienados ou transferidos para o exterior.

se consideram arquivos pessoais os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

o acesso aos documentos de arquivos privados de interesse público e social não poderá ser franqueado ao público quando estiver sob a custódia de seu proprietário ou possuidor.

os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título irrevogável, ou vendidos a instituições arquivísticas públicas.

os documentos digitalizados não poderão ser preservados em serviços de armazenamento ou em sistemas informatizados contratados de terceiros.

os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado.

os documentos digitalizados deverão assegurar a proteção da integridade dos documentos físicos contra a destruição não autorizada.

o operador da digitalização não poderá ser o possuidor do documento físico.

a digitalização de documentos será precedida da descrição dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade de documentos da administração municipal.

A substituição dos documentos físicos por versões digitais, sem necessidade de critérios de temporalidade.

A eliminação de documentos apenas quando houver necessidade de espaço físico nos arquivos municipais.

A avaliação documental baseada na relevância administrativa, jurídica e histórica dos documentos.

A decisão exclusiva do gestor do órgão, sem necessidade de consulta a normas ou regulamentos.

A eliminação automática de documentos após 5 (cinco) anos, independentemente de seu valor informativo.

desde abril de 2012, integra a Secretaria Municipal de Governo, após ter passado pela Diretoria de Gestão de Informação e Documentos, bem como pelo Setor de Atendimento ao Cidadão. 

o serviço de arquivo como esfera institucionalizada de atividade existe na Prefeitura Municipal de Campinas desde 1960, a partir da criação da Repartição de Estatística, Divulgação e Arquivo.

dispõe de instrumentos de pesquisa digitais, sendo o principal deles a base de dados online denominada Portal Arq-Camp, que facilita a consulta presencial, permitindo acesso a referências de documentos e suas cópias digitais.

é responsável pela orientação técnica e pela avaliação de documentos de arquivos correntes e intermediários das entidades da Administração Direta e da Indireta do Município de Campinas.

tem como missão preservar, garantir o acesso e divulgar o patrimônio arquivístico do município, bem como auxiliar a gestão de documentos da Administração Municipal em todas as suas fases de uso e destinação.

documentos de arquivo e de museu são interdependentes, enquanto os de biblioteca são autônomos.

documentos de arquivo e de museu têm caráter necessário, enquanto os de biblioteca têm caráter contingente.

arquivos e bibliotecas têm funções primárias administrativas e técnicas, enquanto as funções primárias dos museus são educacionais, científicas e culturais.

documentos de arquivo nascem com estatuto documental congênito, enquanto documentos de biblioteca e de museu nascem com estatuto documental atribuído.

a constituição dos acervos das três instituições de custódia é a mesma: compra, doação ou permuta de fontes múltiplas.

contencioso arquivístico.

jurisdição arquivística.

patrimônio arquivístico. 

arquivo supranacional. 

sucessão arquivística.

ausência de necessidade de formatos padronizados, pois a tecnologia moderna permite abrir qualquer tipo de arquivo.

abundância de espaço para armazenamento, que impede a preservação digital adequada.

fragilidade do suporte e pela obsolescência tecnológica, características próprias da informática.

redução progressiva da necessidade de backups, devido à confiabilidade dos sistemas modernos.

autenticação de documentos, para garantir sua autenticidade independentemente do meio em que estejam armazenados.

confiar nas cópias impressas dos documentos eletrônicos para assegurar sua validade no longo prazo.

armazená-los exclusivamente em formatos proprietários para garantir melhor compatibilidade com softwares específicos.

permitir edições ilimitadas nos documentos eletrônicos para facilitar sua atualização conforme necessário. 

manter os documentos eletrônicos em servidores públicos sem necessidade de controle para garantir acesso irrestrito. 

utilizar metadados padronizados e procedimentos de preservação digital para manter a confiabilidade e o acesso contínuo.

projetar sistemas de acordo com convenções e padrões internacionais, assegurando, eventualmente, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados.

dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade.

estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de autenticidade esperadas pela comunidade.

considerar, para desempenhar suas responsabilidades de curto e médio prazos, os depositários e os usuários de forma aberta e explícita.

dispor de políticas, práticas e desempenho que possam ser atualizáveis e mensuráveis.

a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais deve estar apoiada em procedimentos de gestão arquivística de documentos.

a gestão arquivística digital deverá prever a implantação de um sistema de gestão arquivística de documentos informatizados, que adotará requisitos funcionais e não funcionais estabelecidos pelo Conarq.

a implementação de um repositório digital confiável deve permitir a atualização do representante digital, desde a captura até a preservação dos documentos, pelo tempo que for necessário.

é recomendada, aos órgãos e às entidades integrantes do Conarq, a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil).

a adoção de requisitos funcionais e não funcionais, estabelecidos pelo Conarq, visa a garantir a integridade e a acessibilidade de curto prazo de documentos nato-digitais e digitalizados.

ignorar a participação da comunidade no planejamento estratégico e concentrar as decisões sobre o uso dos materiais e das técnicas sustentáveis nos setores governamentais.

investir em materiais sustentáveis e em técnicas inovadoras e eficientes, de acordo com políticas públicas que desconsideram o planejamento de especialistas.

promover abordagem integrada que considere políticas públicas, planejamento estratégico, uso de materiais sustentáveis e aplicação de técnicas eficientes.

priorizar a redução de custos na aquisição de materiais e técnicas eficientes, planejar os impactos ambientais no longo prazo e avaliar, a cada semestre, as políticas públicas implementadas.

concentrar esforços na viabilidade econômica dos projetos, permitindo que o retorno financeiro seja o principal fator de decisão, independentemente do planejamento realizado.

comburente, como o plástico.

comburente, como o oxigênio do ar.

calor, como a temperatura ambiente.

combustível, como a madeira.

combustível, como o oxigênio do ar. 

vibração.

dissociação.

fragmentação.

pressão.

abrasão.

único e deve ser tratado de forma independente, sem considerar sua relação com outros registros.

produzido com o propósito de preservação permanente e não tem função operacional na administração pública.

parcial, e sua descrição deve levar em conta interpretações individuais, pois seu significado muda conforme o contexto de quem os analisa.

desnecessário para a gestão documental, pois sua descrição não impacta a organização dos arquivos públicos e pode ser omitida sem prejuízo à administração.

repetitivo e não pode ser considerado desvinculado dos demais documentos que possam retratar a dinâmica administrativa.