Acerca do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), assinale a alternativa correta.

“A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. (...) Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.”

De acordo com a afirmativa anterior, relacione adequadamente os tipos de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos aos seus respectivos conceitos.

1. Sistema de gestão arquivística de documentos.

2. Gerenciamento eletrônico de documentos.

3. Sistema de informação.

4. Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

5. Gestão arquivística de documentos.

( ) Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

A sequência está correta em

O e-ARQ Brasil, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Rio de Janeiro, 2011), estabelece requisitos para os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Considere, em relação à aplicação da tabela de temporalidade e à destinação de documentos, as seguintes afirmações:
I. Quando um documento digital estiver associado a mais de um processo ou dossiê, o sistema deverá criar um registro para cada referência desse documento, e cada registro estará vinculado ao mesmo objeto digital. II. Quando um documento digital estiver associado a mais de um processo ou dossiê, e tiver prazos de guarda diferentes associados a ele, o sistema deverá verificar automaticamente todos os prazos de guarda e as destinações previstas para esse documento, garantindo que ele seja mantido em cada processo ou dossiê pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinação de documentos. III. No momento da eliminação, o objeto digital não poderá ser eliminado sem que antes se verifique a temporalidade de todas as referências associadas a ele. O objeto digital só poderá ser eliminado quando os prazos de guarda de todas as referências tiverem sido cumpridos. Antes disso, só se pode fazer a eliminação de cada registro individualmente.
Está correto o que se afirma em 

Os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, as tabelas processuais unificadas e a lista de verificação para baixa definitiva de autos constituem, entre outros, instrumentos do

Segundo o CONARQ (2005) um repositório deve possuir uma infraestrutura tecnológica robusta, de maneira a apoiar a confiabilidade dos AIPs nele mantidos. Para tanto, deve-se observar os seguintes aspectos, EXCETO:

Leia o texto a seguir.

“A metodologia do planejamento e da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos estabelece oito passos que não são lineares, isto é, podem ser desenvolvidos em diferentes estágios, interativa, parcial ou gradualmente, de acordo com as necessidades do órgão ou entidade.” 

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (BRASIL). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. 1.1. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 22.

De acordo com a publicação e-arq Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 22-25), os oito passos são: (1) levantamento preliminar; (2) análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos; (3) identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos; (4) avaliação dos sistemas existentes; (5) identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos; (6) projeto do sistema de gestão arquivística de documentos; (7) implementação do sistema de gestão arquivística de documentos e (8) monitoramento e ajuste.

A respeito do passo 1, levantamento preliminar, analise as afirmativas abaixo.

I. Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislação, regimento e regulamento.

II. Implica numa apreciação geral dos pontos fortes e fracos das práticas de gestão de documentos existentes no órgão ou entidade.

III. Possibilita a partilha de dados de autoridade padronizados, permitindo a produção e a integração de descrições sobre as intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico.

IV. Objetiva gerar o conhecimento necessário sobre a missão, a estrutura organizacional e o contexto jurídico-administrativo no qual o órgão ou entidade opera, de forma que se possam identificar as exigências para produzir e manter documentos.

Em relação a essas afirmativas, estão CORRETA

O e-Arq Brasil (2011) trata das técnicas utilizadas para evitar os riscos provenientes da obsolescência tecnológica. Levando em consideração essas abordagens, estabeleça a relação correta entre as colunas abaixo.
1. Preservação da tecnologia 2. Emulação 3. Conversão de dados 4. Migração
( ) É empregada quando os formatos tornam-se obsoletos. Os dados em formatos antigos são convertidos para novos formatos, apoiados em hardware e software mais atuais. Esse processo não está livre de problemas, podendo resultar em perda de informações e funcionalidades. ( ) É realizada no caso de obsolescência de hardware, software ou formatos. Envolve, inclusive, conversão de dados. Pode abranger grande quantidade de elementos – hardware, software e formatos – e, dessa forma, apresentar maior complexidade de planejamento e execução. Apesar disso, mostra-se como uma alternativa interessante para o acompanhamento das mudanças decorrentes da evolução tecnológica. ( ) Evita a necessidade imediata de implementação de novos sistemas. Porém, a manutenção e a integração com outros sistemas podem tornar-se problemáticas ao longo do tempo. A preservação do hardware, em especial, é uma alternativa cara, mesmo nas situações em que é compartilhado por mais de um usuário. Além disso, essa alternativa não é exequível no longo prazo, uma vez que o hardware pode ser danificado de forma irreversível, ficando completamente indisponível. ( ) É a simulação de determinado hardware ou software por meio de software. Permite que um computador moderno, possivelmente mais barato e de fácil manutenção, possa executar programas (softwares) antigos, desenvolvidos, originalmente, para outra plataforma. Para evitar possíveis perdas de informação e funcionalidades, deve ser realizada com bastante rigor.
Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA de cima para baixo.

Considerando que o e-Arq Brasil, publicado em 2011, orienta que os documentos arquivísticos digitais gerenciados por um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD devem ser preservados, analise os itens abaixo, e assinale com (V) as verdadeiras e com (F) as falsas:
( ) Os suportes de armazenamento de um SIGAD não necessitam ser acondicionados, manipulados e utilizados em condições ambientais compatíveis com sua vida útil prevista e/ou pretendida, de acordo com as especificações técnicas do administrador. ( ) Um SIGAD não necessita especificar ao administrador a vida útil prevista/ pretendida dos suportes. ( ) Um SIGAD não necessita informar, automaticamente, quais são os suportes cuja vida útil se encontra perto do fim.
Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA de cima para baixo.

Leia o texto a seguir.

“O e-ARQ Brasil está dividido em duas partes. A Parte I, Gestão arquivística de documentos, pretende fornecer um arcabouço para que cada órgão ou entidade possa desenvolver um programa de gestão arquivística de documentos, e a Parte II, Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD.”

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (BRASIL). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. 1.1. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 14.

Considerando os requisitos indicados no e-arq Brasil para desenvolver um SIGAD, analise as afirmativas abaixo.

I. Os requisitos foram classificados de acordo com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções.

II. Os requisitos foram classificados em: obrigatórios; obrigatórios, se aplicáveis; e facultativos.

III. Quando indicado pela frase “O SIGAD deve...”, o requisito é imprescindível.

IV. Quando indicado pela frase “O SIGAD pode...”, o requisito é opcional.

Estão INCORRETAS as afirmativas:

Sobre o e-Arq Brasil (2011), assinale a alternativa correta.

A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conarq. Entre os requisitos funcionais estão

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Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é como a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE define: