Ao agrupar os documentos públicos de acordo com sua função deve-se partir do maior agrupamento para o menor agrupamento de documentos.

Na classificação por assunto, a estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos. Esses agrupamentos estão refletidos no próprio esquema de classificação ou na descentralização física dos documentos.

Na elaboração de esquemas de classificação para documentos públicos deve-se aplicar um grande esquema geral de cabeçalhos de assuntos.

Os documentos, uma vez agrupados por atividades, não podem ser agrupados de acordo sua função.

Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a ação a que os documentos se referem, a estrutura do órgão que os produz e o assunto dos documentos.