Nos arquivos correntes, as atividades desempenhadas podem ser classificadas em cinco setores distintos: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta e destinação.

O serviço de protocolo de um órgão e/ou entidade compreende as seguintes atividades:

1. A atualização da Tabela de equivalência e remissivas.

2. O recebimento e a classificação de documentos.

3. A elaboração de instrumentos de pesquisa.

4. O registro e a movimentação de documentos.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

“O processo de descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização de dados” (BELLOTTO, 2006, p. 179).

Assinale a alternativa que corresponde a exemplos de instrumentos de pesquisa.

A operação de arranjo em Arquivologia resume-se à ordenação dos conjuntos documentais nos fundos, das séries dentro dos fundos, e dos itens documentais dentro das séries, obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos interna e externamente (BELLOTTO, 2006; PAES, 2004).

Assinale a alternativa correta com relação ao arranjo nos arquivos.

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 36), “arquivo técnico é o arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa”.

A expressão “arquivo técnico” é usada em oposição a:

No método alfabético, o arquivamento de documentos pelos nomes próprios obedece a 13 regras de alfabetação.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) acerca dessas regras.

( ) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome e depois o último sobrenome.

( ) Os títulos (ministro, professor, general, doutor etc.) não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

( ) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números deverão ser sempre colocados em números arábicos.

( ) Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome no arquivamento.

( ) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma não são considerados no arquivamento.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Para localizar e armazenar documentos de forma a recuperá-los com maior precisão e rapidez existem algumas técnicas de arquivamento. De acordo com Paes (2004), o método (ou sistema) de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Assinale a alternativa correta acerca dos métodos de arquivamento.

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) prevê a existência de oito áreas compreendendo 28 elementos de descrição, sendo que dentro destes elementos disponíveis, sete são obrigatórios (BRASIL, 2006).

Assinale a alternativa que compreende corretamente os sete elementos obrigatórios para a descrição.

A gestão de documentos prevê a organização dos documentos considerando o ciclo de vida dos mesmos, que se referem aos objetivos mediatos ou imediatos para os quais o documento foi produzido e/ou recebido no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio.

Quanto aos estágios de sua evolução, os arquivos classificam-se em:

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, é indispensável que os documentos estejam organizados de forma a atender às necessidades da instituição e dos usuários desses documentos, com foco na precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada para a organização de um arquivo deve respeitar a Teoria das Três Idades ou ciclo de vida dos documentos.

Analise as afirmativas abaixo em relação a essa teoria.

1. O arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, mas que possuem valor secundário e por isso devem ser guardados para sempre.

2. O arquivo de segunda idade ou intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam ou produziram.

3. O arquivo de terceira idade ou permanente é constituído de documentos que perderam o valor de natureza administrativa, mas que precisam ser conservados pelo seu valor histórico ou documental.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Em geral, as normas de Descrição Arquivística se baseiam em princípios teóricos aceitos, como do “geral para o particular”, sendo hierárquicos. Essa hierarquização é uma consequência prática do princípio do respeito aos fundos, no qual documentos de fundos diferentes não se misturam (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2000).

A partir dessa afirmação, indique a sequência que corresponde à hierarquia do geral para o específico:

Segundo o Conselho Internacional de Arquivos (2000, p. 14), “descrição arquivística é a elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu”.

Para elaborar essas representações, o arquivista deve utilizar as diretrizes informadas no(a):

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) define que:

A Lei Federal n^o 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, em seu artigo 8^o estabelece expressamente que os documentos públicos podem ser identificados como:

Analise o trecho abaixo da Lei Federal n° 8.159, de 1991:

-

É dever do Poder Público a gestão documental e _____________ de documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

-

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.

Em determinado arquivo, os documentos foram arquivados seguindo uma sequência numérica, a qual era composta de três pares de números, cuja leitura era realizada iniciando-se no último par e findando-se no primeiro. Pode-se, dizer, de acordo com a descrição, que o método de arquivamento utilizado foi o:

De acordo com o princípio da reversibilidade:

A organização de arquivos físicos é um cuidado que deve ser permanente em qualquer repartição, independentemente de seu porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso às informações e gerando segurança contra extravios e perdas, os quais podem prejudicar as rotinas de trabalho. Dentre os diversos padrões de organização de documentos, temos:

I. O ideográfico.

II. O numérico.

III. O geográfico.

IV. O alfabético.

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É correto o que se afirma apenas em:

O sistema padronizado de arquivamento que é considerado uma variação do sistema alfabético, utilizando cores associadas a um grupo de letras, é o do tipo:

Os documentos arquivados do Poder Público, quanto à natureza do assunto, podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos. Os arquivos sigilosos, por sua vez, são classificados em graus crescentes de sigilo. Os dados, documentos ou informações, cuja restrição de acesso é de 5 anos e cujo acesso por pessoa não credenciada possa comprometer os objetivos neles constantes, referem-se ao grau de sigilo:

Os documentos que possuem valor histórico, probatório e informativo, que NÃO são necessários ao cumprimento de atividades administrativas diárias, são os da seguinte idade: