A Associação dos Arquivista Brasileiros (AAB) criou o Comitê de Terminologia Arquivística, que definiu ideias e conceituou termos com o objetivo de estabelecer um vocabulário uniforme para a elaboração de um glossário arquivístico, patrocinado pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela UNESCO.

Considerando esse contexto, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Arquivo: móvel destinado à guarda de documento.

( ) Arranjo: processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação (estrutural ou funcional) dos documentos em fundo na organização.

( ) Documentos: registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

( ) Índice: lista, pormenorizada, somente dos registros históricos e permanentes.

( ) Tabela de temporalidade: instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que determina o prazo em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos corrente e intermediário.

Assinale a sequência CORRETA.

Sobre os conceitos de fidedignidade e de autenticidade do documento eletrônico arquivístico, assinale a alternativa INCORRETA.

“Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deve atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos” (PAES, 2012).

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Velette (1973) como a teoria das três idades dos arquivos (PAES, 2012).

Analise as afirmativas a seguir sobre organização arquivística.

1. Arquivo de primeira idade ou ____________________, constituído de _______________ em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os recebem e os produziram.

2. Arquivo de segunda idade ou __________, constituído de _______________ que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos ____________________ que os receberam ou produziram podem ainda solicitá-los.

3. Arquivo de terceira idade ou ___________, constituído de ___________ que perderam o _____________ de natureza administrativa que se conservam em razão do seu valor __________ ou documental.

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

Correspondência Oficial é a comunicação entre os órgãos do serviço público ou autárquico, na troca de informações de interesse comum ou das partes. A linguagem da correspondência oficial difere da linguagem da correspondência empresarial ou comercial, não somente por seu conteúdo e finalidade, mas principalmente por obedecer aos princípios de impessoalidade, de uniformidade e de formalidade.

Assinale a alternativa CORRETA que apresenta características da correspondência oficial:

I. Ausência de impressões individuais de quem comunica.

II. Impessoalidade de quem recebe a comunicação.

III. Caráter impessoal do próprio assunto tratado.

IV. As comunicações oficiais nem sempre devem ser formais.

Estão CORRETAS:

O protocolo trabalha por processo. Assim, a partir do recebimento da correspondência, deve-se, inicialmente, separar a correspondência oficial da correspondência particular para poder, primeiramente, distribuir a correspondência:

A implantação da gestão eletrônica de documentos e a microfilmagem devem ser orientadas com foco na garantia do processo de atualização, interrupção do processo de deterioração e eliminação do risco de perda do acervo. Para isso, recomenda-se praticar backup, microfilmagem, distribuição de documentos, além de:

Em conformidade com as melhores práticas da Arquivologia, apoiar as atividades cotidianas é a razão para se conservar os documentos correntes, que possuem valor primário em seu nível:

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos. Estas serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e do(a):

Considerando-se a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos fosse realizada dentro dos padrões e normas internacionais, o Brasil resolveu adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO:

A legislação brasileira define que documentos não devem ser eliminados sem um critério que garanta os procedimentos adotados. Em consequência, órgãos que não tenham elaborado suas próprias tabelas de temporalidade só poderão eliminar documentos de interesse mediante constituição de comissões de avaliação, submetendo suas propostas ao(à):

Documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos específicos que podem ser comprovados. Oferecem, assim, a segurança de que não haverá mudança ao longo do processo e, por isso, a sua característica é a:

Após análise e avaliação dos documentos acumulados em arquivo, devem-se estabelecer os prazos de guarda e determinar os que precisam ser eliminados. Além disso, selecionar os que serão recolhidos ao arquivo permanente por apresentarem valor:

Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, como decorrência do exercício de atividades específicas, assim como por pessoa física. Já, os documentos de uma entidade produtora, ou custodiadora, são reconhecidos como:

O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. O SINAR tem como órgão central, o(a):

O Cadastro Nacional dos Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) é destinado aos servidores públicos federais do Poder Executivo, assim como aos empregados de empresas públicas e de economia mista que atuem diretamente na área de gestão de documentos. Seu órgão central chama-se:

Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. Um destes princípios considera que o documento produzido em mais de uma via terá apenas uma delas preservada, tratando-se, portanto, do princípio conhecido como:

A autoria e a integridade de um documento podem ser reforçadas pela assinatura digital, já regulamentada no Brasil. Assim, documentos de arquivo que resultem das atividades realizadas pela entidade produtora devem ser compreendidos no contexto orgânico da produção para que sejam mantidas suas características e seus valores de:

Ao conjunto de procedimentos e operações técnicas necessárias à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e guarda de documentos nas fases corrente e intermediária, que visem à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, denomina-se:

Gestores e administradores devem manter documentos de alto valor primário nas proximidades do seu local de uso, registrando-os no momento de sua criação, ou de seu recebimento. Caso tenham de transferi-los para arquivos intermediários, deverão fazê-lo mediante registro em um(a):

Documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las. Em termos gerais, todos os documentos arquivísticos nascem com valor primário relacionado à sua finalidade: