Sabemos da importância das instituições educacionais manterem, devidamente organizados e arquivados, os documentos que atestam a trajetória do estabelecimento de ensino, a situação dos seus professores e funcionários, e, principalmente, os fatos que comprovam a vida escolar dos alunos, pois estes recorrem frequentemente à escola que estudaram para solicitar documento de comprovação de estudos, mesmo que tais estudos tenham sido realizados há muitos anos. Acerca do exposto, é INCORRETO afirmar:

O ciclo de vida dos documentos ou teoria das 3 idades visam estabelecer prazos para a guarda dos documentos ou eliminação, contribuindo para a eficiência administrativa e preservação do patrimônio documental. Escolha a alternativa correta que corresponde a idade e a fase do ciclo de vida do documento.

Imagine que foi encontrado em um depósito de uma Prefeitura Municipal uma quantidade imensa de documentos amarrados, soltos, em sacos plásticos e sem nenhuma ordem. Como teremos certeza de que são documentos de arquivo?

Com relação aos elementos característicos dos documentos, faça a correlação abaixo:

I-Suporte

II-Forma

III-Formato

IV-Gênero

V-Espécie

VI-Tipo

(_) Certidão

(_) Papel

(_) Boletim de ocorrência

(_) Rascunho

(_) Cartaz

(_) Documentação audiovisual

Qual a melhor definição para o conceito de arquivo:

Analise as afirmativas abaixo em relação aos conceitos de termos arquivísticos e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) Cabeçalho de assunto é o termo ou grupo de termos que serve à recuperação de unidades de descrição.

( ) Dossiê é o conjunto de símbolos alfanuméricos que, mediante uma convenção, representam dados.

( ) Tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda de documentos.

( ) Tesauro é um vocabulário controlado que reúne termos derivados da linguagem natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade semântica.

( ) Laminação é o processo de exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não.

A sequência correta é

De acordo com o CONARQ (2010), os formatos mais utilizados para os representantes digitais matrizes são:

O contexto é uma das partes constituintes do documento arquivístico, descrito por Rondinelli (2013) como sendo o ambiente em que ocorre a ação registrada do documento. Dentro do contexto, é possível estabelecer uma hierarquia de estruturas.

Nessa hierarquia, são identificados os seguintes tipos de contexto:

De acordo com o CONARQ, Fidedignidade pode ser entendida como

Considerando as três idades dos arquivos, descritas por Marilena Leite Paes, em sua obra “Arquivo: teoria e prática” (2008), relacione a segunda coluna de acordo com a primeira:

COLUNA 1

(1) Arquivos de primeira idade

(2) Arquivos de segunda idade

(3) Arquivos de terceira idade

COLUNA 2

( ) também chamados de correntes.

( ) também chamados de permanentes.

( ) também chamados de intermediários.

( ) compostos de documentos transitórios.

( ) compostos de documentos que não necessitam serem conservados próximos aos escritórios.

( ) compostos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, conservados em razão de seu valor histórico ou documental.

A sequência correta é

Quando mantidos por associações, igrejas ou entidades sem fins lucrativos os arquivos são classificados em:

Arquivo é o conjunto “[...] de documentos produzidos e recebidos [...] em decorrência do exercício de atividades específicas, [...] qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (BRASIL, 1991, p.1). Existem vários tipos de arquivo. O arquivo tipo ____________________ é um conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, continuam objeto de consulta frequente.

A alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima é

Em relação à avaliação de documentos, T.R. Schellenberg (2006, p. 180) diz que “os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de duas categorias: ___________________, para a própria entidade onde se originaram os documentos, e _________________, para outras entidades e utilizadores privados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado – administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é lógico, da primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores serão de interesse para outros que não os utilizadores iniciais”.

Assinale a alternativa que apresenta as palavras que preenchem CORRETAMENTE as lacunas, na ordem em que aparecem no texto.

De acordo com Bellotto (2006), o arquivo intermediário é aquele em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo. Porém, o seu produtor ainda pode utilizá-los.

Analise as características em relação aos arquivos intermediários e assinale com “V” as VERDADEIRAS e com “F” as FALSAS, assinalando a seguir a alternativa CORRETA na sequencia de cima para baixo.

( ) Permanecerão em um arquivo que já centraliza papéis de vários órgãos, porém sem misturá-los ou confundi-los.

( ) É nessa fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e função.

( ) Permanecerão em um arquivo que descentraliza papéis de vários órgãos, porém sem misturá-los ou confundi-los.

( ) Permanecerão em arquivos que centralizam papéis de vários órgãos, não se preocupando em misturá-los ou confundi-los.

( ) É nessa fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, no entanto, estas não determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e função.

De acordo com Princípios de Classificação, isso no tratamento dispensado Àqueles documentos de uso corrente, os órgãos de governo têm a preocupação, sobretudo, com a guarda desses, de modo que possam ser rapidamente localizados e encontrados quando solicitados. Para Schellenberg (2006), “o problema básico, portanto, na administração de documentos correntes, é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível”. Para se atingir esses objetivos, torna-se necessário que os documentos sejam:

I. Bem classificados e bem arquivados.

II. Bem classificados e bem ordenados.

III. Bem arquivados e bem ordenados.

IV. Bem catalogados e bem arquivados.

V. Bem classificados e bem indexados.

Assinale a alternativa em que (todas) a(s) afirmativa(s) está(ão) CORRETA(S) :

O planejamento de espaços físicos pode ser considerado uma faceta importante das políticas de preservação e conservação de documentos de arquivo. Arquivos bem projetados, sejam eles construções novas ou adaptadas, permitem, além do crescimento, a melhor conservação preventiva de seus artefatos. Estudos colocam um percentual ideal para cada área de um arquivo para que este obtenha um bom desempenho dos diversos serviços prestados. Em relação somente à área de Depósito, é CORRETO dizer que o percentual ideal de área corresponde a:

A previsão de crescimento de acervo em arquivos permite a geração de políticas de preservação e conservação diante de projeções feitas em prazo médio. Diante dessa projeção de prazo médio, o arquivista pode planejar a ampliação de áreas de depósito, ampliação ou redução de materiais e equipamentos dentre outras ações que visarão à qualidade de serviços prestados. Em relação ao prazo médio de previsão do crescimento do acervo:

Assinale a alternativa que corresponde ao prazo médio CORRETO:

O conjunto de arquivos associados a uma determinada tarefa ou atividade denomina-se:

Os critérios de organização documental adotados estão indicados no instrumento chamado plano de classificação, estabelecido a partir do modelo do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Leia com atenção as afirmativas a seguir e marque a opção INCORRETA.

Durante o planejamento e organização de arquivos, para que se obtenha um resultado o mais fiel possível à realidade da instituição na fase de levantamento (PAES, 2006), é necessário que nessa fase se faça uso de instrumentos e técnicas de coleta de dados amparados pela metodologia científica, as quais são defendidas pelo autor Lopes (2013). O uso dessas ferramentas metodológicas deixa o trabalho do arquivista de forma mais fundamentada, ou seja, o trabalho não será feito empiricamente. Portanto, pode-se considerar como instrumentos e técnicas a seguinte opção.