Questões de Concurso
Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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A gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos são deveres do poder público, como instrumento de apoio à administração e como elementos de prova e informação.
Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Considera-se gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
Assinale a opção que indica como os documentos públicos são identificados para fins de arquivo.
O processo de arquivamento de documentos tem início na operação de inspeção do documento e finaliza na sua guarda. Entre essas duas etapas são realizadas as operações a seguir:
I - Codificação ̶ inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II - Classificação ̶ análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
III - Estudo ̶ leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
IV - Ordenação ̶ disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.
A ordem correta em que essas operações são realizadas é:
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo de documentos dentro da organização.
São consideradas atividades de protocolo:
O arquivo é um conjunto de documentos ordenados que fornecem as informações necessárias para o desenvolvimento das atividades da organização.
Quanto à classificação dos arquivos, o
Visando sua localização futura, documentos podem ser armazenados de quatro formas distintas, de acordo com um dos seguintes métodos de arquivamento: alfabético, numérico, geográfico ou ideográfico. Para que os documentos dos docentes de uma instituição de ensino sejam arquivados em pastas, é necessário organizá-los de acordo com um desses critérios. Suponha que a relação apresentada a seguir seja desses docentes e que suas pastas devam ser ordenadas para fins de arquivamento pelo primeiro dos métodos anteriormente citados.
A - José Ouro Preto
B - Pedro da Silveira Neto
C - Heitor Villa-Lobos
D- Jesuína Santa Cruz
E - Antônio Teixeira
De acordo com as regras de alfabetação, essas pastas devem ser organizadas na seguinte ordem:
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