No arquivo central de uma grande universidade, encontramse vários documentos organizados segundo critérios arquivísticos bem definidos, seja alfabético, assunto ou numérico. São exemplos de documentos desse arquivo: regimentos, cartas, estatutos, resoluções, portarias, ofícios, avisos e atas. Esses documentos, caracterizados segundo seu aspecto formal, são identificados arquivisticamente como

A atividade de seleção dos documentos de arquivo é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação, sendo efetivada por profissionais qualificados e realizada no âmbito dos arquivos

No século XX, algumas teorias sobre o "escritório sem papel" foram aventadas e hoje, século XXI, essas teorias não se confirmaram, pois a produção de documentos convencionais ou não continua intensa, gerando a formação de grandes depósitos de armazenamento. Em alguns desses depósitos, é fundamental a economia de pessoal, espaço, tempo e equipamento, além da racionalização da guarda e preservação dos acervos, visando a responder rapidamente às questões da administração, o que caracteriza os depósitos de arquivamento

O arquivo central de uma empresa de engenharia utiliza a metodologia de indexação coordenada para identificar e localizar os documentos que são produzidos e acumulados. A seguir, são apresentados, já nas fichas próprias, alguns assuntos importantes para a empresa.

O responsável pelo projeto executivo solicita documentos específicos sobre a construção da hidrelétrica de Balbina, que são os representados pelos números

Uma equipe de consultores arquivistas quantificou o acervo do Arquivo Municipal de Presidente Figueiredo e encontrou a seguinte configuração:

- 5 estantes com 5 prateleiras (prateleiras medindo 1 metro de largura);

- 2 móveis arquivísticos de aço com cinco gavetas com 1 metro de profundidade cada;

- 1 amontoado de documentos medindo 1 metro de altura X 1 metro de largura e 2 metros de comprimento.

A equipe concluiu que esse arquivo possui, em m/l, a quantificação:

A situação de muitos arquivos públicos brasileiros não é adequada em relação à organização e à preservação. Em alguns depósitos de documentos, os acervos são deixados no chão, amontoados. Uma equipe de arquivistas, ao desenvolver um trabalho de levantamento de dados em um desses depósitos, encontrou uma verdadeira montanha de documentos no chão, medindo 5 metros de comprimento, 1 metro de altura e 3 metros de largura. Considerando que a quantificação arquivística é realizada por metros lineares, com base nas medidas encontradas no depósito, a documentação arquivística em m/l, foi quantificada em

Considere que um conjunto de correspondências deve ser organizado, respeitando-se as regras de alfabetação, com a utilização do critério de palavra por palavra, a partir de seus remetentes, que têm os seguintes nomes:

1 - Thiago Silva Monte Mor

2 - Alberto Montenegro

3 - Cristina Maria Monteiro

 4 - Zélia de Monte Sinai

5 - Carlos Henrique Monte Alegre

6 - Juliana Silveira Monte Branco

A ordenação decorrente deste critério terá a seguinte seqüência:

A atividade de classificar documentos pressupõe conhecimentos da instituição e da natureza dos documentos e nela deve-se observar sempre que cada ramo de atividade exige um método diferenciado e adequado aos objetivos a que se propõe. Sendo assim, os métodos de arquivamento, segundo Paes (2005), pertencem a dois grandes sistemas:

Para gerenciar um sistema arquivístico é fundamental estar preparado científica e tecnicamente, principalmente em relação aos desafios da tecnologia da informação e da gestão de documentos. Na gestão de documentos, a fase que inclui atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento nas etapas correntes e intermediárias, como também normas de acesso e recuperação da informação, é a

Uma equipe de profissionais da área de arquivologia, após levantamento e análise da documentação de uma instituição, define o método principal e os métodos secundários a serem adotados para a organização dos documentos. A equipe apresenta o seguinte esquema:

PATRIMÔNIO

Acre

Brasília

Minas Gerais

Belo Horizonte

Borges, Carlos

Castro, Lucia

Rio de Janeiro

Jul a Ago de 2006

Out a Dez de 2007

Fev. a Abr de 2008

Esse esquema apresenta a configuração, na ordem, dos seguintes métodos

Em uma instituição de ensino superior, o fluxo documental é contínuo, exigindo atenção constante por parte dos profissionais que se ocupam dos documentos. Muitos documentos não devem ser disponibilizados ao público por sua natureza restritiva, já outros não possuem qualquer restrição de acesso e são classificados como

Um arquivista, ao organizar os arquivos de documentos acumulados de uma instituição de pesquisa, inicia seu trabalho com o levantamento de dados e verifica que, em uma sala, os documentos estão dispostos em estantes, armários e mapotecas. Observa que a forma física dos documentos é diversificada como: cd-rom, fitas, fotografias, discos e microformas e decide, já no levantamento, que esses documentos serão tratados de maneira diferenciada dos documentos convencionais, pois se trata de um arquivo

Considerando os estágios de evolução dos arquivos, aquele que se caracteriza pelo desempenhar de suas funções no estágio de terceira idade constitui o arquivo

Um aluno do quinto período do curso de arquivologia chega mais cedo à aula e encontra, no quadro de giz, resquício da aula anterior com o seguinte esquema:

O aluno imediatamente identifica que essa estrutura corresponde ao método

A estrutura da tabela de classificação de documentos do CONARQ orienta para que as principais classes correspondam às grandes funções desempenhadas pelos órgãos. Essas classes se subdividem e apresentam a seguinte estrutura

Os arquivos utilizam elementos que são essenciais à sua organização, como: o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública – atividade meio – e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativa à atividade meio – da administração pública. Esses elementos são instrumentos fundamentais para a organização dos arquivos

Vários arquivos públicos, que concentram grandes massas documentais, realizam ações relevantes para a sociedade. No entanto, é importante controlar esses volumes documentais que são, muitas vezes, armazenados indiscriminadamente, sob pena de perder a referência otimizada de prestação de serviços públicos. Assim, de forma racional, esses arquivos elaboram tabelas que visam a obter autorização para a destruição dos documentos sem valor, do tipo rotineiro. Essas são as tabelas de

Em uma instituição com 180 anos de existência, o processo de organização de arquivos é uma das etapas mais importantes da administração, pois objetiva a preservação da memória institucional, disponibilizando, quando necessário, as informações organizadas. Contudo, um grande trabalho deve ser efetivado para estabelecer a direção que os documentos devem seguir, podendo ser: redução do volume do acervo, transferência para um depósito de armazenamento intermediário ou definitivo ou, simplesmente, a destruição ou descarte. Esse trabalho que é realizado na documentação é conhecido arquivisticamente como

Uma pesquisa com usuários do Centro de Informação Tecnológica do Instituto de Tecnologia Aplicada demandou a organização de um arquivo, utilizando rigorosamente as regras de alfabetação dos seguintes nomes: 1 – Ricardo Vila Verde, 2 – Roberto Villa Branca, 3 – Renato Zambrotti & Cia. Ltda., 4 – Dra. Raquel do Valle, 5 – Prof. Robson Vodopiles. Esta organização obedeceu à seguinte seqüência:

A Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 estabelece, em termos de gestão da documentação governamental, que: