Espécie documental é a divisão de gênero que reúne tipos documentais por seu formato. As espécies documentais, portanto, podem ser definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de registro dos fatos. Nesse sentido, no âmbito dos atos administrativos, são todos exemplos de atos de correspondência: 

Gênero documental é a reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente suporte e formato, e que exigem processamento técnico específico e, algumas vezes, mediação técnica para acesso. Assinale a alternativa que corresponde EXCLUSIVAMENTE a exemplos de documentos micrográficos. 

Os documentos de arquivo possuem características que os diferenciam dos demais documentos. Entre elas, destacam-se a organicidade, a unicidade, a confiabilidade e a autenticidade. Nesse sentido, considera-se um documento autêntico aquele que: 

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição: corrente, intermediária e permanente. Referindo-se aos arquivos correntes, avalie as sentenças:

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados.
II - O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.
III - Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
IV - Tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário.
V - Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.

Após a análise, pode-se afirmar:

“É o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística. De acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Também chamado de princípio do respeito aos fundos. Estes não podem ser misturados a outros fundos, isto é, devem ser organizados pela origem dos arquivos” (REIS; SANTOS, 2013). No que tange aos princípios da arquivologia, o conceito supracitado, refere-se ao princípio da: 

A classificação de arquivos contempla critérios técnicos e funcionais. Sob essa ótica, um arquivo intermediário é representado pelo(a): 

Sobre os arquivos correntes, assinale a alternativa correta.

Os princípios arquivísticos são regras que norteiam a organização dos arquivos. O princípio que estabelece que é proibida a transferência de propriedade dos arquivos públicos a terceiros é o

Considerando o ciclo de vida dos documentos, está correto afirmar que a Teoria das Três Idades 

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição. Sobre o ciclo de vida dos documentos analise as sentenças:

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados.
II - O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.
III - Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
IV - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
V - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.
VI - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
VII - Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.
VIII - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. Tais documentos devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
IX - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.
X - Ao contrário das idades corrente e intermediária, os arquivos permanentes são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros.

Após a análise, pode-se afirmar: 

Sobre a definição e função do arquivo, analise as sentenças, considerando V (verdadeiro) e F (falso):

( ) Arquivo pode ser entendido como a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
( ) Arquivo é a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente.
( ) Para ser funcional um arquivo deve pouco planejado, instalado, desorganizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
( ) Os documentos possuem caráter orgânico peculiar à organização que os criou, fato que os diferencia de outros tipos de documentos (bibliográficos, peças de museu etc.).
( ) Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.
( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
( ) A função básica do arquivo é tornar indisponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.
( ) O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais.
( ) O papel do arquivo é salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar, respectivamente:

Uma organização precisa arquivar documentos de forma que a recuperação das informações seja baseada na data de emissão. Esse método permite acompanhar prazos, vencimentos e histórico de documentos ao longo do tempo. Nesse caso, qual método de arquivamento é o mais adequado?

Assinale a opção cujo termo indica a entidade coletiva, pessoa ou família acumuladora de arquivo.  

Os princípios arquivísticos são normas fundamentais que orientam a organização e a gestão de arquivos, essenciais para diferenciar a Arquivologia de outras ciências documentais, como a Biblioteconomia.
(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. rev. e aum. Rio de Janeiro: FGV, 2004.)

Considerando os princípios arquivísticos, assinale a afirmativa INCORRETA.

A Secretaria de Educação de um município está reorganizando seus documentos para atender às exigências de auditoria e preservar sua memória institucional. Para isso, uma equipe foi designada para revisar os seguintes conjuntos documentais:

• Conjunto A, listas de presença e atas de reuniões pedagógicas de 2024, ainda em uso para planejamento de 2025.
• Conjunto B, contratos com prestadores de serviço encerrados há dois anos, com prazo legal de guarda de cinco anos.
• Conjunto C, o primeiro Plano Municipal de Educação, datado de 1995, e documentos relacionados à fundação das escolas públicas locais.

Com base nos conceitos arquivísticos, classifique corretamente os conjuntos A, B e C, respectivamente, quanto ao tipo de arquivo:

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir. Considerando a aplicação prática em ambientes organizacionais complexos, assinale V, para verdadeiro ou F, para falso:

(__) A adoção do método alfabético em grandes instituições exige regras rígidas de padronização nominal e uso constante de guias, pois erros na ordenação podem comprometer seriamente a recuperação da informação.
(__) Em empresas com filiais em diversas regiões, o método geográfico pode se tornar ineficiente, já que exige o cruzamento de nomes e códigos, tornando mais lenta a localização do documento.
(__) Métodos ideográficos, baseados em símbolos, cores ou formas, podem oferecer agilidade na identificação visual de documentos, mas exigem treinamento específico dos usuários e uma padronização rigorosa para manter a eficácia do sistema.
(__) Independentemente do método adotado, a eficácia do arquivamento depende mais da classificação lógica dos documentos do que da forma como eles são fisicamente organizados.

Assinale a alternativa que apresenta a sequencia correta: 

Os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes, os básicos e os padronizados. A partir dessa informação, assinale a opção correta a respeito das diferentes características dos métodos de arquivamento.

A arquivologia objetiva conhecer a natureza dos arquivos, bem como as teorias, os métodos e as técnicas a serem observados em sua constituição, em sua organização e em sua utilização. Assim, dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados de diferentes modos. Com base nessa informação, assinale a opção correta.