A tecnologia de workflow refere-se à sucessão de tarefas necessárias para processar documentos durante sua transmissão, por meio da organização, por combinação do processamento eletrônico de imagens de documentos. Isso permite às organizações constituírem fluxos de trabalho automatizados, com o objetivo de diminuir o tempo de processamento das transações empresariais” (Portela; Schumacher. 2013, p. 237).

Considerando o trecho acima, assinale a alternativa INCORRETA.

Considere os documentos abaixo:

I. Relatório de Diretoria.

II. Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho.

III. Prestação de Despesas de Viagem.

IV. Atas de Assembleias.

V. Correspondências.

Considerando a temporalidade desses documentos, o tempo de guarda no arquivo inativo será, respectivamente, de:

Em relação ao método alfabético de arquivamento, é correto afirmar que ele possui:

Quanto ao grau de frequência de uso dos documentos, os arquivos são classificados em:

Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelo Secretário Executivo, a fim de facilitar sua rotina de trabalho no que diz respeito ao arquivamento. Sobre o tema, considere as seguintes afirmativas:

1. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo.

2. Arquivamento é um conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

3. Classificação, na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado.

4. Dossiê é a unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa.

5. Unidade de arquivamento é um documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes.

Assinale a alternativa correta.

Considerando a classificação dos documentos quanto à natureza do assunto, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:

( ) Os documentos cuja divulgação não prejudica a administração são considerados ostensivos.

( ) Documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, requerendo, portanto, medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

( ) Documentos ultrassecretos são aqueles que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

( ) Documentos confidenciais são aqueles que requerem altíssimo grau de segurança e só podem ter acesso a eles pessoas autorizadas.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Em relação às atividades relacionadas aos arquivos correntes, assinale a alternativa correta quanto à ordem dos fluxos.

Pode-se considerar que a gestão de conflitos é “a capacidade de prever tensões, identificar as fontes, impedir o crescimento dos desacordos e encontrar soluções satisfatórias para todas as partes envolvidas, visando uma gestão eficaz” (Portela; Schumacher. 2013, p. 329).

A respeito do assunto, assinale a alternativa correta.

De acordo com o artigo 4º da Lei de Regulamentação da Profissão, considere as seguintes atribuições:

1. Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria.

2. Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro.

3. Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

4. Organização e manutenção dos arquivos da secretaria.

5. Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia.

São atribuições do secretário executivo:

Compõem a trajetória secretarial brasileira a Lei de Regulamentação Profissional e o Código de Ética Profissional:

Mazulo e Liendo (2010) definem algumas recomendações para organizar e secretariar reuniões. Assim sendo, com base nessas autoras, sobre a postura do(a) convocado(a) para secretariar reuniões, assinale a alternativa INCORRETA.

Sobre sigilo profissional, o Código de Ética do profissional de Secretariado indica:

I. A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.

II. É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.

III. O profissional deverá quebrar o sigilo diante solicitação judicial. IV. A secretária e o Secretário, pode abrir o sigilo para cargos de diretoria na empresa.

É correto afirmar:

Para a Lei 9.261, de 10/01/1996 “É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos _______ anos ininterruptos ou _____ anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta Lei”. Os números correspondentes aos anos que completam a sentença é:

Segundo a Lei 7.377, de 30/09/1985, que dispõe sobre o Exercício da Profissão de Secretário, afirma que são atribuições do Secretário Executivo:

I. Taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro.

II. Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria.

III. Redação de textos profissionais, exceto em idioma estrangeiro.

IV. Conhecimentos protocolares.

Estão corretas as afirmativas:

A gestão e preservação de documentos é de responsabilidade do arquivista, que necessita para sua rotina de trabalho, diferenciar conceitos inerentes ao tema. Entre esses, o conceito de suporte na área de arquivos é:

Existem vários tipos de liderança, entre elas a autocrática, que possui algumas características bem definidas, entre elas:

I. A divisão das tarefas fica a critério do grupo, ficando os membros livres para a escolha dos grupos de trabalho.

II. As diretrizes são debatidas pelo grupo.

III. O líder não participa dos processos.

IV. O líder procura ser um membro normal do grupo.

Sobre a liderança autocrática é correto afirmar:

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, a única diferença entre eles é que o aviso é:

Os pronomes e vocativos são muito utilizados na redação oficial. Demonstram por parte do emitente conhecimento sobre o manual que regulamenta seu uso no Brasil. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é:

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:

I. A generalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia confundir o leitor.

II. O uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão.

III. A formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos.

IV. A precisão, que faz desaparecer do texto os excessos de verbos que nada lhe acrescentam.

Segundo o Manual de Redação Oficial, são afirmativas corretas:

Sabemos que no artigo 37 da Constituição Federal, temos alguns princípios "A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (…)”. A utilização de todos os princípios é fundamental, porém, dois deles são destacados nos aspectos gerais da redação oficial, são eles: