A Secretária Executiva da presidência de uma empresa, por força de sua função, tem acesso a informações privilegiadas e a privilégios no exercício da sua atividade, inclusive com horários diferenciados dos demais funcionários. Nos termos do Código de Ética Profissional de Secretariado

Uma jovem, após formar-se em curso de secretariado, no nível médio, antigo segundo grau, pretende candidatar-se a uma vaga surgida em empresa de conhecidos da sua família. Nos termos da Lei n^o 7.377/1985, há necessidade de registro prévio no(a) 

A secretária da diretoria de uma empresa há mais de vinte anos, aprendeu sua profissão no dia a dia, não tendo tido a oportunidade de realizar curso de nível superior. Desde o início da sua contratação, sua carteira de trabalho foi formalizada como ocupante de emprego de Secretária-Executiva, com aquinhoada remuneração em valores melhores do que os pagos em outras empresas. Em determinado momento, foi comunicada pelo Gerente de Recursos Humanos da empresa do surgimento de legislação regulamentando a atividade de secretariado. Nos termos da Lei n^o 7.377/1985, o exercício da função de secretária é garantido aos que já atuavam, de forma ininterrupta, por, pelo menos,

Beltrão e Beltrão (2011), quando tratam sobre correio eletrônico (e-mail), relacionam diversos termos e vocábulos empregados na linguagem corporativa. Nesse sentido, relacione a Coluna 1 à Coluna 2.

Coluna 1

1. Meeting.

2. Draft.

3. Start.

4. Budget.

5. Updates.

Coluna 2

( ) Orçamento.

( ) Reunião.

( ) Atualizações.

( ) Começo.

( ) Rascunho.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Relativamente à digitação qualitativa, Kaspary (2007), na parte que trata das normas e recomendações sobre os espaços impróprios, define que não se deve deixar espaço:

I. Entre as aspas e o que está escrito dentro delas.

II. Entre os parênteses e o que está escrito dentro deles.

III. Entre uma palavra e a pontuação que a segue.

IV. Entre palavra anterior e a seguinte de um travessão.

Quais estão corretas?

Com base em Ferraz e Moraes, analise as seguintes assertivas relativas às regras ou recomendações para atendimento telefônico e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) Atender prontamente: máximo de três toques.

( ) Identificação: Empresa (Órgão, Departamento, Setor), nome, cumprimento. Ex. Ligação interna: Recursos Humanos, Silvio, bom dia!

( ) Perguntar o nome: caso o cliente não tenha dito. Ex.: Quem deseja falar, por favor?

( ) Tempo de espera: nunca deixar alguém esperando por mais de cinco minutos sem retornar ou explicar a causa da demora.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

De acordo com Beltrão e Beltrão (2011), considerando-se somente a natureza do assunto, na correspondência oficial, a que diz respeito a informações de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar o mais restrito possível denomina-se:

Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas e cabe à(o) secretária(o) providenciá-las. Segundo Veiga (2010), a realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos, a saber:

I. Convocação dos participantes.

II. Pauta da reunião.

III. Lista de Presença.

IV. Ata.

Quais estão corretos?

No método Leite Alves há 17 sinais representando as terminações mais comuns de nossas palavras. O reconhecimento desses sinais junto ao taquigrama é imediato. Leia as afirmativas seguintes, sobre abreviações.

I. Devem-se aplicar, sempre que for possível, dois ou mais sinais de abreviações no mesmo taquigrama. Exemplos: provisoriamente = provis + oria + mente; criteriosamente = crit + erio + osa + mente, variabilidade = v + aria + bilidade.

II. Podem-se formar novos taquigramas com acréscimo de um sinal de abreviação. Exemplos: no taquigrama “bom” incluindo o sinal “oso” = bondoso; “bom” incluindo o sinal “dade” = bondade.

III. Os sinais de abreviações são também utilizados junto às abreviaturas. Por exemplo, na abreviatura que representa a palavra “governo” podemos aplicar o sinal “ante”, significando “governante”, na abreviatura que representa a palavra “capital” podemos aplicar o sinal “lista”, significando “capitalista”.

Pode-se afirmar que:

Taquigrafia é outra modalidade de escrita da palavra. Todo método de taquigrafia é elaborado seguindo a fonética do idioma. Como tal, ele é organizado observando a frequência das letras na formação das palavras, porcentagem dos sinais na formação de um taquigrama – para escolha dos sinais, peculiaridades do idioma. Os sinais representam o “som” das letras do alfabeto. Como temos letras que identificam as consoantes e as vogais, o mesmo ocorre com os sinais. Isto é: sinais representativos para as consoantes e para as vogais. Existem regras para o traçado e leitura dos sinais. Leia as afirmativas sobre o método Leite Alves.

I. No método Leite Alves, temos: os sinais finos ou simples, e sinais grossos. Os sinais finos representam as consoantes e vogais; e um sinal grosso identifica a união de duas sílabas em um único sinal. Existem regras para o traçado e leitura dos sinais.

II. Quanto ao formato, os sinais são: retos ou curvos. É preciso conhecer o traçado dos sinais, onde eles começam e terminam, para traçar-se a correta ligação entre os mesmos, permitindo rápido traçado e fácil leitura.

III. No método Leite Alves a presença das vogais “a” e “o”, quando intercaladas com sinais de consoantes, ajudam no traçado dos sinais para que seja neutralizada ou anulada a formação de ‛‛ânguIo”. Por essa razão, foram escolhidos sinais de fácil traçado para representar essas vogais – um círculo.

Pode-se afirmar que:

Os convites formais devem conter as seguintes informações: o logo ou iniciais do organizador do evento; o nome completo do organizador; informações gerais sobre o evento; o motivo; o endereço, a hora e o lugar; e o estilo de vestimenta para os convidados. Devem-se incluir, ainda, as iniciais R.S.V.P., cuja abreviatura significa:

Os gráficos de organização mostram os meios utilizados para a obtenção dos resultados. Nos gráficos de organização, procuram-se mostrar os resultados técnicos que estão sendo usados, sejam tais recursos operações técnicas ou sistemas de órgãos e pessoas dispostas de maneira a atingirem certos resultados. O Fluxograma Global ou de Coluna é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. De maneira resumida, seus aspectos básicos são: é utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos; permite demonstrar o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada; e apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.

Sobre o símbolo do documento , leia as afirmativas.

I. Serve para identificar qualquer tipo de documento, como cheques, faturas, recibos. Coloca-se o nome do documento dentro do símbolo, geralmente abreviando-se por questões práticas.

II. Quando da emissão de um documento, deve-se marcar o lado esquerdo inferior do símbolo.

III. Quando o documento aparece pela primeira vez no fluxograma considerado, mas já foi emitido em outro fluxograma, deve-se marcar o lado esquerdo superior do símbolo do documento.

Pode-se afirmar que:

No estudo da comunicação entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se levar em consideração o aspecto do custo para a empresa, pois a análise da transmissão das informações mostra que essa é muito mais custosa do que se poderia pensar, não tanto devido às despesas de apoio necessárias, mas principalmente em função do tempo que ela absorve e das demoras que acarreta. Nesse sentido, podem ser apontadas como causas do aumento de custos na estrutura organizacional:

Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

(http://www.portaldosecretariado.com.br)

Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.

A administração do tempo é um critério essencial para o trabalho de qualquer profissional. No caso do secretário executivo, ela é imperativa para a preparação e a organização de reuniões e agendamento de compromissos. O avanço da tecnologia popularizou o uso do correio eletrônico (e-mail), que é um instrumento de grande ajuda. No programa MS Outlook, por exemplo, além de permitir a transmissão de mensagens e documentos, há um recurso que identifica as mensagens e as associa a itens relacionados, como anotações, tarefas pendentes, contatos ou eventos de calendário semelhantes. Trata-se de:

Segundo a Lei nº 7.377/85, são atribuições do Secretário Executivo:

I. coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

II. interpretação e sintetização de textos e documentos; e redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;

III. taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro.

IV. versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa.

V. registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; e conhecimentos protocolares.

Está correto o que se afirma em:

Tendo em vista a Lei nº 7.377/85 (com alterações feitas pela Lei nº 9.261/96), que dispõe sobre a atividade de Secretário e dá outras providências, leia as afirmativas seguintes.

I. O exercício da atividade de Secretário Executivo, com as atribuições previstas na Lei, será permitido ao profissional legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei.

II. É considerado Secretário Executivo o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas na Lei.

III. Todo profissional de secretariado, inclusive com registros como assessora, assistente, auxiliar administrativo, deve ter seu registro junto à antiga Delegacia Regional do Trabalho (DRT), atual Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE).

Pode-se afirmar que:

O Código de Ética do Profissional de Secretariado estabelece, entre outros, os direitos dos Secretários e Secretárias, que são listados a seguir, com exceção de um. Assinale-o.

Segundo o Código de Ética do Profissional de Secretariado, constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários, exceto:

Quanto às comunicações oficiais:

I - deve-se usar "Atenciosamente” para autoridades de mesma hierarquia e “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior;

II - possui como características a impessoalidade, clareza, concisão e padronização;

III - tem como principal objetivo a clareza e a pessoalidade dos assuntos pertinentes ao órgão emissor;

IV - a elaboração de documentos como ofícios e memorandos deve seguir uma padronização de forma a facilitar a comunicação;

V - deve-se utilizar a forma de tratamento adequada a cada autoridade para a qual se destina os documentos oficiais.

É CORRETO o que se afirma em: