No que diz respeito a arquivos, Marilena Leite Paes (1997) preconiza que, a depender da natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. Nesse contexto, existem os documentos que contêm informações que não devem ser do conhecimento do público em geral, cuja classificação visa a proteger da divulgação antecipada ou de vazamentos indiscriminados, que podem causar prejuízos em averiguações, em planos organizacionais e na privacidade dos indivíduos. Tais documentos são denominados:

Nas rotinas administrativas da Administração Pública, a correspondência institucional pode ser classificada quanto à origem, ao grau de sigilo e à finalidade, devendo observar procedimentos formais de registro, controle e tramitação. Considerando essas características, assinale a alternativa correta.

Segundo as diretrizes do Governo Federal, o Assentamento Funcional Digital (AFD) é um repositório digital dos documentos (pastas funcionais) do servidor público federal, considerado fonte primária da informação, que substituirá a tradicional pasta funcional física. Ele tem como objetivo consolidar, em meio digital, toda a documentação funcional dos servidores públicos federais, garantindo autenticidade, integridade, disponibilidade e rastreabilidade. Para isso, o AFD utiliza uma estrutura padronizada, sendo obrigatório(a):  

Uma universidade federal está revisando os procedimentos de produção e registro de documentos. Durante a análise, o arquivista observa que diferentes setores utilizam modelos de documentos com estruturas distintas, o que dificulta a verificação da autoria, da competência e da validade administrativa dos atos registrados. Para orientar a padronização, ele recorre aos fundamentos da Diplomática Contemporânea para garantir a confiabilidade do documento arquivístico. Qual ação está alinhada aos princípios da Diplomática Contemporânea? 

A gestão documental nas organizações públicas envolve procedimentos destinados à classificação, controle e preservação de documentos administrativos. Analise as afirmativas.

I. A correspondência administrativa pode ser classificada quanto à origem, natureza e grau de sigilo.
II. Correspondências classificadas como sigilosas devem possuir controle específico de acesso.
III. Toda correspondência administrativa possui caráter necessariamente público.
IV. O registro da correspondência contribui para a rastreabilidade documental.

Assinale a alternativa correta.

Ao receber uma correspondência oficial destinada a uma unidade municipal, o protocolo deve assegurar sua identificação e encaminhamento. Qual alternativa apresenta um fluxo compatível com essa atividade?

Na gestão arquivística, a relação dos documentos com as funções e atividades do produtor é representada no instrumento denominado __________; a consolidação dos prazos de guarda e da destinação é registrada no instrumento denominado __________; e a identificação, a contextualização e a localização de documentos para consulta são apoiadas pelo instrumento denominado __________.
Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas no excerto:

Uma massa documental acumulada chegou ao Arquivo Público sem tratamento arquivístico confiável. Considere as etapas a seguir:

1.Executar as destinações e os encaminhamentos aprovados, preservando controles e registros do processo.
2.Classificar os conjuntos conforme o plano aplicável ou propor tecnicamente os ajustes necessários.
3.Identificar produtores, funções, atividades, séries e contexto de produção.
4.Avaliar as séries, relacionando valores, prazos e destinação ao instrumento competente.


Assinale a alternativa que apresenta a sequência tecnicamente mais coerente:

Um serviço municipal passou por três mudanças de nome e de posição no organograma, mas continuou executando a mesma função de autorizar o uso temporário de espaços públicos. Ao revisar a classificação de seus documentos, o atendente identifica que os registros foram separados conforme o nome da unidade existente em cada período. A revisão tecnicamente mais adequada é:

A Prefeitura implanta um novo serviço digital para emissão de autorizações de uso de equipamentos culturais. Ao analisar os documentos gerados, o atendente verifica que a tipologia ainda não aparece expressamente no plano de classificação, embora a função e a atividade estejam contempladas. A providência mais adequada é:

Considere as assertivas sobre gestão documental apresentadas a seguir:

I.A classificação deve relacionar o documento às funções e atividades que lhe deram origem.
II.A tabela de temporalidade estabelece prazos de guarda e destinação, cuja execução depende de procedimentos autorizados.
III.A eliminação de documentos correntes cujo prazo de guarda tenha expirado pode ser executada pela própria unidade produtora, mediante registro em listagem interna.

É correto o que se afirma em:

Durante auditoria interna, verificou-se que diversos processos administrativos apresentavam dificuldades de localização, ausência de classificação documental e inconsistências no controle de movimentação entre os setores da prefeitura. Considerando os princípios da gestão de documentos, do protocolo, das técnicas de arquivo e dos procedimentos administrativos, analise as afirmativas a seguir:
I. O protocolo desempenha função relacionada ao recebimento, ao registro, ao controle da movimentação e ao encaminhamento dos documentos no âmbito da organização.
II. A classificação arquivística dos documentos ocorre exclusivamente na fase destinada ao arquivamento permanente, não produzindo efeitos sobre a organização dos documentos em tramitação.
III. A gestão documental compreende um conjunto de procedimentos destinados a controlar a produção, a utilização, a tramitação, o armazenamento e a destinação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
IV. A localização dos documentos arquivados depende predominantemente do conhecimento dos servidores responsáveis pelo arquivo, sendo a adoção de métodos de classificação elemento secundário da gestão documental.
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em: 

O guia prático de criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) sinaliza a importância do Protocolo como unidade responsável de classificação, registro, autuação, controle da tramitação, expedição e arquivamento de documentos correntes. Dessa forma, analise as sentenças a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)São atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, atuação e controle da tramitação, e expedição.

(__)No ato do recebimento, o protocolo deve separar os documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular.

(__)A etapa de classificação trata-se do conjunto de ações mais conhecido como "abertura de processo", que consiste em colocar o documento numa capa de cartolina própria para processos, onde será afixada uma etiqueta ou carimbo de protocolo (com número e data de entrada), no qual deverá, ainda, ser anotado o código de classificação, o resumo do assunto e proceder à distribuição para as unidades destinatárias.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Leia a definição a seguir e assinale a alternativa que corresponde corretamente ao termo descrito:

Os documentos produzidos pela Câmara de Vereadores são organizados conforme um instrumento que estabelece categorias de acordo com as funções e atividades da instituição, separando-os em atividades-fim e atividades-meio, seguindo as diretrizes do Conarq.

Durante uma auditoria administrativa, foi identificado que o arquivo corrente de determinado setor apresentava documentos financeiros, contratos, comunicações internas e solicitações de serviços armazenados sem critério uniforme. O assistente administrativo recebeu a atribuição de reorganizar o acervo, garantindo recuperação rápida da informação, preservação documental e cumprimento das normas arquivísticas. Considerando os princípios de gestão de documentos, a conduta tecnicamente adequada que o assistente deve assumir consiste em: 

Em uma unidade administrativa da Prefeitura de Conquista D`Oeste, um documento físico foi recebido sem identificação clara do setor destinatário. O assistente administrativo registrou a entrada, porém encaminhou diretamente ao setor que julgou responsável. Após alguns dias, verificou-se erro de tramitação. Para evitar esse erro, a conduta correta, no ato do recebimento do documento, deveria ter sido a de:

Em uma instituição pública, documentos chamados de “relatórios” e de “ofícios” apresentavam finalidades diferentes, a depender do setor produtor. Logo, a equipe percebeu que apenas o título do documento não permitia classificá-lo corretamente. Nessa situação, para identificar a natureza documental e para preservar o vínculo com a atividade que originou o registro, o assistente administrativo teve que aplicar critérios arquivísticos. De acordo com a análise tipológica documental, o assistente precisou: