Leia o texto a seguir.

“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”

    Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. 1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017, p. 340.

Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:

Leia o texto a seguir.

“Não há dúvida de que as práticas arquivísticas da classificação e avaliação fundamentam as atividades de gestão de documentos.”

    Fonte: Fonte: INDOLFO, Ana Celeste. Avaliação de documentos de arquivo: atividade estratégica para a gestão de documentos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, n. 6, 2012, p. 22.

A respeito das práticas de classificação e avaliação no âmbito da gestão de documentos, é CORRETO afirmar: 

Miguel e Helena são os novos arquivistas da ALMG. Na última sexta-feira, eles foram participar de uma ação de cooperação técnica interinstitucional em uma Câmara Municipal no interior de Minas Gerais e encontraram uma massa documental acumulada na seguinte situação:

- Falta espaço físico para a guarda dos documentos devido ao grande volume documental. A guarda dos documentos é feita, de forma amontada, no almoxarifado e na garagem do prédio.

- A transferência dos documentos para o local se dá, principalmente, por questões relacionadas com o espaço físico nos setores de origem e com o encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos.

- Não existe distinção entre os documentos arquivísticos provenientes da Câmara e os arquivos pessoais de 3 ex-presidentes da instituição, já falecidos, doados pelos familiares.

- Não existe distinção entre os documentos de guarda eventual, temporária e permanente.

- Não existe padronização na organização, porque os servidores não aprenderam a utilizar o instrumento. Quando organizados, os documentos estão por assuntos, por espécies documentais, por gênero ou por ato de recebimento ou expedição.

Considerando o texto acima e a terminologia arquivística, identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) É preciso aplicar o princípio da proveniência, separando os documentos provenientes da Câmara Municipal e os arquivos pessoais de cada expresidente.

( ) A Câmara Municipal tem 4 fundos, a saber: os documentos arquivísticos da Câmara Municipal compreendem um fundo fechado e os arquivos pessoais dos ex-presidentes compreendem 3 fundos abertos.

( ) É melhor manter os documentos organizados por assuntos, gêneros, espécies e ato de recebimento ou expedição e providenciar a microfilmagem, pois é preciso manter o respeito aos fundos e promover uma política de acesso.

( ) É preciso ensinar sobre a teoria das três idades para os servidores da Câmara Municipal, elaborar uma tabela de temporalidade e destinação de documentos para a instituição e diretrizes para a eliminação, a transferência e o recolhimento dos documentos

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

Leia o texto a seguir.

Letícia e Davi são os novos estagiários de arquivologia da ALMG. Na última sextafeira, eles tiveram um treinamento com o arquivista da instituição sobre a organização física e intelectual dos documentos arquivísticos. O arquivista lhes apresentou um instrumento técnico, fruto de uma ação intelectual desenvolvida a partir de princípios arquivísticos estabelecidos. O instrutor explicou que: “Como a geração de documentos arquivísticos está diretamente ligada à execução das atividades da ALMG, o ponto de partida para a elaboração do instrumento foi a cadeia de valor da instituição, que é uma representação gráfica do conjunto de macroprocessos desempenhados pela instituição. Esses macroprocessos estão decompostos em até cinco níveis hierárquicos: macroprocessos, processo, subprocessos, atividades e tarefas. No instrumento técnico, cada macroprocesso corresponde a uma seção. Os processos foram mapeados e analisados com o objetivo de identificar, dentre as atividades que os integram, aquelas em que há produção, reprodução, recebimento ou armazenamento de documentos. Os processos acumuladores de documentos correspondem às subseções do instrumento. 

Os subprocessos que produzem ou recebem documentos, quando existentes, correspondem às séries do instrumento. A depender da complexidade do processo, as atividades produtoras ou recebedoras também podem corresponder a séries e ou a subséries do instrumento. Em algumas situações, muito específicas, em que o processo é bastante complexo e em que as tipologias documentais formam dossiês cuja identidade depende da tramitação processual, os dossiês também formam subséries. O instrumento, na prática, compreende um esquema no qual os conjuntos e subconjuntos de documentos são dispostos de uma maneira hierárquica e lógica. Cada nível hierárquico do instrumento (seções, subseções, séries e subséries), receberam uma notação numérica com o objetivo de facilitar a sua compreensão e operacionalização.”

Considerando o texto acima e a terminologia arquivística, analise afirmativas a seguir: 

I. O instrumento técnico é o plano de classificação.

II. A ação intelectual desenvolvida é a avaliação.

III. A notação numérica é a ordenação.

Estão INCORRETAS as afirmativas: 

No arquivo, a leitura cuidadosa dos documentos no intuito de verificar a presença de antecedentes, a entrada que lhe será conferida bem como a necessidade da realização de referências cruzadas, é denominada:

A classificação de documentos arquivísticos, segundo Sousa (2022), é um tema antigo na literatura e na prática arquivística, não fazendo parte, pelo menos até o momento, de uma agenda atual de discussões na área. Com base nessa temática, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) A classificação, segundo Souza (2004), é uma operação matricial de todo o trabalho arquivístico, sendo um elemento importante para a transparência e o compartilhamento de informações.
( ) Tem como propósito fundamentar as soluções de organização e recuperação dos registros documentais.
( ) Até o presente momento, a classificação por espécies é o método mais efetivo para a organização e destinação dos documentos de arquivo, especialmente no âmbito das organizações.
( ) O Plano de Classificação constitui o instrumento de gestão de arquivos decorrente da classificação, e a todos eles devem ser atribuídos códigos, tal como observa o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.
( ) A escolha de um método funcional, ao invés de um sistema baseado no organograma da organização, se dá em virtude da estabilidade das funções e atividades.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Acerca da gestão de documentos no âmbito dos arquivos, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) A gestão de documentos é compreendida, a partir da Lei nº 8.159/1991, como sendo parte do dever do Poder Público, bem como a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico. ( ) De acordo com Duranti (1989), a gestão de documentos e a diplomática estão intrinsecamente ligados, pois ambas contribuem para a criação de regras capazes de regerem a gênese documental. ( ) A classificação e a avaliação não são funções que permeiam o processo de gestão documental, como observa-se na definição estabelecida pela Lei nº 8.159/1991. ( ) O controle do ciclo de vida dos documentos é um dos principais objetivos da gestão de documentos, compreendendo um conjunto de operações técnicas que são desenvolvidas desde a produção até a destinação dos documentos de arquivo.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

O protocolo é uma das atividades do arquivo corrente. Assinale a alternativa em que TODAS as funções descritas pertencem à atividade do protocolo. 

“Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características”. Com base nisso, assinale abaixo as categorias que representam a classificação dos documentos. 

O Protocolo de recepção é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Ele compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo do documento, com vistas a viabilizar a sua recuperação e o acesso à informação.

O protocolo de recepção de documentos pode incluir os seguintes processos, EXCETO: 

As funções arquivísticas constituíram parte integrante nas reflexões acerca da arquivística integrada, observadas por Carol Couture e Jean-Yves Rousseau, e disseminadas como referenciais contemporâneos. Acerca dessas funções, analise as assertivas abaixo:

I. A classificação constituiu uma das funções arquivísticas, e tal como observa Sousa (2009), é uma função matricial do que-fazer arquivístico, e a abordagem funcional é atualmente um pilar da metodologia arquivística (SOUSA, 2022).
II. Segundo Silva (2009), a avaliação documental contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação Documentos (CPAD), que envolvam especificamente a elaboração do Código de Classificação, editais e listas de descarte e eliminação de documentos.
III. São exemplos de ações de difusão, tal como descreve Silva (2009): difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de treinamentos para seu uso.

Quais estão corretas? 

Quando, ao organizar documentos, eles são separados e classificados, por exemplo, em contratos, certidões, ofícios e requerimentos, está-se fazendo uma classificação por

Em sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, pode-se atribuir mais de um código de classificação, uma vez que a codificação

Souza (2022) afirma que a classificação de documentos de arquivo é um tema que há muito tempo está presente na literatura e na prática arquivística, mas infelizmente não faz parte das discussões atuais na área. Com base nesse tema, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) O sentido do termo “classificação”, no âmbito dos arquivos, é proposto pelo dicionário de terminologia arquivística como sendo o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
( ) Na classificação de documentos públicos, na perspectiva de Schellenberg (2005), há três elementos principais: a ação a que os documentos se referem, a estrutura do órgão que os produz e ao assunto dos documentos.
( ) É obrigatório que todo instrumento de classificação de documentos de arquivo seja estruturado a partir do uso de códigos, pois sem eles não é possível realizar classificar documentos.
( ) De acordo com Schellenberg (2005), os métodos de classificação de documentos públicos podem ser divididos em três tipos: funcionais, organizacional e por assunto.
( ) De acordo com Souza (2022), a classificação funcional permite tornar o vínculo arquivístico explícito, além de possibilitar criar relações estáveis entre os documentos, contextualizá-los, guiar sua acumulação e fornecer uma estrutura lógica.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

A Classificação é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação. São objetivos e benefícios da classificação, EXCETO: 

“O _____________________ resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.”

Há algumas formas para classificar os documentos, realizada conforme suas características. Analise as questões abaixo e julgue a que forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo gênero.