Alternativa correta: C - o encerramento da fase de uso frequente ou imediato dos documentos

1. Tema central da questão:

A questão aborda os critérios para transferir documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, conceito fundamental em gestão de documentos. Entender esse processo é essencial para garantir a eficiência, legalidade e a preservação adequada da informação pública.

2. Resumo teórico:

No ciclo de vida dos documentos, existem três fases principais:

• Arquivo corrente: documentos em uso frequente, necessários para as atividades rotineiras do órgão.
• Arquivo intermediário: documentos não mais consultados regularmente, mas ainda mantidos por exigências legais ou administrativas.
• Arquivo permanente: documentos com valor histórico, cultural ou probatório, preservados indefinidamente.

A transição do corrente para o intermediário acontece quando o uso frequente se encerra, e a guarda passa a ser apenas para possíveis consultas legais, fiscais ou comprobatórias. Referência: Lei 8.159/1991 e Resolução CONARQ nº 14/2001.

3. Justificativa da alternativa correta (C):

O critério principal para transferir documentos ao arquivo intermediário é quando eles deixam de ser usados com frequência. O simples fato de estarem guardados não justifica a permanência no arquivo corrente, e sim a sua utilização efetiva no dia a dia.

4. Análise das alternativas incorretas:

• A - Obsolescência física dos suportes documentais: A condição física não determina a mudança de fase; ela pode motivar conservação ou digitalização, mas não a transferência entre arquivos.
• B - Quantidade de documentos gerados anualmente: O volume documental não é critério de transferência, mas sim o uso e o valor dos documentos.
• D - Interesse da chefia imediata: A decisão deve seguir normas, e não vontades pessoais. O ciclo documental é normatizado por legislação e tabelas de temporalidade.

5. Estratégia para interpretação:

Procure sempre o conceito central da definição (neste caso, o uso frequente). Alternativas que dependem de interesses pessoais ou detalhes físicos geralmente são pegadinhas. Foque na função e necessidade informacional dos documentos.

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um documento so passa para o intermediário quando ele não e mais utilizado frequentemente

Apesar de ambos os documentos presentes nas fases corrente e intermediária possuírem valor primário — administrativo, fiscal ou legal —, o que os diferencia é a frequência de uso, sendo os primeiros usados com frequência e os últimos não. A questão também pode dizer que os arquivos, na fase intermediária, aguardam avaliação para guarda permanente ou eliminação.

Letra C