Uma ouvidoria identificou crescimento expressivo das reclamações relacionadas à emissão de documentos administrativos. A análise revelou que diferentes unidades solicitavam repetidamente informações já disponíveis nos sistemas institucionais, provocando deslocamentos desnecessários e atrasos. Embora as manifestações fossem respondidas individualmente, o problema continuava ocorrendo. O gestor decidiu adotar uma medida voltada à prevenção da recorrência.

Considerando o papel estratégico da ouvidoria na melhoria dos serviços públicos, assinale a alternativa que apresenta a providência CORRETA.