O processo de preservação de documentos em escritórios é fundamental para garantir a conservação dos registros e informações importantes ao longo do tempo. O processo de preservação de documentos envolve diversos processos com diferentes objetivos. Sobre estes subprocessos considere as seguintes alternativas:
I. A conservação preventiva de documentos é um conjunto de medidas e técnicas adotadas, como a adequação do ambiente, formas de acondicionamento, entre outros, para evitar ou minimizar a deterioração dos documentos ao longo do tempo. Esse processo tem como objetivo garantir a preservação da informação contida nos documentos, protegendo-os contra alguns fatores ambientais, como luz, umidade, poeira, calor, entre outros.
II. A conservação reparadora de documentos é o processo que envolve ações específicas para conservar documentos que tiveram alguma alteração química em sua composição. O objetivo da conservação reparadora é estabilizar o documento para evitar que o dano químico continue a se desenvolver e cause ainda mais danos.
III. A higienização de documentos é um processo de limpeza, a partir de mecanismos físicos, realizado em documentos que sofreram danos causados por sujeira, poeira, mofo, insetos, entre outros. A não utilização de produtos químicos é necessária para aumentar a durabilidade do documento.
IV. O processo de restauração de documentos é necessário para atuar sobre danos significativos ocorridos em documentos que perderam sua autenticidade e valor histórico, sem considerar sua forma original e sim as informações contidas no documento.
São corretas as afirmativas 

O arquivamento de documentos em um escritório é um processo fundamental, especialmente no serviço público, em que a gestão de documentos é uma obrigação legal. Esta é uma atividade essencial para que se possa garantir a organização e a _______________ das informações. É importante que os documentos sejam arquivados de acordo com as ________________ vigentes, utilizando sistemas de classificação e identificação que facilitem a sua recuperação. Além disso, é necessário que o arquivamento seja regularmente ________________, para evitar o acúmulo desnecessário de documentos e garantir a eficiência e eficácia do processo de gestão documental. Os termos que completam corretamente as lacunas do enunciado são, respectivamente, 

Uma boa gestão de documentos, tanto físicos quanto digitais, é fundamental para a organização, a produtividade e a segurança da informação em qualquer instituição, permitindo uma rápida localização e acesso a dados importantes, além de garantir a conformidade legal e a preservação de registros essenciais. Sobre o que devem assegurar os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos, registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado.
(__)O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado.
(__)A confidencialidade, quando aplicável.
(__)A interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Fonte: Decreto nº10.278/2020.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

Arquivos são o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura). De acordo com a classificação dos arquivos relacionados aos aspectos das entidades mantenedoras, arquivos de empresas, indústrias ou escritórios são de característica:

Com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), analise as assertivas abaixo, relacionadas à terminologia arquivística, assinalando C, se corretas, ou I, se incorretas.

( ) Fita audiomagnética: Fita magnética que contém registros sonoros. Também chamada fita de áudio ou fita sonora.

( ) Fita magnética: Fita recoberta por uma camada magnética, capaz de armazenar informações sob a forma de sinais eletromagnéticos.

( ) Fita videomagnética: Fita magnética que contém imagens com ou sem registros sonoros. Também chamada fita de vídeo.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Paes (2012) define, quanto ao gênero, que os documentos cartográficos são de formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Segundo o autor, são exemplos de documentos cartográficos:

I. Mapas.

II. Plantas.

III. Gravuras.

Quais estão corretas?

É prática comum nas organizações a revisão de seus arquivos e documentos de tempo em tempo dentre as ações são utilizadas técnicas de eliminação e descarte de documentos que perderam sua validade. Assinale a alternativa correspondente a esses tipos de documentos.

Muitas tipologias de métodos de arquivamento são utilizadas nas empresas. Assinale a alternativa correspondente ao método de arquivamento caracterizado por arquivar os documentos de modo digital, favorecendo a disponibilidade dos arquivos e sendo conduzido de acordo com as preferências e necessidades da organização.

A área de protocolo e recepção de documentos é considerada uma área imprescindível para o andamento dos processos institucionais. Assinale a alternativa correspondente ao tipo de documento constituídos por papéis que são vinculados aos objetivos imediatos de uma determinada empresa e que são necessários para a execução das funções e operações institucionais como notas fiscais recentes e recibos de compras.

A codificação consiste na determinação de código correspondente ao tema de que trata o documento. Assinale a alternativa correspondente ao tipo de codificação caracterizada por não utilizar letras nem sinais e por ter definição racional por sequência lógica.

Uma das áreas importantes para a gestão, sobretudo em Instituições Públicas, é a área de protocolo e recepção de documentos. Assinale a alternativa correspondente a unidade setorial que tem a responsabilidade pelo controle de documentos acumulados por departamentos e serviços de uma instituição e pelas ações técnicas aos quais os documentos precisam ser submetidos:

Existem tipologias distintas na classificação e recepção de documentos.

A codificação de documentos numa empresa permite que diversas tarefas sejam otimizadas visando a racionalidade organizacional.

Analise os itens abaixo, quais se enquadram nas atividades de codificação de documentos necessárias para o bom andamento da gestão organizacional:

(__)Identificação de códigos GL.

(__)Definição de mapeamento logístico para documento.

(__)Rejeição de documentos.

(__)Aumento da prioridade de um documento.

A seguir assinale a alternativa que contém a ordem CORRETA de cima para baixo:

A sobrecarga de espaço físico é um problema comum no meio organizacional. Neste sentido são utilizadas técnicas de destruição de documentos que cumpriram sua função ou sua validade já foi extinta tornando-se obsoletos. Assinale a alternativa correspondente a este procedimento.

Dentre os procedimentos de catalogação de documentos, assinale a alternativa correspondente ao procedimento formal estabelecido pela empresa caracterizado por ser o trajeto que o documento percorre desde o momento da recepção na empresa até o destinatário final tendo cumprida a função.

Existem tipologias distintas de métodos de arquivamento utilizados nas organizações. Assinale a alternativa correspondente ao método de arquivamento utilizado para dispor os documentos por meio do local ou seja, quando a organização opta por classificar os arquivos a partir de seu local de origem:

Existem tipologias distintas na classificação e recepção de documentos. Assinale a alternativa correspondente ao tipo de classificação onde os documentos são ordenados pelo seu estágio de produção ou frequência de utilização na condução dos processos administrativos:

A codificação documental é uma tarefa que requer detalhes e técnicas refinadas de organização. Assinale a alternativa correspondente ao tipo de codificação caracterizada pela utilização exclusivamente de letras sendo dispostos de maneira lógica e buscando ordenamento dos itens:

A Lei 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, estabelece que o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito do(a):

O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da Administração Pública Federal, criado pelo Decreto nº 4.915/2003, estabelece, em sua composição, que os Ministérios e órgãos equivalentes são considerados como órgãos:

A realização da atividade de microfilmagem exige algumas medidas, dentre as quais, podemos destacar que: