Para que as organizações ou setores administrativos tenham agilidade no desempenho de suas atividades cotidianas é essencial que haja uma organização interna relacionada à gestão de documentos. Nesse sentido, as técnicas de arquivamento, quando executadas de forma eficiente, se constituem como uma ferramenta de grande ajuda para que todos os documentos internos da organização estejam íntegros e sempre à disposição para uso, quando necessário. Sobre a Teoria das Três Idades, que classifica os documentos considerando o seu ciclo de vida, assinale a alternativa correta.

Assinale a afirmativa que julgar INCORRETA: 

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), o arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso. Assim, assinale a opção que apresenta a qualidade que assegura a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido retirado do arquivo.

Assinale a opção que apresenta uma característica da microfilmagem.

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), qual o sistema de classificação para organização de documentos que pressupõe que os documentos podem ser ordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local?

De acordo com Medeiros e Hernandes (2010), correlacione as fases do processo de documentação com suas respectivas características e assinale a opção correta.

Fases

I- Recolhimento

II- Leitura

III- Classificação

Características

( ) Com base nele (a) poderá tomar qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento.

( ) Deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática.

( ) Exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para recolher o que é útil, imparcialidade na seleção dos documentos.

Para a organização dos documentos de arquivo e para o vínculo do documento ao seu contexto, deve-se utilizar

Considerando que os documentos de arquivo formam conjuntos para documentar os processos de trabalho, atividades ou funções, assinale a alternativa correspondente a uma das características de um documento de arquivo.

Um dos elementos da fase de utilização e conservação do programa de gestão de documentos é a (o)

Quanto a expedição, tramitação e arquivamento de documentos, assinale a alternativa incorreta:

Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Tem-se outra finalidade, que surge em consequência da anterior: servir à história, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:

É possível segmentar os métodos de arquivos em duas categorias gerais: básicos e padronizados.

Qual é o método que não se enquadra dentro dessas duas categorias?

Todas as alternativas abaixo trazem benefícios de um programa de gestão de documentos, com EXCEÇÃO de:

A Administração de documentos é relevante por considerar na organização dos arquivos suas particularidades, e, assim, permitir acessibilidade, facilidade e rapidez no manuseio, quando necessário. O armazenamento está diretamente relacionado às fases ou ciclos de vida dos documentos, ou seja, com a sua frequência de uso e seus valores, e não, com o tempo de existência do documento.

Marque a alternativa CORRETA sobre gestão de documentos:

Dentre as alternativas a seguir, qual apresenta uma vantagem do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

Quais são as quatro principais funcionalidades do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

A natureza do assunto que consta em um documento determina a sua classificação no processo de gestão de arquivos. Quanto aos assuntos os documentos podem ser classificados em:

No contexto de gestão de arquivos existe a "Teoria das três idades", importante para determinar o prazo de guarda dos documentos nos arquivos. Quais são os três tipos de arquivos correspondentes a essa teoria?

De acordo com Calderon et al (2004) a gestão de documentação originou-se na impossibilidade de se lidar com as quantidades cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações públicas. Logo, a partir das soluções desenvolvidas por comissões governamentais no final dos anos de 1940, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental. Qual alternativa apresenta todas as etapas do ciclo documental apontadas pelos autores e que são base importante no processo de gestão de documentação?

No intuito de atingir seus objetivos organizacionais, o setor encarregado de expedição de documentos em órgãos da administração pública catarinenese utiliza com frequência o serviço de: