A importância de se observar e analisar minuciosamente o público externo da escola, para identificar a diversidade existente.

Ao longo dessa etapa, é evidenciada a possibilidade de replicar o PPP nas unidades que apresentem similaridade.

Há necessidade de registrar se a escola constituiu Conselho Escolar, APM, Grêmio Estudantil - parceiros da gestão que apoiam as tomadas de decisão na escola. A atualização desse item precisa ser realizada semestralmente. 

As fichas de matrícula fornecem dados importantes sobre os alunos e suas famílias que, reunidas, dão densidade à comunidade interna da escola.