Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertencem, de forma a facilitar sua localização, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos. Nesse ambiente, alguns conceitos devem ser de conhecimento do Assistente Administrativo.
Analise os conceitos a seguir.
I. Conjunto de todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua criação até o seu destino final (eliminação ou guarda permanente).
II. Conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
III. Conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta conceitos descritos. 

Espécie documental: “é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Bellotto, 2004). Os documentos de arquivo recebem classificações quanto à espécie. Memorandos, avisos, notificações, ofícios, notas, exposição de motivos, circulares, editais, mensagens etc. são classificados como atos:

Reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005). Tal definição encerra o conceito de:

O arquivo intermediário é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo. Sobre ele, leia as afirmativas.

I. Nessa fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a frequência de uso já é bastante reduzida.

lI.Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.

III. Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a esse setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.

Pode-se afirmar que: 

O texto acima se refere a:

Os documentos podem ser caracterizados de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos. Segundo a Portaria 05, de 19/12/2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do MPOG (Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão), quanto ao Gênero, os documentos podem ser caracterizados como:

Analise as afirmativas, marque V para as verdadeiras e F para as falsas.

( ) O móvel “Securit” para arquivo horizontal é o ideal para arquivar mapas e plantas.

( ) Organizar é colocar uma ordem na documentação, deixando-a em condições de ser consultada facilmente.

( ) O ato de classificar significa determinar a que tipo de assunto um documento se refere para que possa ser acondicionado em pastas próprias, facilitando sua localização.

( ) Arquivo público são documentos produzidos e recebidos por instituições governamentais, federais, estaduais e municipais em decorrência de suas atividades.

( ) Documentos iconográficos são aqueles em película cinematográfica, fita magnética, tapes, com ou sem trilha sonora ou, ainda, fitas videomagnéticas.

A sequência está correta em

Tendo em vista que a identificação do tipo documental proporciona uma série de vantagens na organização de um arquivo, assinale a opção que apresenta corretamente um tipo documental.

Os gêneros documentais comumente encontráveis em arquivos incluem o gênero

Os documentos de arquivo distinguem-se de outros conjuntos documentais em razão de a sua finalidade original ser

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Assinala-se que os documentos públicos são identificados como

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida em atenção ao princípio do(a)

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define Apostila, como

Assinale a opção que corresponde ao conceito correto de documentação.

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando os conceitos das rotinas e atividades administrativas às suas respectivas definições.

COLUNA I

1. Reuniões

2. Pauta

3. Agenda

4. Arquivo

COLUNA II

( ) Conjunto de documentos recebidos, expedidos por uma instituição / pessoa e armazenado de modo seguro e ordenado para que haja facilidade de manipulação.

( ) Ferramenta necessária para que se consiga efetuar um planejamento diário das tarefas que serão executadas.

( ) É qualquer tipo de encontro entre os elementos de uma ou várias empresas / organizações / instituições no qual são estudados diversos assuntos em busca de senso comum e de horizontes para as tomadas de decisões.

( ) É o documento oficial e / ou comercial que tem como função convocar uma reunião e fornecer dados para que o participante consiga se preparar adequadamente.

Assinale a sequência CORRETA.

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Quanto ao gênero os documentos podem ser? Assinale a alternativa CORRETA.

Assinale a alternativa CORRETA de definição de arquivo.

Assinale a alternativa que apresenta um tipo documental.

A classificação dos documentos de arquivo é realizada com base no(na)

A unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto) é conhecida como