Em relação ao sistema de arquivamento de documentos em órgãos públicos, assinale a alternativa INCORRETA.

Os itens que integram o arquivo permanente de uma instituição, pública ou privada, só adquirem estatuto documental quando o historiador a eles recorre para fundamentar suas hipóteses. Esta afirmação é

Os arquivos permanentes são aqueles que custodiam os documentos no seu último ciclo de vida, aqueles que perderam sua serventia administrativa, mas que pelo seu valor secundário não podem ser destruídos. No contexto arquivístico, esse tipo de arquivo também é conhecido como:

Aquisição, registro, guarda e conservação de livros, folhetos, jornais, revistas e outras publicações, bem como de álbuns de fotografias, de dispositivos ou de recortes, controlando seu empréstimo e utilização, estão entre as competências do Auxiliar Administrativo. Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida), os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que um documento apresenta e que justifica sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário. Considerando-se o valor primário, analise as afirmativas.

I. Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição em seu dia a dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional.

II. Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido a suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, esse valor desaparece. É a chamada prescrição do documento.

III. Os arquivos correntes (1ª idade) e intermediários (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos. 

Pode-se afirmar que: 

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _____________________ os métodos de classificação podem ser divididos em três tipos: funcional, organizacional e por assuntos.

Para que tenha organização no ambiente de trabalho e rastreabilidade rápida e fácil, o(a) secretário(a), ao fazer a gestão dos documentos, deve utilizar o método de arquivamento e classificá-los de forma adequada.

Essas formas são:

Acerca dos serviços de arquivos, analise as assertivas a seguir e aponte a respectiva sequência de alternativas VERDADEIRAS (V) ou FALSAS (F).

( ) A centralização documental deve ser aplicada apenas à fase permanente.

( ) A descentralização documental deve ocorrer apenas na fase permanente.

( ) A descentralização documental pode ocorrer apenas na fase corrente.

( ) A descentralização pode resultar em formas diferenciadas de gestão documental dentro da própria organização

De acordo com o suporte e gênero documental, os documentos podem ser subdivididos segundo o gênero, a natureza, e suporte. Relacione a primeira coluna de acordo com a segunda coluna e assinale a alternativa CORRETA quanto ao gênero dos documentos.

I. Textuais

II. Filmográficos

III. Cartográficos

IV. Iconográficos

V. Informáticos

VI. Micrográficos

( ) Fitas VHS

( ) Pendrive

( ) Atlas

( ) Circular

( ) Jaqueta

( ) Ata

( ) Microfilme

( ) Mapas

( ) Disquete

( ) Gravura

Os arquivos são classificados quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Essa classificação é conhecida como ciclo vital dos documentos ou, ainda, teoria das três idades. Leia as seguintes afirmativas.

I. Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam sua prescrição, quando serão submetidos à destinação final (que é a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente).
II. A destinação final é determinada a partir da existência ou não do valor primário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação.
III. Os processos mais indicados para a eliminação de documentos são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a esse processo.

Pode-se afirmar que:

No estudo da arquivologia, os documentos de arquivo são classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Com base na classificação quanto à espécie, à tipologia, à natureza do assunto, à forma e ao formato, assinale a alternativa correta.

A arquivologia é o estudo, o conhecimento, a ciência ou o tratado relativo à organização dos arquivos, por isso o arquivista é o profissional responsável por identificar, organizar, avaliar, preservar e restaurar documentos. Dessa forma, no estudo da arquivologia, os documentos de arquivo são classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Com base nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. Sobre a classificação dos gêneros dos documentos, assinale a alternativa correta.

Analise as afirmativas a seguir em relação aos conhecimentos relativos a arquivos:

I. Existem três tipos de arquivos públicos: correntes, temporários e permanentes.
II. O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.
III. O arquivo ativo guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou de referência.
IV. A microfilmagem proporciona ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos.
V. No arquivamento por nome da pessoa, deve constar em primeiro lugar o nome e após o sobrenome.

Assinale a alternativa CORRETA.

Quanto à classificação dos arquivos, analise as afirmativas a seguir.

I. Um arquivo pode ser classificado de acordo com a extensão da atenção, podendo ser especial ou especializado.

II. Um arquivo pode ser classificado de acordo com a entidade criadora em público, institucional, comercial ou pessoal.

III. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

IV. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).

A classificação do arquivo na forma de gênero trata de como foi registrado o documento. Considerando as afirmativas a seguir, sobre as definições de gênero do arquivo, assinale (V) para as VERDADEIRAS e (F) para as FALSAS.

( ) Documentos Informáticos ou Digitais: a informação é gerada e/ou visualizada via computador ou periféricos. Exemplo: MP3, arquivo do Word.

( ) Documentos Textuais: a informação é registrada através de escrita ou texto. Exemplos: atas e contratos.

( ) Documentos Iconográficos: a informação é registrada através de áudios, sem o conteúdo de imagens. Exemplos: gravações de áudio, músicas.

( ) Documentos Cartográficos: a informação é uma representação reduzida de uma área maior. Exemplos: mapas, plantas baixas e altas e plantas industriais.

Marque a opção que apresenta a sequência CORRETA.

Marque a opção CORRETA.

Os arquivos são considerados especiais, quando possuem, sob sua

Os documentos apresentam elementos característicos comuns, entre os quais: suporte, forma, formato e gênero. Assinale a alternativa na qual um exemplo de cada elemento característico mencionado aparece, respectivamente, na ordem informada.