As tarefas diárias do profissional de secretariado demandam priorização, criticidade e disciplina e, para garantir o pleno cumprimento dessas atividades, a gestão do tempo torna-se imprescindível.

Uma das ferramentas que garante a eficácia na análise das ações a serem tomadas e que garante o empenho de esforços efetivos é a Matriz GUT.

Sobre o enunciado, assinale a ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA que contém a definição da sigla GUT: Opções:

Na realização de um trabalho é necessário administrar bem o tempo. Assim, é importante definir a urgência do que será realizado durante o dia, estabelecendo os seguintes procedimentos:

I. analisar as tarefas a serem realizadas e hierarquizá-las.
II. reunir todo o material necessário para a realização da tarefa.
III. realizar a tarefa segundo o planejamento estabelecido.

Assinale:

“... o mau atendimento não é um problema de quem atende, mas uma questão gerencial, que começa no recrutamento, seleção e contratação do pessoal de atendimento, passa pelo aspecto de capacitação desse pessoal e da adequação do ambiente de trabalho e termina na avaliação constante da qualidade no atendimento. O mau atendente é apenas o agente do resultado da má gerência.” Trecho do livro Atendimento ao Público nas Organizações, quando o marketing de serviços mostra a cara.

As principais características inerentes à natureza da prestação de serviços são:

I – Intangibilidade: serviços são intangíveis, não podem ser tocados ou fisicamente segurados.

II – Intelectualidade: serviços são atividades intelectuais que demandam esforço mental antes do físico.

III – Inseparabilidade: serviços não podem ser prestados “pela metade”; sua oferta sempre é integral.

IV – Perecibilidade: serviços são perecíveis e não podem ser estocados; são consumidos no ato de sua prestação.

V – Heterogeneidade: serviços são adequados ao seu tomador sendo a percepção de quem recebe diferenciada.

Qual das características acima está explicada de maneira incorreta?

Analise as descrições a seguir:

I. Reuniões promovidas por entidades associativas, visando debater e estudar assuntos que interessam a um determinado ramo profissional.

II. Destinado à divulgação de experiências, de novas tecnologias e de pesquisas para um grupo altamente especializado e interessado no assunto.

III. Formatação que reúne vários especialistas ligados a um tema principal, coordenado por um profissional denominado moderador ou coordenador. Cada participante tem um determinado tempo para expor suas ideias e, em seguida, abre‐se debate entre os participantes e também, em muitos casos, com a participação da plateia.

As descrições I, II e III referem‐se, respectivamente, a

O bem gerir o fluxo da informação é atualmente preocupação central do secretariado executivo. No mundo contemporâneo, planejar o fluxo da informação é essencial. Para isso, uma atividade importante do profissional é avaliar o nível da informação que circula a sua volta em busca do melhor resultado.

Sobre os três níveis de fluxo da informação, analise as afirmativas a seguir.

I. As Informações estratégicas dão suporte às tomadas de decisão de longo prazo.

II. As informações táticas referem‐se à gestão de decisões de médio prazo.

III. As decisões operacionais fluem por toda a organização e orientam o dia a dia e as decisões de curto prazo.

Assinale:

Sobre a administração do tempo, importante ferramenta secretarial, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Ser breve nas conversas telefônicas poupa o tempo do técnico em secretariado.

( ) É importante anotar as atividades diárias, estabelecendo‐se horários e prazos para terminar ou realizar os compromissos.

( ) Adequar os layouts à execução das tarefas, à dinâmica e à execução do trabalho facilita o desempenho das tarefas, minimizando tempo.

( ) Deve‐se fazer os arquivamentos de documentos e materiais à medida que surgir a necessidade, ao longo do dia.

( ) Executar as atividades rapidamente é uma solução para a economia de tempo.

A sequência está correta em

Para organizar um evento, deve‐se considerar, EXCETO:

“As mesas _____________ são usadas em reuniões com número reduzido de participantes, para abordagem de assuntos menos polêmicos, em um ambiente cordial e sóbrio.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.

“Encontro solene de grande porte, com número elevado de participantes, promovido por entidade ou associação de classe, podendo ter caráter regional, nacional ou internacional. O fator de maior relevância desse evento é a difusão de novas teorias e conceitos pela integração dos participantes em torno das matérias abordadas.” A afirmativa anterior refere‐se ao evento denominado

A administração do tempo é, em uma instituição pública,

Leia o texto a seguir. 
“Apesar de todos os participantes terem sido avisados com antecedência, o encontro começa com 15 minutos de atraso. No meio do debate, que deveria ser sobre o desempenho dos alunos, alguém coloca em pauta a organização da festa de fim de ano. O tempo vai avançando e chega a hora de encerrar a conversa. Por fim, ninguém sabe ao certo como tudo (ou nada) ficou resolvido a respeito do assunto que motivou o encontro. Não é à toa que as reuniões têm fama de dispensáveis, cansativas e improdutivas. Porém elas são um instrumento poderoso na mão do gestor quando bem usadas.”
Fonte: (http://gestaoescolar.abril.com.br/) Acesso em mai. 2014
O fragmento do texto acima, retirado da revista Gestão Escolar, destaca com clareza o que pode acontecer nas reuniões quando não são bem conduzidas. A sequência correta para melhor organização e condução das reuniões é 

As reuniões são fundamentais para o bom desenvolvimento de qualquer organização e são necessárias algumas etapas para que uma reunião aconteça de forma satisfatória. Identifique a ordem correta das etapas para que a realização de uma reunião seja bem sucedida.
( ) Saber o número exato de participantes.
( ) Emitir a convocação.
( ) Marcar data, local e horário.
( ) Confirmar as presenças.
( ) Preparar o local e o material a ser utilizado durante a reunião.
( ) Ter conhecimento da pauta da reunião.
( ) Acompanhar a realização da reunião.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Assinale o instrumento que determina ao servidor competente a execução de procedimentos para baixa e reposição de equipamentos de informática.

Uma das principais regras de Organização do Trabalho é

Organização e Métodos, também conhecida pelas siglas O&M ou OSM, é uma área que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal

Sobre a organização do ambiente de trabalho, assinale a afirmativa INCORRETA

“Acompanhamento de atividades, tarefas, de forma a certificar-se que as mesmas serão cumpridas/executadas na data certa. Deve ser feito paralelamente ao uso da agenda.” Trata-se de

“Método de arquivamento que possui facilidade de organização, rapidez, fácil identificação de falhas e ilimitada ampliação do arquivo.” Trata-se do método

Um Técnico em Secretariado realizou pesquisa de mercado para distribuição de livros produzidos por uma Universidade Federal a crianças com idade entre 7 e 10 anos, do sexo feminino, de família com renda inferior a 1 salário mínimo. Assinale a alternativa que apresenta corretamente as formas de segmentação utilizadas.

Um Técnico em Secretariado constatou desperdício de tempo, execução ineficiente e ausência de uniformidade na distribuição dos trabalhos no setor em que está lotado, e sugeriu a realização de um instrumento básico para racionalizar o trabalho. Qual instrumento foi sugerido?