Responsável pelo controle do ciclo de vida dos documentos, cujo foco é o domínio das versões destes, abrange todos os estágios de evolução dos documentos. Esse conceito refere-se a:

No Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos Área-Meio e Área-Fim de Documentos, desenvolvido pelo Arquivo Público do Estado do Mato Grosso, a classe 800 é destinada à área de Segurança Pública, Justiça e Direitos Humanos. Sobre o Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, por meio de códigos pré-definidos, viabiliza a recuperação dos documentos.

( ) O Código de Classificação de Documentos facilita as atividades como avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso.

( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo auxilia na definição da organização física dos documentos arquivados.

( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo determina a validade dos documentos durante o seu ciclo de vida.

( ) O Código de Classificação de Documentos estabelece os critérios para eliminação dos documentos.

Assinale a sequência correta. 

Segundo Jardim (1987), a gestão documental perpassa por três etapas distintas: primeiramente pela _______________ , que envolve o desenvolvimento e/ou padronização dos documentos da instituição. Posteriormente, pela_______________ e_________________, caracterizadas pelo controle do fluxo documental e sua preservação. Por fim a __________________ , responsável pelo desenvolvimento do "sistema" de avaliação documental, o qual determina quais documentos possuem valores permanentes.

Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas.

O Protocolo do Sistema de Arquivo da Secretaria de Segurança Pública do Mato Grosso é responsável pelo recebimento, registro, controle da tramitação e expedição de documentos dentro da instituição. A coluna da esquerda apresenta rotinas desenvolvidas nos Arquivos Correntes e a da direita, setores de atividades onde essas rotinas são desenvolvidas. Numere a coluna da direita de acordo com a da esquerda.

1 - Fazer a leitura da correspondência e verificar a existência de antecedentes.

2 - Preparar e utilizar o sistema de protocolo ou fichas, em duas vias, anotando o número do protocolo, data da entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto.

3 - Receber a correspondência para envio (original e 3 cópias).

4 - Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a quando necessário.

( ) Registro e distribuição

( ) Expedição

( ) Arquivamento

( ) Recebimento

Assinale a sequência correta.

A Secretaria de Estado de Segurança Pública do Mato Grosso (SESP) iniciou a implementação de um suporte tecnológico que possibilita o monitoramento e o combate ao crime no estado, por meio de um banco de dados com 10.000 (dez mil) fotografias de criminosos. Em investigação, a Perícia Oficial e Investigação Técnica (POLITEC) identificou três impressões digitais de prováveis suspeitos na cena do crime. O Papiloscopista, ao verificar o sistema de banco de dados, notou que esse sistema utiliza o método alfabético para armazenamento de dados. A respeito do arquivamento nesse método dos nomes desses prováveis suspeitos, assinale a alternativa correta.

“Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deve atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos” (PAES, 2012).

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Velette (1973) como a teoria das três idades dos arquivos (PAES, 2012).

Analise as afirmativas a seguir sobre organização arquivística.

1. Arquivo de primeira idade ou ____________________, constituído de _______________ em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os recebem e os produziram.

2. Arquivo de segunda idade ou __________, constituído de _______________ que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos ____________________ que os receberam ou produziram podem ainda solicitá-los.

3. Arquivo de terceira idade ou ___________, constituído de ___________ que perderam o _____________ de natureza administrativa que se conservam em razão do seu valor __________ ou documental.

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

O protocolo trabalha por processo. Assim, a partir do recebimento da correspondência, deve-se, inicialmente, separar a correspondência oficial da correspondência particular para poder, primeiramente, distribuir a correspondência:

Em conformidade com as melhores práticas da Arquivologia, apoiar as atividades cotidianas é a razão para se conservar os documentos correntes, que possuem valor primário em seu nível:

A legislação brasileira define que documentos não devem ser eliminados sem um critério que garanta os procedimentos adotados. Em consequência, órgãos que não tenham elaborado suas próprias tabelas de temporalidade só poderão eliminar documentos de interesse mediante constituição de comissões de avaliação, submetendo suas propostas ao(à):

Após análise e avaliação dos documentos acumulados em arquivo, devem-se estabelecer os prazos de guarda e determinar os que precisam ser eliminados. Além disso, selecionar os que serão recolhidos ao arquivo permanente por apresentarem valor:

Ao conjunto de procedimentos e operações técnicas necessárias à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e guarda de documentos nas fases corrente e intermediária, que visem à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, denomina-se:

Gestores e administradores devem manter documentos de alto valor primário nas proximidades do seu local de uso, registrando-os no momento de sua criação, ou de seu recebimento. Caso tenham de transferi-los para arquivos intermediários, deverão fazê-lo mediante registro em um(a):

As organizações por vezes se defrontam com situações em que documentos deixam de ser necessários, demandando transferência para arquivos de caráter geral, mas em condições de cumprir papel de guarda intermediária. Este procedimento normalmente é consequência da necessidade de se atender a prazos legais, ou discricionários, para que, a partir deste momento, recebam a destinação final, que costuma ser a eliminação do documento, ou:

Há temas relacionados à empresa que não devem ser do conhecimento do público em geral. Assim, em vez de ter sua difusão liberada, receberá uma classificação sigilosa de menor intensidade, que é:

O documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos. Um documento sigiloso classificado como “reservado” NÃO poderá manter este grau de sigilo por mais do que:

Os documentos da fase corrente são utilizados para o cumprimento das atividades administrativas, tais como a tomada de decisões, avaliação de processos e controle das tarefas. No entanto, as principais atividades desempenhadas nesta fase incluem expedição, arquivamento, empréstimo, consulta, destinação, além do(a):

A tecnologia provocou uma explosão burocrática, que gera enormes quantidades de documentos, grande parte deles dependentes de arquivamento. Esta realidade se contrapõe aos espaços livres disponíveis, o que acarreta elevação de custos, mas também valorização das operações de arquivamento. Destas operações, fazem parte a inspeção, a classificação, além do(a):

O IPTr, Instituto de pesquisas de doenças tropicais de Manaus, alcançou - tudo indica - sua melhor performance no último teste da vacina antiamarílica por ele desenvolvida “a fim de combater a malária endêmica e devastadora”, conforme resumiu seu presidente, o Dr. Silvio Dettal. Este tema até agora não tinha feito parte da agenda dos grandes laboratórios internacionais, mas tudo poderá mudar, afinal a dimensão do problema e o seu tratamento com a vacina brasileira certamente afetarão o quadro de perdas e danos no mundo tropical de todo o planeta. No Brasil, o IPTr assegura que será mantido “rigoroso sigilo” da fórmula de produção da vacina, já que “revelações não-autorizadas poderão frustrar objetivos e acarretar danos à sociedade, ao Estado e às demais partes envolvidas”. Afirma ainda o Dr. Dettal que “pessoas não autorizadas que tomem conhecimento do processo poderão prejudicar o esperado retorno, criando embaraços evitáveis”. A classificação sigilosa a ser aplicada, portanto, ao caso deverá ser:

A Lei nº  5.433, de 09 de maio de 1968, regulou a microfilmagem de documentos oficiais e autorizou, em todo o território nacional, cópia com os mesmos efeitos legais dos originais, tanto em juízo quanto fora dele. No entanto, os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por: 

A agenda é uma importante ferramenta de trabalho, pois possibilita organizar, planejar e lembrar os compromissos assumidos. Veiga aponta que, na divisória relativa à inicial do nome do chefe, a secretária deve reservar uma folha para os dados pessoais, tais como nome completo, endereço, data de nascimento, telefone residencial e celular, bem como: