Ao adquirir novo mobiliário para o arquivo da secretaria, a direção pergunta qual posição de guarda favorece a consulta diária às pastas dos estudantes com matrícula ativa, considerando que a posição em que fichas e documentos são dispostos distingue os tipos de arquivamento.
Sobre os tipos de arquivamento, assinale a alternativa correta: 

A secretaria escolar recebe diariamente correspondências oficiais, requerimentos de responsáveis e comunicações internas. A direção verifica extravios entre setores e determina a implantação das rotinas próprias do serviço de protocolo da unidade.

Ordene as operações do serviço de protocolo.

I.Registro do documento.

II.Classificação do documento.

III.Recebimento do documento.

IV.Controle da tramitação do documento.

A sequência correta é: 

Ao inventariar o acervo da secretaria, a equipe separa os conjuntos documentais conforme a fase do ciclo de vida em que se encontram, considerando a frequência de consulta e o valor atribuído a cada conjunto.
Complete o texto a seguir.
No ciclo vital dos documentos, o arquivo ___________ reúne os documentos em tramitação ou de consulta frequente; o arquivo ___________ reúne os documentos consultados ocasionalmente, que aguardam o término do prazo precaucional; e o arquivo ___________ reúne os documentos de valor secundário, de guarda definitiva.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas.

Na organização do acervo de uma rede de ensino, identificam-se conjuntos documentais mantidos junto aos setores produtores, conjuntos reunidos em unidade central, conjuntos em suportes que exigem acondicionamento próprio e conjuntos reunidos por assunto específico.
Relacione a Coluna I à Coluna II.
Coluna I
1.Arquivo setorial. 2.Arquivo geral ou central. 3.Arquivo especial. 4.Arquivo especializado.
Coluna II
(__)Guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam.
(__)Destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a instituição.
(__)Localiza-se no próprio setor que produz ou recebe os documentos, sendo essencialmente corrente.
(__)Tem sob sua guarda documentos de tipos diversos ou de suportes específicos, que exigem acondicionamento especial.
A sequência correta, de cima para baixo, é:

A direção da escola solicita à equipe da secretaria a descrição, em três etapas, da rotina administrativa observada no atendimento de pedidos de documentos apresentados pelos usuários no balcão do setor.
Complete o texto a seguir.
A rotina administrativa de atendimento a pedidos de documentos compreende o ___________ da solicitação apresentada pelo usuário, a ___________ dos dados nos registros da unidade escolar e a ___________ do documento requerido.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas.

A secretaria de uma rede de ensino define o método de arquivamento a ser adotado em cada conjunto documental, considerando que a escolha é determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da organização.
Sobre os métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir.
I.No método alfabético, o elemento principal considerado é o nome, e as pastas são colocadas na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.
II.No método geográfico, o elemento principal considerado é a procedência ou o local, e a busca é feita diretamente ao documento.
III.No método numérico cronológico, o elemento principal considerado é o assunto, e a divisão parte do geral para o particular.
Está correto o que se afirma em:

Um documento externo foi recebido por determinado órgão público e, após sua identificação inicial, deverá ingressar no fluxo administrativo até chegar à unidade responsável pela análise do assunto. Considerando a necessidade de assegurar rastreabilidade e controle da tramitação, o servidor responsável deverá observar uma sequência coerente de operações. Análise as afirmativas a seguir, marque V, para verdadeiro e F, para falso:

(__)O registro possibilita a formalização de informações necessárias à identificação e ao controle do documento no âmbito do órgão.

(__)A classificação pode ser realizada considerando o assunto do documento e os instrumentos de gestão documental adotados pela instituição.

(__)A distribuição corresponde ao encaminhamento do documento à unidade responsável pelo tratamento da matéria.

(__)A tramitação permite acompanhar o percurso do documento entre unidades ou responsáveis até a conclusão das providências administrativas.

Assinale a sequência CORRETA, de cima para baixo:

Em determinado órgão público, o setor responsável pela gestão documental identificou dois conjuntos informacionais. O primeiro é formado por documentos produzidos e recebidos por uma unidade administrativa no desenvolvimento de suas atividades, mantendo relações entre si decorrentes das funções institucionais exercidas. O segundo reúne documentos diversos apenas porque foram selecionados por um servidor em razão de seu interesse pessoal pelo conteúdo, sem relação necessária com as atividades do órgão.

Analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa CORRETA.

Um órgão público pretende revisar seus procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação documental. Durante a revisão, surgiram quatro interpretações acerca da relação entre os valores dos documentos e as fases de sua guarda.

Analise as afirmativas abaixo:

I.A passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário decorre, em regra, da redução da frequência de utilização administrativa, sem que isso signifique perda imediata de sua utilidade ou necessidade de conservação.

II.A transferência para o arquivo intermediário não implica, por si só, atribuição de valor permanente ao conjunto documental, uma vez que a destinação deverá observar os resultados da avaliação documental.

III.O recolhimento ao arquivo permanente pressupõe a identificação de documentos cuja preservação definitiva seja justificada por seu valor secundário, segundo os instrumentos e procedimentos de avaliação aplicáveis.

IV.A eliminação constitui uma operação decorrente da avaliação documental e deve observar os prazos e a destinação previamente estabelecidos nos instrumentos de gestão documental.

V.A classificação de um documento como corrente, intermediário ou permanente constitui atributo imutável de seu conteúdo, razão pela qual sua mudança de fase decorre apenas da alteração do local físico de armazenamento.

Está CORRETO o que se afirma em:

Durante processo de modernização administrativa, o Instituto de Previdência dos Servidores do Município de Araguaína (IMPAR) implantou procedimentos com a finalidade de racionalizar recursos e facilitar o acesso às informações institucionais. Tendo em vista os conceitos relacionados à Gestão de Documentos, assinale a alternativa correta.

Durante levantamento realizado no acervo do Instituto de Previdência dos Servidores do Município de Araguaína (IMPAR), foi constatado o acúmulo de documentos produzidos e recebidos ao longo dos anos. Diante dessa situação, foi constituída comissão encarregada de analisar os documentos arquivísticos com a finalidade de identificar aqueles que deveriam ser preservados definitivamente e aqueles passíveis de eliminação após o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos. De acordo com a terminologia arquivística adotada pelo Arquivo Nacional, a atividade descrita denomina-se:

Durante um projeto de reorganização do acervo documental do Instituto de Previdência dos Servidores do Município de Araguaína (IMPAR), foi proposta a reunião, em uma única sequência documental, de documentos produzidos pela Secretaria Executiva, pelo Conselho de Administração e pelo Conselho Fiscal, adotando-se como critério exclusivo o assunto tratado. Com base nos princípios da Arquivologia, é correto afirmar que:

A Prefeitura Municipal de Araguaína, durante um projeto de modernização de sua gestão arquivística, identificou um conjunto de documentos que já não era consultado com tanta frequência pelos setores que os produziram, mas que ainda necessitava de ser mantido por razões administrativas e legais, aguardando definição quanto à sua eliminação ou guarda definitiva. De acordo com a teoria das três idades dos documentos, esse conjunto documental deverá ser mantido em:

Em determinado órgão, documentos relacionados a atividades administrativas rotineiras são mantidos inicialmente próximos aos setores que os produzem e utilizam com frequência. Com o passar do tempo, alguns deixam de ser consultados regularmente, embora ainda precisem ser conservados por razões administrativas ou legais. Outros, após avaliação, são destinados à guarda definitiva em razão de seu valor histórico ou informativo. A situação apresentada corresponde às diferentes fases do ciclo documental. Sobre o tema, assinale a alternativa incorreta.

Uma repartição recebeu requerimento acompanhado de documentos que deveriam integrar processo administrativo já existente. Ao recebê-los, o assistente administrativo verificou a identificação do interessado, registrou a entrada e providenciou o encaminhamento para a unidade competente, de modo que fosse possível acompanhar posteriormente a movimentação documental. Sobre essa rotina, analise as afirmativas.
I. O registro de entrada contribui para a rastreabilidade do documento.
II. A tramitação deve permitir a identificação das movimentações relevantes do processo entre as unidades administrativas.
III. Após o encaminhamento ao setor competente, o controle de movimentação torna-se desnecessário, pois a responsabilidade passa integralmente para a unidade destinatária.
Está correto o que se afirma em: 

Para o desenvolvimento das atividades de organização documental, é necessário conhecer alguns conceitos básicos da Arquivologia. Diante do exposto, assinale a alternativa correta.

No âmbito da gestão documental, um processo consiste na reprodução fotográfica de documentos em tamanho reduzido, permitindo sua preservação e economia de espaço, sendo necessária a utilização de equipamentos específicos para leitura das informações registradas. Outro processo consiste na conversão de documentos físicos para formato digital por meio de dispositivos eletrônicos apropriados. Assinale a alternativa que apresenta, respectivamente, os processos descritos.

Acerca das noções de documentação e arquivo, assinale a alternativa incorreta.

Durante processo de reorganização administrativa, determinado Município constatou que documentos relativos a processos já encerrados permaneciam armazenados nas unidades que os produziram, embora fossem consultados apenas esporadicamente. A equipe responsável pela gestão documental propôs transferi-los para unidade específica, na qual permaneceriam pelo prazo necessário ao atendimento de razões administrativas e legais, até que fossem eliminados ou recolhidos para guarda permanente, conforme a respectiva avaliação documental. À luz dos fundamentos da Arquivologia e da teoria das três idades, a providência proposta corresponde: 

Assinale a alternativa correta, acerca dos princípios aplicados à arquivologia: