Questões de Concurso Público IF-PA 2016 para Tecnólogo - Secretariado
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De acordo com Sabino e Rocha (2004), o secretário é um dos agentes de relacionamento dentro das companhias. Por isso, deve dominar ferramentas, meios e linguagem para atender aos novos perfis de gestão.
NÃO fazem mais parte do cotidiano de um profissional de Secretariado Executivo, os seguintes itens de tecnologia:
I - Telefone, máquina de escrever, papel carbono, mimeógrafo, caixa registradora e máquina de somar.
II - Máquina de estenografia e fitas de duas cores para máquina de escrever.
III - Máquinas de escrever elétricas, transistores, xerox e computadores com microchips.
IV - Microcomputadores, transmissão de fac-símile, calculadoras eletrônicas, sistemas integrados, software para computadores, e-mail e internet.
V - Programas de mensagens instantâneas, multimídias, e-commerce, redes sociais, iPhone, iPad, tablets e outros aparelhos tecnológicos sensíveis ao toque.
Um executivo que está sob sua responsabilidade vem ao Brasil para uma reunião com Dom Alberto Taveira Corrêa, atual Arcebispo do Pará. Qual é a forma de endereçamento adequada nessa situação?
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Ilustração: Ednei Marx
A ilustração acima pode retratar uma triste realidade no cotidiano de algumas empresas. Por esse e outros problemas na organização e administração de arquivos, foi criada a Teoria das Três Idades. Essa teoria define
De acordo com o Manual de Redação Oficial da Presidência da República, “redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade”. Em função disso, é possível afirmar que
Segundo a Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, é incorreto afirmar que
Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos. O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões, também chamados de processos ou funções:
1) Planejamento
2) Organização
3) Direção
4) Controle
Marque a única alternativa que possui características de cada uma das funções, na ordem correta.
“Customer Success” é uma mentalidade relativamente nova, tendência no mercado internacional, pela qual uma organização busca incessantemente garantir que o cliente tenha uma ótima experiência - e principalmente ótimos resultados - com seu produto ou serviço.
Para Brum (2000), praticar endomarketing é dar ao funcionário educação, carinho e atenção, tornando-o bem preparado e bem informado para que possa tornar-se também uma pessoa criativa e feliz, capaz de surpreender, encantar e entusiasmar o cliente. Como profissional de Secretariado Executivo, como é possível relacionar as duas afirmações de forma coerente?
Assinale a alternativa que possui a correta definição de “memorando”.
Segundo Bernardes (1998, p.2), a gestão de documentos pode ser descrita como o “Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.”
Utilizando a abordagem da Administração Estratégica dada pelos autores Samuel C. Certo e J. Paul Peter marque a opção que relaciona corretamente a segunda coluna, de acordo com a primeira, relacionando as etapas de um Planejamento Estratégico de Arquivos Empresariais:
A) Estabelecimento da diretriz organizacional.
B) Implementação da estratégia.
C) Análise ou diagnóstico do ambiente.
D) Controle.
E) Formulação da estratégia operacional/funcional.
( ) Estabelece o cenário, descrevendo sucintamente o serviço documental que se planeja executar; o acervo existente; o pessoal de que se dispõe; como será dirigido; tamanho do orçamento, etc.
( ) É importante, neste momento, obter a anuência de seu superior hierárquico, uma vez que serão definidas as normas, os protocolos de recebimento, destinação e uso, bem como é feito o plano de classificação dos documentos.
( ) O ideal é estabelecer desde o início um sistema de controle estatístico de classificação, acondicionamento e uso, bem como de avaliação da gestão documental e dos serviços prestados.
( ) Formular a missão e os objetivos do Serviço ou atividade que se deseja implementar. Conhecer a dinâmica existente entre os diversos setores da empresa é essencial nesta etapa.
( ) Significa colocar em prática o que foi planejado, ainda que sejam testadas rotinas e classificações que, posteriormente, precisem ser revistas.
Segundo Robert Hisrich e Michael Peters, empreendedores nascidos com certo talento administrativo são muito raros. De acordo com os autores, a Gestão de novos empreendimentos é diferente da administração de empreendimentos já existentes, principalmente por cinco questões-chave da administração.
Marque a opção que apresenta três dessas questões corretamente.
O secretariado executivo vem evoluindo muito nos últimos anos e as responsabilidades destes profissionais vem crescendo enormemente. Hoje o profissional tem de buscar sair de sua zona de conforto, já que mudanças econômicas e tecnológicas o obrigam a isso. Adquirir novas competências é essencial para o bom desempenho do secretário executivo, já que estes devem desenvolver tarefas cada vez mais complexas e mais exigentes.
Para Santos (2007, p. 7), competências não são “apenas conhecimento e habilidades para a realização do trabalho (saber fazer), mas também atitudes, valores e características pessoais vinculados ao bom desempenho no trabalho.”. Uma competência muito valorizada no âmbito do secretariado executivo é a organização do trabalho, que por sua vez é intimamente associada à gestão do tempo. Em Abril de 2012, a Exame publicou uma lista de 10 aplicativos que podem ser utilizados para gestão do tempo e atividades laborais, tornando o emprego do tempo mais organizado. Para Melba J. Duncan, aplicativos como estes combinadas a e-mails, correio de voz e calendários online podem auxiliar gestores a atuarem com grande nível de autossuficiência.
M. J. Duncan expõe ainda que levando em consideração níveis hierárquicos mais elevados, o custo operacional para manutenção de um secretário executivo totaliza mediamente 8% do custo relativo à manutenção de seu gestor. Logo, para justificar a manutenção do secretário, este deveria aumentar o rendimento do gestor em ao menos 8%. E, segundo M. J. Duncan, um profissional do Secretariado executivo de bom rendimento, garante a seu gestor muito mais que isso.
Tendo como referência a consideração acima, classifique em (V) verdadeiro ou (F) falso as seguintes afirmações:
( ) É muito importante que o profissional de secretariado executivo esteja buscando evoluir também no manuseio da tecnologia, de forma que o uso adequado da tecnologia possa auxiliá-lo na atuação diária.
( ) Diante das exigências do mercado e das recorrentes evoluções no mundo da tecnologia, podemos afirmar que a gestão do tempo e de atividades laborais são inerentes à atividade do profissional de secretariado executivo, e tais atividades são executadas exclusivamente com auxílio tecnológico.
( ) O Secretário Executivo tem a seu dispor uma série de artifícios tecnológicos que podem auxiliar na sua atividade, o bom uso desses artifícios não interfere diretamente no seu desempenho.
( ) Considerando uma carga horária de 40 horas semanais para um diretor, um Secretário Executivo de bom rendimento é capaz de poupar muito mais de 3 horas de horas do referido diretor.
Assinale a opção correta.
Definindo documento como todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação, pode-se imaginar que por menor que seja um estabelecimento comercial, a quantidade de documentos gerada por ou para este será substancial.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes, logo é essencial que para a efetiva organização de todo o volume documental de um órgão público, os documentos sejam devidamente classificados.
Exclusivamente em relação à classificação destes documentos, assinale a alternativa correta:
Observe o Modelo de Gestão por Competências segundo Guimarães e colaboradores (2001).
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Fonte: adaptado de Guimarães et al. (2001, p. 4).
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Repare que existem 4 processos faltando na imagem. Assinale a opção que representa os processos em seus devidos lugares:
Os arquivos constituem o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros. Para Rosseau e Coutere, (1998) “A classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação”.
Os conceitos de arquivos, documentos e sua gestão se configuram intimamente relacionados, e são essenciais para o bom desempenho do Secretário Executivo.
Leia as afirmações a seguir classificando em Verdadeiro (V) ou Falso (F):
1. ( ) Edward Snowden foi acusado pelo governo americano de roubo de propriedade do governo e de comunicação não autorizada de informações de defesa nacional, pois o mesmo vazou uma série de documentos que podem ser classificados como sigilosos, podendo ainda ser Ultrassecretos, Reservados, Confidenciais ou Secretos.
2. ( ) Segundo o DECRETO N.º 4.553 de 2002, os prazos de duração da classificação documental vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: ultrassecreto: máximo de 50 anos; secreto: máximo de 30 anos; confidencial: máximo de 5 anos; e reservado: máximo de 2 anos.
3. ( ) Quanto à espécie de documentos, é possível afirmar que: Declaração é utilizada para afirmar positiva ou negativamente a existência de fato ou estado de conhecimento do órgão e um Edital é utilizado para o estabelecimento de condições sobre assuntos de interesses variados, tornando-se público por meio de anúncios na imprensa, no Diário Oficial da União ou com afixação em lugares públicos.
4. ( ) De acordo com a extensão de atenção devida, arquivos podem ser: arquivo setorial, unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento; arquivo central ou geral, unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertence, dependente tecnicamente do arquivo central.
Assinale a opção correta.
De acordo com o artigo 4º da Lei Nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, são consideradas atribuições do Secretariado Executivo, EXCETO:
É de conhecimento geral que necessitamos de algumas regras de convivência para viver em sociedade. Porém, para o profissional do Secretariado Executivo, existem algumas ações que, se praticadas constantemente, ajudam a construir um bom marketing pessoal no ambiente de trabalho. Tendo essa premissa em mente, considere as seguintes afirmações, escutadas nos corredores de uma empresa nacional:
I - Hoje em dia não existe mais problema em chegar atrasado. Sempre consideramos 15 minutos de tolerância.
II - Eu não vejo problema em usar saia curta para trabalhar. O Brasil é um país de clima predominantemente tropical.
III - Só faço o estritamente necessário. Mesmo que eu saiba o que fazer, aguardo o diretor solicitar.
IV - Todos dizem que minha mesa é bagunçada, mas eu sei exatamente onde se encontra tudo. Minha bagunça é organizada.
V - Como secretária, atuo em vários departamentos da empresa, mas se me perguntarem sobre o mercado atual, não saberei conversar mais do que cinco minutos.
Em relação ao Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio da CONARQ, é incorreto afirmar que
Em relação a siglas, assinale o único conceito de utilização incorreto.
No atendimento telefônico, a linguagem é o fator principal para garantir a qualidade da comunicação. Como profissional de Secretariado Executivo, é fundamental para um bom atendimento telefônico:
Para muitos autores, a capacidade de comunicação representa uma das qualidades mais importantes do secretário executivo, uma vez que o bom desempenho deste profissional está profundamente relacionado com o uso correto da comunicação, que deve ser pautada no processamento adequado e eficiente da informação.
O mundo moderno facilitou este processo por facilitar a comunicação remota e principalmente pela abundância de informação. Porém é essencial que haja a correta gestão e processamento dessas informações, para propiciar a adequada comunicação.
Fazendo atenção a estas considerações, dentre as seguintes alternativas, assinale aquela que contém ao menos um item incapaz de auxiliar o Secretário Executivo na transmissão, gestão e processamento de informação:
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