traz características inovadoras de forma que o sucesso de implantação independa da incorporação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

possui um conjunto de procedimentos e operações técnicas focado na descrição arquivística de documentos digitais.

se trata de sistema desenvolvido prioritariamente para otimizar o acesso e a recuperação de documentos arquivísticos.

apresenta ações aplicáveis a documentos convencionais, ao registrar suas referências, incorporando imagens digitalizadas e a documentos digitais.

processa eletronicamente material em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais separadamente em sistemas diferentes.

Elaborar termo de eliminação, eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê e operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento.

Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para a fase, proceder à alteração de suporte, se for o caso, e proceder ao registro dos documentos eliminados.

Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente, organizar os documentos produzidos e recebidos pelo órgão e separar os documentos produzidos.

Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela de temporalidade, elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a próxima fase e proceder à classificação.

Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento, proceder o registro dos documentos produzidos e recebidos, realizar a descrição arquivística.

no código de classificação, as funções e atividades são entendidas como assunto e estão organizadas em ordem alfabética.

os códigos numéricos refletem a superordenação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe.

o modelo adotado é o de código de classificação decimal com código numérico divido em cem classes com sucessivas divisões.

a classe principal 000 corresponde ao grande subgrupo de atividades desenvolvidas pelo órgão.

os assuntos recebem códigos numéricos os quais refletem a hierarquia funcional do órgão.

os sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen podem ser separados na alfabetação.

os títulos pessoais devem ser considerados na alfabetação dos nomes completos.

os nomes espanhóis são registrados pelo último sobrenome que corresponde ao sobrenome da família do pai.

os artigos, as preposições e as conjunções como “a, o, de, da, do, e” devem ser considerados na alfabetação dos nomes e sobrenomes.

as iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na alfabetação de sobrenomes iguais.

Conferir o registro do documento, registrar o envio, providenciar cópia do documento, emitir relação de remessa e acondicionar o documento.

Conferir o remetente do destinatário, atestar o recebimento do documento em trânsito, formalizar o encerramento do volume, emitir nova folha líder e conferir o despacho.

Expedir o documento, devolver a relação de remessa, conferir a instrução, conferir a numeração de folhas e registrar o encaminhamento.

Emitir relação de remessa, conferir o documento, atestar o recebimento do documento, conferir a solicitação de autuação e pesquisar antecedentes.

Registrar o processo, ordenar os documentos, colar os documentos, inutilizar os espaços em branco e encaminhar o processo.

distribuição.

tramitação.

notação.

desentranhamento.

transferência.

pesquisa documental.

utilização dos documentos.

classificação de documentos.

acesso à informação.

descrição arquivística.

Separar a correspondência oficial da que é particular; separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso; encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes; encaminhar os documentos aos respectivos destinos; arquivar uma cópia por assunto no respectivo dossiê.

Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto; arquivar todos os documentos de acordo com o método adotado.

Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem guardados aqueles cujas ações ainda não tenham sido concluídas; preencher em duas vias o formulário de recibo; receber de vários setores os documentos a serem distribuídos.

Receber a correspondência por malotes, balcão ou correio; colocar carimbo com numerador ou datador; classificar as cópias de correspondência expedida, anotando o código adotado em todas as cópias.

Ficha de protocolo.

Formulário de procedência.

Formulário de recebimento.

Modelo de fluxo.

Ficha de assunto.

Controle dos documentos, preservação do patrimônio documental, racionalização e eficiência da utilização de documentos.

Efetivação de programa de avaliação, proteção de conjuntos documentais e eliminação de documentos.

Estabelecimento de rotinas de arquivamento, definição de prazos e vigências de documentos, elaboração de normas de acesso.

Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução e automatização do uso.

Elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização e aplicação de tecnologias aos procedimentos administrativos.

Naturalidade define-se pelo fato de que os documentos não são produzidos com a intenção de privilegiar os interesses do seu produtor ou do futuro pesquisador.

Autenticidade é a qualidade de um documento quando preenche as formalidades necessárias para que se reconheça sua proveniência, independentemente da veracidade do respectivo conteúdo.

Organicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.

Imparcialidade é característica dos registros documentais que se referem à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta.

Unicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

o tipo de suporte em arquivos prevê a existência de documentos manuscritos, impressos e audiovisuais em exemplares múltiplos.

a entrada de documentos no arquivo ocorre a partir de processos de compra, doação ou pesquisa realizada.

o tipo de conjunto de documentos nos arquivos é denominado coleção e são reunidos pelo conteúdo ou pelo que representam.

a entrada de documentos nos museus ocorre por compra, doação e permuta de fontes múltiplas.

o conjunto de documentos nas bibliotecas é conhecido como fundo e os documentos são reunidos a partir de sua origem.

fundo.

função.

atividades-meio.

valor mediato.

amostragem.

arquivo permanente é um conjunto de documentos com valor informativo e probatório, com uso pouco frequente e que aguarda destinação.

valor secundário é o valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

arquivo intermediário é um conjunto de documentos em tramitação, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

arquivo corrente consiste no conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor e que também é chamado de arquivo histórico ou geral.

curadoria documental.

gestão documental.

preservação de documentos.

ciclo vital dos documentos.

gestão de depósito.

da imprescritibilidade é aquele que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações indiscriminadas.

da integridade arquivística é aquele segundo o qual documentos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.

do respeito à ordem original é aquele segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

do respeito aos fundos é aquele pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos, sem limitação de tempo, por serem estes considerados bens públicos inalienáveis.

da pertinência é aquele segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

informação arquivística.

função jurídica.

valor.

custódia.

suporte material.

há um consenso bem estabelecido na Arquivologia que os arquivos surgiram no período pré-histórico, quando os habitantes registravam nas paredes e grutas as informações a respeito do cotidiano.

existe na abordagem diplomática a relação entre o surgimento dos arquivos e a escrita, o que possibilitou a documentação dos registros e vincula o aparecimento dos arquivos às civilizações asiáticas cerca de 5 mil anos atrás.

o primeiro período histórico dos arquivos vai da antiguidade até metade do século XVII, marcado pela concepção de arquivo com conceito historicista e pela prevalência do valor histórico dos documentos.

o segundo e último período da história dos arquivos ocorre do início do século XVIII até o momento atual caracterizado pelo conceito de arquivo patrimonial e administrativo, associado à importância do valor jurídico dos documentos.

a perspectiva diacrônica busca compreender os arquivos desde o surgimento da escrita, no berço das civilizações pré-clássicas, passando pelas práticas greco-romanas chegando até a prática moderna.

a laborterapia.

o projeto ético-político profissional.

a cultura organizacional.

a perspectiva funcional-interativa.

a reabilitação ocupacional.

a vigilância.

o cuidado.

a cura.

a intervenção.

a equidade.