Na unidade de protocolo de uma prefeitura, um servidor precisa reunir processos que tramitam de forma conexa e, em outro caso, retirar documentos de autos já formados, observando os procedimentos gerais consagrados para as atividades de protocolo na administração pública. Acerca do assunto, registre V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas:
(__) Na juntada por apensação, os processos são reunidos temporariamente em razão da existência de matérias conexas, mantendo-se a individualidade de cada processo. (__) Na juntada por anexação, prevalece como principal o processo que contiver o pedido de juntada, ainda que não seja o de autuação mais antiga. (__) Após a juntada por anexação, a retirada de documentos do processo passa a ser feita por desapensação, mediante justificativa formal. (__) O desmembramento consiste na retirada definitiva de folhas ou documentos de um processo, mediante justificativa, para formar um novo processo.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo: 

A unidade protocolizadora de uma secretaria municipal de educação recebeu novo requerimento apresentado pelo mesmo interessado e relativo ao mesmo objeto de processo já em curso naquela unidade. A chefia determinou que as peças passassem a compor um só conjunto documental, em caráter definitivo, de modo que o expediente mais recente perdesse a identidade própria e a instrução prosseguisse em autos únicos. Com base no caso apresentado, assinale a alternativa que identifica CORRETAMENTE o procedimento determinado.

No setor de protocolo da Secretaria de Fazenda, os processos fiscais passam por procedimentos de união e de separação de peças que devem ser registrados na tramitação. Considerando os conceitos aplicáveis às atividades de protocolo, associe cada procedimento da Coluna I à respectiva descrição da Coluna II:

Coluna I

1. Juntada por anexação.

2. Juntada por apensação.

3. Desentranhamento.

4. Desmembramento.

Coluna II

(__) Retirada de folhas ou documentos de um processo, de forma definitiva e mediante justificativa, com o objetivo de formar outro processo.

(__) União temporária de processos, destinada ao estudo, à instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes.

(__) Retirada de folhas ou documentos de um processo, de forma definitiva e mediante justificativa, que prossegue em tramitação sem eles.

(__) União definitiva e irreversível de documentos avulsos ou de processos a outro processo, com o qual passam a formar um só conjunto.

Assinale a alternativa que apresenta a associação CORRETA, de cima para baixo: 

No setor de protocolo da secretaria municipal de educação, o assistente administrativo registra no sistema os procedimentos realizados com processos administrativos oriundos das escolas. Considerando a terminologia arquivística nacional, relacione cada procedimento da Coluna I à sua descrição na Coluna II. 

Coluna I
1. Anexação. 2. Apensação. 3. Desentranhamento. 4. Desmembramento.
Coluna II
(__) Juntada, em caráter temporário, de um processo a outro para subsidiar a análise, conservando cada um a sua identidade e independência.
(__) Retirada de folhas ou peças de um processo, que continua a tramitar, em razão de necessidade administrativa ou pedido justificado.
(__) Juntada, em caráter definitivo, de um processo a outro, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que tratem do mesmo assunto.
(__) Separação de parte da documentação de um processo para a formação de um novo processo.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo. 

Durante a instrução de um processo administrativo, o Oficial de Administração realiza procedimentos relacionados ao protocolo, à organização e ao acompanhamento da tramitação documental. Considerando essas atividades, associe os procedimentos da Coluna 1 às respectivas finalidades descritas na Coluna 2.

Coluna 1

1. Autuação.

2. Juntada.

3. Tramitação.

4. Controle de prazos.

Coluna 2

(__) Acompanha os períodos estabelecidos para manifestação ou prática de atos administrativos.

(__) Consiste na movimentação formal do processo entre unidades administrativas.

(__) Corresponde à formação do processo administrativo mediante organização inicial dos documentos.

(__) Refere-se à inclusão de novos documentos em processo já existente.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Em determinado órgão público, uma assistente administrativa iniciou o expediente recebendo cidadãos no balcão de atendimento, registrando solicitações encaminhadas por telefone e por correio eletrônico, protocolando documentos entregues presencialmente e acompanhando processos administrativos em tramitação. Ao longo do dia, também atualizou planilhas de controle de prazos, elaborou um comunicado interno, encaminhou documentos à unidade competente e organizou processos físicos e eletrônicos para facilitar sua localização quando solicitados. Com base nessa situação e nas rotinas administrativas normalmente adotadas, assinale (V) para as afirmativas verdadeiras ou (F) para as falsas.

(__) O atendimento prioritário restringe-se às pessoas com idade igual ou superior a sessenta anos, não alcançando outros públicos previstos na legislação.

(__) O protocolo tem a finalidade de registrar o recebimento ou a expedição de documentos, contribuindo para o controle de sua movimentação administrativa.

(__) A autuação consiste na formação de um processo administrativo a partir da reunião organizada de documentos relacionados a determinado assunto.

(__) A juntada corresponde ao ato de anexar documentos ou peças a um processo, conforme a necessidade de sua instrução.

(__) O encaminhamento de uma solicitação à unidade competente pode ocorrer após seu registro, favorecendo o acompanhamento da demanda durante a tramitação.

(__) O arquivamento de documentos e processos busca facilitar sua localização, preservação e recuperação quando necessária à atividade administrativa.

(__) Comunicações administrativas simples devem apresentar linguagem clara, objetiva e adequada à finalidade institucional.

(__) O atendimento por telefone, por meio eletrônico e de forma presencial pode exigir o registro das informações essenciais para possibilitar o adequado acompanhamento da solicitação.

(__) O preenchimento de planilhas destinadas ao controle de prazos constitui atividade incompatível com a gestão administrativa de documentos e processos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Em uma unidade da Administração Municipal, o protocolo recebeu uma correspondência oficial contendo requerimento, documentos comprobatórios e referência a expediente anteriormente apresentado pelo mesmo interessado. Após a conferência inicial, o documento foi registrado no sistema e encaminhado à unidade responsável pela matéria. Durante a análise preliminar, verificou-se que o conteúdo exigia a formação de processo administrativo e que havia documentos de natureza semelhante já vinculados a outro expediente.
Na conferência do fluxo, constatou-se ainda que a movimentação realizada entre as unidades não havia sido atualizada no sistema de controle e que a correspondência destinada a outro órgão permanecia registrada como se ainda estivesse pendente de expedição.
Considerando as atividades de protocolo e a necessidade de assegurar a identificação, o controle, a rastreabilidade e a adequada tramitação dos documentos administrativos, assinale a alternativa correta.

Ao protocolo de um órgão chegaram, simultaneamente, uma correspondência particular endereçada a servidor, um ofício de órgão externo que demanda decisão da autoridade competente e um documento avulso relativo a processo administrativo em curso.

Com base nessa situação hipotética e nos procedimentos gerais de protocolo aplicáveis aos órgãos e às entidades da Administração Pública Federal, assinale a opção correta. 

Um cidadão protocola nova petição porque ainda não recebeu resposta. O sistema mostra processo anterior, com o mesmo pedido, em análise. A petição nova acrescenta documento relevante. O procedimento correto é:         

Durante a tramitação de processo administrativo regularmente autuado, verificou-se a necessidade de inclusão de documento diretamente relacionado ao objeto já discutido nos autos, preservando-se a identidade processual originária. Com base nisso, assinale a alternativa correta.

Uma secretaria precisa responder a requerimento de servidor sobre licença funcional. O processo contém documento médico, despacho técnico, minuta de resposta e histórico de tramitação. A chefia solicita texto claro, mas sem perder formalidade, sigilo e rastreabilidade. A esse respeito, assinale a alternativa correta:

O gerenciamento de processos administrativos exige o cumprimento de ritos técnicos para garantir a integridade e a ordem cronológica dos documentos. No cotidiano da Defesa Civil, a união definitiva de um processo a outro, por haver dependência ou relação direta entre os assuntos, segue uma norma específica de registro. Das alternativas abaixo, aquela que apresenta uma informação verdadeira acerca desses ritos técnicos é a seguinte: 

Em relação ao controle de documentação de processos administrativos, assinale a opção correta, em relação ao tema de juntada de documentos.

Refere-se à União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo, realizando-se por anexação ou apensação. ______ de processo(s) a processo somente poderá ser executada pela unidade protocolizadora, enquanto que a de documento(s) avulso(s) a processo poderá ser executada pela unidade administrativa onde o processo estiver sendo instruído. Nos processos digitais, poderá ser registrada por usuário autorizado diretamente no sistema informatizado, desde que o procedimento seja monitorado pela unidade protocolizadora. Os procedimentos são efetivados automaticamente pelo sistema informatizado após o registro da operação.

Assinale a alternativa que corretamente preenche a lacuna no excerto:

A tramitação processual exige observância de procedimentos que garantam rastreabilidade e segurança. Analise as afirmativas:

I.A juntada por anexação consiste na união definitiva de processos com o mesmo interessado ou objeto, formando volume único com renumeração sequencial de folhas e registro do ato nos autos.
II.A juntada por apensação mantém a autonomia física dos processos, que tramitam conjuntamente por conexão de matéria, podendo ser separados (desapensados) após decisão ou quando cessar a razão da união.
III.O desentranhamento de peças pode ser realizado de ofício pelo servidor da unidade de protocolo quando identificar documento juntado por equívoco manifesto, desde que registre a ocorrência e notifique o interessado.

É correto o que se afirma em:

Refere-se à juntada de um documento ao processo, contudo, sem passar a integrá-lo: 

Um servidor precisa incluir um relatório financeiro complexo no SEI, que contém dados sensíveis, gráficos elaborados no Excel e uma análise textual.
Considerando as melhores práticas do sistema, qual seria a sequência mais apropriada de ações para inserir esse conteúdo no processo?