Na organização de documentos, um processo consiste em

Em relação à classificação dos tipos de arquivos existentes nas empresas ou instituições, relacione a Coluna 1 à Coluna 2.

Coluna 1

1. Arquivo ativo ou corrente.

2. Arquivo permanente ou inativo.

3. Arquivo intermediário.

4. Arquivo público.

5. Arquivo privado.

Coluna 2

( ) Documentação procedente de arquivo de uso frequente e que aguarda sua destinação.

( ) Conjunto de documentos pessoais ou familiares referentes a indivíduos com importância histórica para um país ou empresa.

( ) Documentos produzidos e recebidos por instituições governamentais, federais, estaduais e municipais em decorrência de suas atividades.

( ) Documentação de uso frequente.

( ) Conjunto de documentos preservados de acordo com sua temporalidade e informação.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Quanto ao arquivo, analise as assertivas abaixo:

I. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

II. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico e a conservação de documentos.

III. Instalações onde funcionam arquivos.

IV. Móvel destinado à guarda de documentos.

Quais estão corretas?

Em relação ao arquivamento, analise as assertivas abaixo:

I. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam a guarda ordenada de documentos.

II. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.

III. Uma autoridade que guarda um documento.

Quais estão corretas?

“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. Sobre arquivo, analise as afirmações a seguir.

I- Arquivo Corrente ou de Gestão também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo são conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso.

II- Arquivo Intermediário também conhecido como de Segunda Idade ou Semiativo, são arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.

III- Arquivo Corrente ou de Gestão também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico, são os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.

São corretas APENAS as afirmações:

A unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato apresentado, é denominada

Para Medeiros e Hernandes (2010), a documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo principal é a produção, sistematização e distribuição de documentos. Para uma melhor compreensão, de acordo com os autores, a documentação apresenta uma divisão, caracterizada por sua natureza:

I. Comercial.

II. Científica.

III. Oficial.

Quais estão corretas?

A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento, conforme Medeiros e Hernandes (2010). Nas instituições públicas, predomina um modelo de organização de arquivos em que o documento é controlado desde sua produção e, de acordo com os autores, são distinguidos em:

I. Permanentes: os documentos passam a ter valor cultural e científico.

II. Correntes: os documentos apresentam interesse são objetos de consulta.

III. Temporários: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta.

Quais estão corretas?

Como é denominada a unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de naturezas diversas, no decurso de uma ação administrativa para formar um conjunto material indivisível? 

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma organização seja ela pública ou privada. Desta forma, cabe o profissional de secretariado atuar diretamente nesta área. Para tanto, este profissional precisa estar apto para administrar e gerenciar o processo arquivístico dos documentos na organização que atua. Considerando esta premissa, as principais finalidades no uso adequado do processo arquivístico são:
I - maior controle sobre as informações que as organizações produzem e/ou recebem. II - racionalização dos espaços de guarda de documentos. III - atividades sendo executadas com mais eficiência e rapidez.
Assinale a alternativa correta:

Referente ao Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo, associe as colunas, relacionando as temáticas às suas respectivas definições.
TEMÁTICAS DE PROCEDIMENTOS
1- Arquivo
2- Assunto 3- Atividade-meio 4- Atividade-fim
DEFINIÇÕES
( ) É a atividade que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas. ( ) É a atividade que uma instituição leva a efeito para o desempenho de atribuições decorrentes das atividades fins. Tem como característica auxiliar e viabilizar a atividade-fim. ( ) É o tema principal do conteúdo do documento. ( ) É o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
A sequência correta dessa associação é

O documento arquivístico digital, exatamente como o seu correlato em papel, apresenta as seguintes características: forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, contexto identificável, ação e o envolvimento de cinco pessoas. Dentre estas, pelo menos três pessoas têm que estar presentes num documento arquivístico, a saber:

A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas:    I. Federais.  II. Estatuais.  III. Comerciais.  IV. do Distrito Federal.  V. Municipais. 
 Está correto o que se afirma em: 

Acerca do arquivo, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) A informática tem facilitado bastante a busca por documentação e informações, através de bancos de dados sistematizados de forma precisa e eficiente.
( )Conjunto de documentos manuscritos, gráficos, fotográficos etc., produzidos, recebidos e acumulados no decurso das atividades de uma entidade pública ou privada. Inicialmente, como instrumentos de trabalho e posteriormente conservados como prova e evidência do passado, para fins de direito dessa entidade ou terceiros, ou ainda para fins culturais e informativos.
( )Conjunto de dados digitalizados que pode ser gravado em um dispositivo de armazenamento e tratado como ente único. Arquivos podem conter representações de documentos, figuras estáticas ou em movimento, sons e quaisquer outros elementos capazes de serem digitalizados.

A sequência está correta em

“O arquivo é um dos cernes da comunicação numa empresa, ele é guardião de informações valiosas, que, se perdidas, podem impactar até a identidade e a competência de uma empresa. Ele é um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos pela empresa, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” (Souza, 1950).
Assinale a alternativa que apresenta uma característica básica dos arquivos.